Ativar a automatização das tarefas do alojamento local

Na Nowistay pode gerir as tarefas atribuídas às suas equipas. Mas pode tornar-se rapidamente fastidioso se tiver de criar uma tarefa de limpeza sempre que é feita uma nova reserva num dos seus alojamentos.

Ao ativar a automatização, as principais tarefas («missões») serão criadas e geridas automaticamente.

Como ativar a automatização das tarefas de limpeza (missões)

É muito simples:

1. Aceda à secção Automatizações no menu da esquerda.
2. Depois, na linha «Automatização de limpeza», clique na lista da coluna «Alojamentos ativos». Escolha os alojamentos para os quais quer ativar a automatização. Só funcionam os alojamentos com o plano «AI Channel Manager». Reconhece-os porque os alojamentos marcados «(inativo)» não funcionam (embora ainda os possa selecionar).
3. Clique no botão «Guardar».

E pronto!

Como funciona a automatização das tarefas de limpeza?

A partir de agora, eis o que vai acontecer enquanto desfruta do seu café:

1. Por cada nova reserva num alojamento (certifique-se de que a sincronização está ativa), é criada automaticamente uma tarefa de limpeza, agendada para a data de partida do hóspede, à hora de check-out configurada para esse alojamento (veja como configurar as horas de check-in e de check-out).
2. Se apenas uma pessoa estiver atribuída à limpeza desse alojamento, é atribuída automaticamente e recebe uma mensagem de confirmação (e-mail e/ou WhatsApp).
3. Se vários membros da equipa estiverem atribuídos à limpeza desse alojamento, o comportamento depende do modo de atribuição que configurou (veja a secção abaixo).
4. Depois de um membro ser atribuído, recebe uma notificação de confirmação. Essa notificação inclui também um botão para cancelar, caso já não consiga cumprir a tarefa.
5. Se um membro cancelar e só restar um membro na equipa, este é atribuído e notificado automaticamente.
6. Se restarem vários membros, o sistema volta a aplicar o modo de atribuição configurado.
7. Se todos os membros recusarem ou cancelarem, é notificado para poder tomar as medidas necessárias e reatribuir a tarefa a partir da secção «Missões».

Depois de uma tarefa ser atribuída, eis o que acontece a seguir:

1. Na véspera da tarefa, às 18:00 (hora do alojamento), o membro atribuído recebe um resumo do dia seguinte com a hora da missão e a próxima chegada. O respetivo e-mail indica também os pedidos de hóspedes aceites a preparar, como uma cama de bebé ou roupa de cama extra.
2. No dia da tarefa, o membro atribuído recebe um briefing. O briefing inclui um botão que o membro usa para iniciar a tarefa quando começa a trabalhar.
3. O membro pode então concluir a lista de verificação prevista (veja como funcionam as listas de verificação), acrescentar fotografias (obrigatórias) e, opcionalmente, deixar um comentário antes de terminar a tarefa.
4. Quando a tarefa é concluída, recebe uma confirmação com a duração da tarefa e um link para consultar o relatório da intervenção (incluindo a lista de verificação, as fotografias preenchidas, etc.).

Modo de atribuição: escolher como as tarefas são distribuídas

Quando um alojamento tem vários membros da equipa com a mesma função (por exemplo, dois responsáveis pela limpeza), pode escolher como a Nowistay distribui as tarefas entre eles. Para o configurar, aceda à página Automatizações e clique no ícone de definições junto à Automatização de limpeza.

Estão disponíveis três modos:

• Atribuição manual: todas as tarefas geradas automaticamente são-lhe atribuídas a si, o anfitrião (estado: Pendente (anfitrião)). Depois, atribui manualmente cada tarefa a um membro da equipa específico. Isto dá-lhe controlo total sobre quem faz o quê.
• Distribuição equilibrada automática: a Nowistay atribui automaticamente cada nova tarefa ao membro da equipa com menos missões recentes. Isto garante uma distribuição justa e uniforme da carga de trabalho. Se um membro teve 5 missões e outro apenas 2, a seguinte vai para o que teve 2.
• Quem responder primeiro: todos os membros da equipa elegíveis recebem uma notificação (e-mail e/ou WhatsApp) e a primeira pessoa a aceitar fica com a tarefa. É ideal quando os membros da equipa têm horários flexíveis e quer que se organizem por si.

Ao criar uma tarefa manualmente, também pode selecionar «Automático» no campo do responsável, para que o sistema aplique o modo de atribuição configurado em vez de escolher uma pessoa específica.

Outras automatizações e lembretes

Além da criação e atribuição de tarefas, podem ser desencadeadas outras automatizações:

• Um lembrete matinal é enviado aos membros de uma tarefa que ainda aguarda a confirmação de que alguém a vai assumir.
• Um lembrete para si, como anfitrião ou gestor: se, na véspera de uma reserva, ninguém tiver ainda confirmado a tarefa de limpeza.
• Um lembrete para si, como anfitrião ou gestor: se uma reserva não tiver nenhuma tarefa de limpeza associada.

As automatizações funcionam para todos os tipos de tarefas. A única diferença é que as tarefas de limpeza são as únicas criadas automaticamente para cada reserva. As outras tarefas (manutenção, emergência, etc.) têm de ser criadas manualmente, mas beneficiam na mesma do acompanhamento automático, dos relatórios de missão e das notificações à equipa.

Para mais detalhes sobre as diferentes funções dos membros da equipa e o modo como afetam a visibilidade do calendário, consulte Automatize as tarefas da equipa do seu alojamento local.