Configurar a Nowistay passo a passo: a lista de verificação completa
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Esta lista de verificação reúne tudo o que deve fazer para passar os seus alojamentos para a Nowistay, pela ordem que evita surpresas. Marque cada ponto à medida que avança: o seu progresso fica guardado neste navegador. Cada ponto remete para o guia detalhado, por isso só abre aquilo de que precisa.
Na aplicação, a barra Conclua a sua configuração no topo de cada página acompanha uma parte desta lista.
Antes de começar: o que deve ter à mão
Reúna estes elementos antes da sua primeira sessão, e tudo andará duas vezes mais depressa:
As suas credenciais do Airbnb. É co-anfitrião na conta de um proprietário? Não precisa da palavra-passe dele: o proprietário recebe um e-mail de autorização.
O acesso à sua extranet da Booking.com, e o telefone que recebe o respetivo código de segurança (muitas vezes, o do proprietário).
Se os utilizar: as suas credenciais do Vrbo e o telefone que recebe o respetivo código por SMS, o seu acesso ao Expedia Partner Central e o seu Hotel ID, o seu acesso à Agoda.
O nome da ferramenta que usa atualmente (PMS ou channel manager). Não a cancele ainda.
A lista da sua equipa: nome próprio e apelido, e-mail, número de telemóvel em formato internacional (+351…), funções e alojamentos de que trata.
As marcas das suas fechaduras inteligentes e as credenciais das respetivas aplicações.
Para cada alojamento: instruções de acesso, Wi-Fi, equipamentos com as respetivas marcas, regras da casa, lixo, estacionamento, contactos de emergência. Para cada edifício: as informações comuns.
Passo 1: criar a sua conta e importar os seus alojamentos
Crie a sua conta em app.nowistay.com: não é pedido nenhum cartão no registo.
Clique em Sim, importar do Airbnb e depois em Ligar com o Airbnb. Todos os anúncios dessa conta Airbnb vêm marcados: desmarque os que quer deixar de fora. Os preços, a disponibilidade, as horas de check-in, a taxa de limpeza e a capacidade vêm do Airbnb. Importar do Airbnb
Co-anfitrião na conta do proprietário: clique em Pedir ao proprietário que autorize; o proprietário aprova a partir do e-mail.
Leia o que muda no Airbnb quando a Nowistay passa a ser o seu channel manager (taxa só para o anfitrião, ajuste de tarifas).
Se não está no Airbnb (apenas Booking.com, Vrbo, Expedia ou Agoda)
Crie cada alojamento à mão: Não, adicionar manualmente (depois de Anuncia no Airbnb?) ou Ignorar e adicionar o alojamento manualmente. Preencha o nome, a morada, a capacidade e os horários. Adicionar um alojamento manualmente
A sua plataforma é ligada no Passo 4: uma ligação exige um plano ativo (Passo 3).
Depois da importação, a Nowistay abre Ative os seus alojamentos. Pode começar já o seu período experimental, ou abrir Alojamentos no menu e escrever primeiro os seus guias de boas-vindas (Passo 2): não precisam de plano.
Passo 2: escrever o guia de boas-vindas de cada alojamento
O guia de boas-vindas é aquilo que a IA sabe sobre o alojamento. O que lá não está, a IA não sabe, e passa-lhe a pergunta a si.
Crie o guia com o Assistente de criação do guia, ou com o botão Guia de cada cartão de alojamento. O assistente lê o seu anúncio do Airbnb quando existe um; sem Airbnb, é você que o preenche. Criar o guia de boas-vindas
Reveja-o e complete-o: acesso, Wi-Fi, equipamentos e respetivas marcas, regras, lixo, estacionamento, emergências. Escreva em texto o que só aparece nas fotografias: a IA não lê imagens. O que a IA lê
Várias unidades no mesmo edifício: termine um guia e depois use Copiar de um guia existente nos outros (substitui o conteúdo deles) e edite o que for diferente.
Traduza o guia para os idiomas dos seus hóspedes com Traduzir. Traduzir o guia
Escreva as suas próprias regras na base de conhecimento privada, por exemplo «nunca aceitar uma alteração de datas sem a minha aprovação», com Requer intervenção do anfitrião? marcado. Base de conhecimento privada
Passo 3: começar o seu período experimental gratuito e deixar a IA responder
Em Ative os seus alojamentos, escolha AI Channel Manager, Apenas guia ou Nenhum para cada alojamento, e a sua Moeda de faturação (não pode ser alterada depois). Clique em Começar o meu período experimental gratuito: o seu cartão fica registado e nada é cobrado antes do fim dos 30 dias (apenas na primeira subscrição). Subscrição e faturas
A partir daí, a IA responde aos seus hóspedes em modo Automático, com base no guia de boas-vindas do Passo 2. Configurar o assistente de IA
Opcional: prefere rever as respostas dela antes de seguirem? No alojamento, botão IA › Modo de resposta › Rascunho. Como a IA responde aos seus hóspedes
Em Rascunho, a IA não envia nada ao hóspede: envia-lhe por e-mail a resposta que teria enviado (para o endereço de e-mail da sua conta), e é você que responde ao hóspede, copiando o rascunho, por exemplo. O rascunho nunca é enviado depois, e as ações da IA (pedidos à sua equipa, atualizações de reservas) não são realizadas. As mensagens automáticas (Passo 8) seguem na mesma.
Passo 4: ligar as suas outras plataformas e verificar o seu calendário
No cartão do alojamento, … › Sincronização › Adicionar uma plataforma de reservas (OTA), para cada plataforma: Booking.com (na extranet, escolha Switch providers (Mudar de fornecedor), nunca Deactivate (Desativar)), Vrbo, Agoda, Expedia (calendários e reservas).
Não está no Airbnb: num alojamento criado à mão, a Nowistay pergunta primeiro Usa atualmente um channel manager (PMS) neste alojamento?: responda Não, não uso um PMS. Para a primeira plataforma, introduza uma Tarifa por noite predefinida e depois defina os seus preços e estadias mínimas no calendário da Nowistay: as suas plataformas passam a recebê-los. Preços e disponibilidade
Verifique as próximas reservas, os preços e a disponibilidade de cada alojamento no calendário.
Defina o seu ajuste de tarifas por plataforma, por exemplo preços mais altos no Airbnb para cobrir a respetiva taxa. Ajustar as tarifas de um canal
Quando todas as plataformas estiverem ligadas à Nowistay, cancele a sua ferramenta antiga e depois verifique as suas estadias mínimas e as definições de disponibilidade do Airbnb.
Passo 5: verificar os dados de cada alojamento
… › Dados do alojamento: Hora de chegada mais cedo (entrada), Hora de partida mais tardia (saída), capacidade, Taxa de limpeza predefinida e o seu número de telefone. As horas de check-in do Airbnb definidas como «flexível» não são importadas. Definições do alojamento
… › Detalhes do anúncio: tipo de espaço, título e descrição, quartos, camas, casas de banho e comodidades. Detalhes do anúncio
Reservas diretas: defina a sua taxa turística em Integrações › Reserva direta › Impostos, categoria Taxa turística. Impostos
Passo 6: ser avisado quando a IA precisa de si
Instale a aplicação Nowistay no seu telemóvel e depois toque em Ativar as notificações push neste dispositivo. Instalar a aplicação
Na Configuração do assistente de cada alojamento, escolha em Notificações: E-mail, Móvel ou ambos. Notificações da IA
Escolha os seus outros alertas por evento (reservas, missões, pagamentos). Gerir as notificações
Passo 7: adicionar a sua equipa e automatizar a limpeza
Faz a limpeza você mesmo e trabalha sozinho? Salte este passo.
Equipas › +: nome próprio e apelido, e-mail, telemóvel, funções (Limpeza, Manutenção, Urgência, Entrada, Gestor, Proprietário), Alojamentos atribuídos. Deixe Enviar um convite por e-mail marcado: a pessoa recebe o link para o respetivo painel. Adicionar a sua equipa
Com o ícone da roda dentada junto a cada membro: Idioma das notificações, Dias de folga recorrentes e Dias de folga específicos. Definições de um membro
Os incidentes comunicados pelos hóspedes chegam a si. Depois de aceite, um incidente passa a ser uma missão para a função Manutenção: atribua essa função a alguém em cada alojamento. Incidentes e pedidos
Criar uma lista de verificação para a limpeza. É pedida uma fotografia quando a missão é concluída. Listas de verificação
Em Automatizações, ative a Automatização de limpeza e escolha o modo de atribuição: Atribuição manual, Distribuição equilibrada automática, Quem responder primeiro ou Responsável de limpeza com substitutos. Ativar a automatização, modos de atribuição
Os pedidos de check-in antecipado e de check-out tardio vão para o profissional de limpeza atribuído (Coordenação da equipa com IA, ativada por predefinição). Prefere decidir você mesmo? Ative Enviar os pedidos diretamente para mim. Check-in antecipado e check-out tardio
Em Reservas, clique em Criar limpezas em falta para as próximas reservas que já estão no calendário.
Explique à sua equipa como funciona: cada pessoa recebe o seu programa na véspera às 18h00 e tem um painel com as suas missões. O painel da equipa
Passo 8: mensagens aos hóspedes e fechaduras inteligentes
Automatizações › Mensagens ao hóspede › Gerir mensagens: clique em Gerar com IA para criar as mensagens de confirmação de reserva, de check-in e de check-out, e depois adapte-as. Adicione o link do guia com a variável {{welcome_guide_url}}. Mensagens automáticas
Ao mesmo tempo, desative as respostas rápidas e as mensagens agendadas do Airbnb, para que os hóspedes nunca recebam duas mensagens. As mensagens automáticas são enviadas assim que existem, seja qual for o Modo de resposta.
Ligue as suas fechaduras inteligentes: é criado um código para cada reserva alguns dias antes da chegada (5 por predefinição), válido durante toda a estadia. Guias das fechaduras por marca
Quando estiver pronto, estes pontos podem esperar até depois da entrada em funcionamento:
Leia as primeiras conversas da IA com os seus hóspedes. Quando ela lhe passar uma pergunta ou lhe faltar uma resposta, complete o guia de boas-vindas ou a base de conhecimento privada.
Na base de conhecimento privada, consulte Aprendido com as suas conversas: respostas tiradas das suas próprias mensagens. Clique em Adicionar ao conhecimento nas que estiverem certas. Base de conhecimento privada
Escolheu o modo Rascunho? Quando os rascunhos o satisfizerem: IA › Modo de resposta › Automático, alojamento a alojamento.
Opcional: o Horário sem IA mantém a IA em silêncio nos períodos que escolher. Uma mensagem recebida nesse período não é respondida depois pela IA: é você que lhe responde.
Depois de entrar em funcionamento
Todas as manhãs: leia o Resumo diário no seu painel (o que precisa de si, as rotações do dia, as próximas 48 horas).
Quando a IA lhe passa a conversa: responda ao hóspede. A sua resposta pode voltar como sugestão em Aprendido com as suas conversas.
Um pedido de check-in antecipado sem resposta do profissional de limpeza volta para si ao fim de 30 minutos.
Um hóspede insatisfeito: recebe um alerta Hóspede insatisfeito; contacte-o antes da partida. Humor do hóspede
Um novo alojamento: importação, guia e plano, como acima. Um novo membro da equipa: Equipas, com os respetivos alojamentos.
Quanto tempo demora
Importar uma conta Airbnb demora cerca de um minuto, e criar um guia de boas-vindas alguns minutos por alojamento, mais a sua revisão. Depois, acompanhe as primeiras conversas para preencher as lacunas do guia. Com muitos alojamentos, comece por alguns e depois acrescente os restantes.
Precisa de uma ajuda?
O chat Precisa de ajuda? da aplicação responde de imediato, e a equipa está contactável em hello@nowistay.com.
