Como adicionar os membros da sua equipa (limpeza, manutenção, etc.)

A Nowistay permite-lhe gerir toda a sua equipa de alojamento local. Da automatização das tarefas recorrentes ao tratamento dos pedidos de early check-in e late check-out dos hóspedes, pode delegar a maior parte da carga operacional na IA e no sistema inteligente, sem dar a ninguém acesso total de administrador.

Como adicionar um membro da equipa

Para adicionar a sua equipa na Nowistay, aceda primeiro à secção Equipas.

Depois clique no botão ”+” para adicionar um novo membro da equipa.

Na janela, introduza:

• Nome próprio / apelido
• E-mail
• Número de telemóvel (importante para as notificações por WhatsApp)

Em seguida, atribua a(s) função(ões) do membro entre:

• Limpeza: a pessoa responsável pela limpeza.
• Manutenção: a pessoa responsável por quaisquer tarefas de manutenção.
• Urgência: a pessoa que deve tratar das emergências comunicadas pelos hóspedes (fugas de água, impossibilidade de aceder ao alojamento, etc.).
• Check-in: a pessoa que trata das chegadas dos hóspedes e precisa de conhecer todas as reservas (entrega de chaves, códigos de fechaduras inteligentes).
• Gestor: por vezes chamado “city manager”; responsável pelas operações de limpeza, manutenção e check-in. Visibilidade total do calendário.
• Proprietário: o proprietário do alojamento que precisa de visibilidade sobre as reservas do seu alojamento e um resumo financeiro. Sem missões operacionais por predefinição.

Um membro da equipa pode ter várias funções. Por exemplo, o responsável pela manutenção pode também tratar das urgências. A pessoa que faz a limpeza pode também ser responsável pelo check-in no seu alojamento.

Configure estas funções de acordo com as tarefas que a pessoa realiza nos seus alojamentos.

• Em seguida, indique os alojamentos em que este membro da equipa vai trabalhar.
• As notificações sobre as suas tarefas (briefings, lembretes, confirmações, etc.) seguem as suas definições partilhadas de Notificações da equipa, onde escolhe Móvel e E-mail para cada evento. Consulte Gerir as notificações: push, WhatsApp e email.
• Com o ícone da roda dentada (Definições) junto ao membro, pode também definir o seu Idioma das notificações e os dias de folga. Consulte Configurar as definições de um membro da equipa: disponibilidade e idioma para o detalhe completo.

Pronto: o membro da equipa está agora preparado para receber tarefas. O passo seguinte é criar tarefas, ou deixar a automatização fazê-lo por si (consulte Automatizar as tarefas da sua equipa).

Que dados são partilhados com a equipa?

O membro da equipa não recebe nenhuma mensagem nem convite nesta fase. Não precisa de conta nem de credenciais, porque nada de confidencial é partilhado com a equipa.

A equipa só recebe alertas de missões e mensagens com o conteúdo da tarefa atribuída (data, descrição, tipo e data agendada). Tem também acesso a um calendário partilhado dedicado e a um painel de missões. Esse espaço é partilhado através de um URL privado.

Todas as ações que um membro da equipa pode realizar (aceitar ou recusar missões, iniciar, concluir) estão disponíveis a partir das mensagens que recebe e do painel; os links de ação de cada mensagem são válidos durante 24 horas.

O objetivo é evitar complicar em demasia a integração ou a remoção de um membro da equipa, mantendo as ações essenciais e os dados mínimos de que precisa para cumprir as tarefas que lhe são atribuídas.

Que tipo de alertas e mensagens recebe o membro da equipa?

Estas são as mensagens enviadas a um membro da equipa:

• Uma mensagem de confirmação sempre que uma nova missão é atribuída (ou, no modo “o primeiro a chegar é o primeiro a ser servido”, uma mensagem quando uma nova missão fica disponível para que a possa aceitar).
• Uma mensagem quando uma missão atribuída é modificada (opcional, através de uma caixa de seleção ao editar uma missão).
• Um resumo do dia seguinte na véspera da missão, às 18h00 (hora do alojamento), por push e e-mail (não por WhatsApp): a hora da missão, a próxima chegada e, no e-mail, os pedidos dos hóspedes aceites a preparar, como uma cama de bebé ou roupa de cama extra.
• Um briefing da manhã sobre a missão agendada para o dia, com um link para iniciar e concluir a missão com fotografias e uma lista de verificação.
• Um membro da equipa de limpeza pode também receber os pedidos de early check-in e late check-out dos hóspedes para aceitar, recusar ou propor uma nova hora (veja o artigo para mais detalhes).
• Um membro da equipa com a função Urgência recebe um alerta quando um hóspede comunica um incidente (por exemplo, “sem água”, “trancado cá fora”), com o conteúdo da mensagem e um link para acompanhamento.

Todas as notificações são enviadas no Idioma das notificações do membro: inglês, francês, espanhol, alemão, italiano, neerlandês ou português, ou o idioma da sua aplicação por predefinição.

O membro da equipa tem acesso a um painel / calendário?

Sim. Cada membro da equipa pode aceder a um URL privado dedicado para ver o calendário das suas missões e um painel das próximas missões. Os Proprietários veem ainda um separador Financeiro com as receitas, a ocupação e a repartição por canal dos seus alojamentos.

Este espaço mostra apenas o que o membro da equipa precisa de saber. Os nomes dos hóspedes, a morada do alojamento e outros dados privados nunca são expostos às funções operacionais (Limpeza, Manutenção, Urgência).

Pode partilhar o URL privado do calendário / painel a partir da secção Equipas. O membro também é lembrado dele através de um botão em várias das mensagens (como a mensagem de briefing).