Como partilhar o painel de missões e o calendário com a sua equipa

Um dos maiores desafios dos anfitriões de alojamento local é manter as equipas de limpeza, manutenção e operações informadas sobre as próximas chegadas, partidas e o calendário das missões, e dar aos proprietários uma visão financeira sem os incomodar com o dia a dia. A Nowistay resolve isto com um painel de equipa partilhável que se adapta à função de cada membro. Sem necessidade de iniciar sessão nem de criar conta.

Como gerar e partilhar o link

Vá à secção Equipas e clique no ícone de link 🔗 junto ao membro da equipa com quem quer partilhar.

Abre-se uma gaveta com o link de partilha e um código QR. Pode copiar o URL para o enviar por mensagem ou transferir o código QR para o imprimir e exibir no alojamento, conforme for melhor para a sua equipa.

O link é permanente e único para cada membro da equipa. Não expira e não exige qualquer início de sessão nem criação de conta. Se alguma vez precisar de revogar o acesso, desative o membro na secção Equipas e o link deixa de funcionar de imediato.

Três separadores adaptados à função

Quando um membro da equipa abre o seu link, a página mostra até três separadores, consoante a função: Calendário, Finanças e Painel. O separador inicial por predefinição também depende da função:

• Proprietário → abre em Finanças. Separadores visíveis: Calendário, Finanças, Painel.
• Todas as outras funções (Limpeza, Manutenção, Urgência, Entrada, Gestor) → abrem em Painel. Separadores visíveis: Painel, Calendário.

Se o membro estiver atribuído a mais do que um alojamento, aparece um seletor de alojamento no topo da página, um botão com contorno que mostra o nome do alojamento atual e um pequeno contador “N alojamentos”. Ao mudar de alojamento, o separador atual é atualizado no local, sem recarregar a página.

O separador Painel: o centro de missões da equipa

O separador Painel é onde vivem os membros das equipas de Limpeza, Manutenção, Urgência, Entrada e Gestor. Veem todas as suas próximas missões em todos os alojamentos a que estão atribuídos.

Cada cartão de missão mostra a informação essencial num relance:

• Tipo e estado da missão: limpeza, manutenção, urgência ou tarefa personalizada, juntamente com o estado atual (atribuída, em curso, concluída, pendente).
• Data e hora agendadas, com uma contagem decrescente em direto a mostrar “em Xh Ym” para as missões dos próximos 7 dias e “em X dias” quando faltam mais de 24 horas.
• Nome do alojamento, para que os membros que gerem vários alojamentos saibam sempre para onde ir.
• Número de hóspedes: nas missões de limpeza, o cartão mostra para quantos hóspedes se deve preparar (por exemplo, “Preparar para 4 hóspedes, 2 adultos, 2 crianças”), juntamente com a plataforma de reserva (Airbnb, Booking.com, Vrbo, Expedia, direta).
• Próximos hóspedes a chegar: a data e a hora da próxima reserva confirmada, mesmo que não seja no mesmo dia da limpeza.
• Pedidos de check-in / check-out: se um hóspede pediu uma entrada antecipada ou uma saída tardia, o membro da equipa vê o estado do pedido e a hora pedida.
• Taxa de limpeza, apresentada opcionalmente se ativar a definição “Mostrar a taxa de limpeza nos cartões de missão” para esse membro da equipa (mais sobre isto abaixo).

Por baixo das missões, o separador Painel mostra também os pedidos dos hóspedes (por exemplo, “sem água quente”, “faltam toalhas”) que correspondem à função do membro; veja a secção sobre pedidos mais abaixo.

O separador Calendário

O separador Calendário dá ao membro da equipa uma vista de calendário mensal de um alojamento específico. Se estiver atribuído a vários alojamentos, o seletor de alojamento no topo da página permite-lhe alternar entre eles.

O calendário mostra as reservas relevantes para as missões do membro da equipa, com a plataforma de reserva e o número de hóspedes esperado. Os pontos verdes no calendário indicam os dias com missões agendadas.

O separador Finanças, apenas para a função Proprietário

Os membros da equipa com a função Proprietário têm um separador Finanças além do Calendário. É o separador inicial por predefinição quando abrem o link.

O separador Finanças mostra o resumo do portefólio do alojamento e do mês selecionados:

• Seletor de ano e mês no topo, para que o proprietário possa consultar os meses anteriores.
• Receitas, taxa de ocupação, ADR (tarifa média diária), RevPAR.
• Repartição das receitas por canal: Airbnb, Booking.com, Vrbo, Expedia, direta.
• Gráfico da distribuição por canal.

Este separador só é visível para os membros com a função Proprietário. Exige também que o alojamento tenha uma subscrição AI Full Channel Manager ativa: se a subscrição do anfitrião caducar, o separador mostra um estado “indisponível” até a subscrição ser restabelecida.

Se quiser que um proprietário veja tanto as finanças como as missões, acrescente uma segunda função operacional ao mesmo membro (por exemplo, Proprietário + Gestor).

Pedidos: o que cada função vê

Os pedidos são relatos ou solicitações dos hóspedes que exigem atenção. Para manter cada membro focado, só lhe mostramos os tipos de pedido relevantes para a sua função:

• Urgência → apenas pedidos de incidente (por exemplo, “sem água”, “porta trancada por fora”, “alarme de fumo”).
• Limpeza → pedidos relacionados com a limpeza (por exemplo, toalhas em falta, roupa manchada, pedido de limpeza extra).
• Manutenção → reparações, equipamentos, problemas no edifício.
• Entrada → problemas de chegada, problemas de acesso, caixa de chaves ou fechadura inteligente.
• Gestor → pedidos relevantes de todas as funções operacionais.
• Proprietário → não são mostrados pedidos (os proprietários concentram-se na visão financeira, não no dia a dia).

Mostrar ou ocultar as taxas de limpeza

Pode escolher se cada membro da equipa vê o valor da taxa de limpeza nos seus cartões de missão. Para alterar esta definição, abra a gaveta de partilha (clique no ícone 🔗 junto ao membro da equipa) e ative ou desative o interruptor “Mostrar a taxa de limpeza nos cartões de missão”.

Trata-se de uma definição por membro da equipa, pelo que a pode mostrar a alguns membros e ocultá-la a outros, consoante o seu modo de trabalho.

Privacidade e segurança

O painel partilhado foi concebido a pensar na privacidade. Os membros da equipa só veem as missões que lhes estão atribuídas ou para as quais são elegíveis. Os dados pessoais dos hóspedes, como nomes, endereços de email e números de telefone, nunca são apresentados aos membros de Limpeza, Manutenção, Urgência ou Entrada.

O link é um token aleatório longo e impossível de adivinhar, e as páginas estão bloqueadas para os motores de pesquisa e para os rastreadores de IA, pelo que nunca aparecerão no Google nem nos resultados de pesquisa de IA. Trate o link como uma palavra-passe: quem o tiver pode ver o que esse membro vê. Se um membro perder o telemóvel ou sair da sua equipa, desative-o na página Equipas e o link deixa de funcionar de imediato.