Automatisering voor taken in de kortetermijnverhuur inschakelen

Met Nowistay beheer je de taken van je teams. Maar het wordt snel vervelend als je elke keer een schoonmaaktaak moet aanmaken wanneer er een nieuwe boeking binnenkomt voor een van je accommodaties.

Door de automatisering in te schakelen worden de belangrijkste taken (“missies”) automatisch aangemaakt en beheerd.

Zo schakel je de automatisering van schoonmaaktaken (missies) in

Zo eenvoudig is het:

1. Ga via het linkermenu naar het onderdeel Automatiseringen.
2. Klik op de regel “Schoonmaakautomatisering” op de lijst in de kolom “Actieve accommodaties”. Kies de accommodaties waarvoor je de automatisering wilt inschakelen. Alleen accommodaties met het abonnement “AI Channel Manager” werken. Je ziet dat aan accommodaties met de aanduiding “(inactief)”: die werken niet (ook al kun je ze nog selecteren).
3. Klik op de knop “Opslaan”.

Dat is alles!

Hoe werkt de automatisering van schoonmaaktaken?

Vanaf nu gebeurt het volgende terwijl jij van je koffie geniet:

1. Voor elke nieuwe boeking van een accommodatie (zorg dat de synchronisatie actief is) wordt automatisch een schoonmaaktaak aangemaakt en gepland op de vertrekdatum van de gast, op de check-outtijd die voor die accommodatie is ingesteld (zie hoe je de check-in- en check-outtijden instelt).
2. Is er voor die accommodatie één persoon aan het schoonmaken toegewezen, dan wordt die persoon automatisch ingepland en ontvangt die een bevestigingsbericht (e-mail en/of WhatsApp).
3. Zijn er voor die accommodatie meerdere teamleden aan het schoonmaken toegewezen, dan hangt het gedrag af van de toewijzingsmodus die je hebt ingesteld (zie het onderdeel hieronder).
4. Zodra een lid is toegewezen, ontvangt die een bevestigingsmelding. Die melding bevat ook een knop om te annuleren als het lid de taak niet meer kan uitvoeren.
5. Annuleert een lid en blijft er nog maar één lid in het team over, dan wordt dat lid automatisch ingepland en op de hoogte gebracht.
6. Blijven er meerdere leden over, dan past het systeem opnieuw de ingestelde toewijzingsmodus toe.
7. Weigeren of annuleren alle leden, dan word je op de hoogte gebracht zodat je de nodige stappen kunt zetten en de taak opnieuw kunt toewijzen in het onderdeel “Opdrachten”.

Nadat een taak is toegewezen, gebeurt het volgende:

1. De avond vóór de taak, om 18:00 uur (tijd van de accommodatie), ontvangt het toegewezen lid een briefing voor de volgende dag met het tijdstip van de missie en de volgende aankomst. De e-mail vermeldt ook de geaccepteerde verzoeken van gasten om voor te bereiden, zoals een babybedje of extra beddengoed.
2. Op de dag van de taak ontvangt het toegewezen lid een briefing. De briefing bevat een knop waarmee het lid de taak start zodra het begint te werken.
3. Het lid kan dan de geplande checklist afwerken (zie hoe checklists werken), foto’s toevoegen (verplicht) en eventueel een opmerking achterlaten voordat de taak wordt afgerond.
4. Zodra de taak is voltooid, ontvang je een bevestiging met de duur van de taak en een link om het verslag van de uitvoering te bekijken (inclusief de ingevulde checklist, foto’s enzovoort).

Toewijzingsmodus: kiezen hoe taken worden verdeeld

Als een accommodatie meerdere teamleden met dezelfde rol heeft (bijvoorbeeld twee schoonmakers), kun je kiezen hoe Nowistay taken onder hen verdeelt. Ga hiervoor naar de pagina Automatiseringen en klik op het instellingenpictogram naast de Schoonmaakautomatisering.

Er zijn drie modi beschikbaar:

• Handmatige toewijzing: elke automatisch aangemaakte taak wordt aan jou, de host, toegewezen (status: In afwachting (host)). Daarna wijs je elke taak handmatig toe aan een specifiek teamlid. Zo houd je volledige controle over wie wat doet.
• Automatisch gebalanceerde verdeling: Nowistay wijst elke nieuwe taak automatisch toe aan het teamlid met de minste recente missies. Dat zorgt voor een eerlijke en evenwichtige verdeling van het werk. Heeft het ene lid 5 missies gehad en het andere er maar 2, dan gaat de volgende naar degene met 2.
• Wie het eerst komt, het eerst maalt: alle in aanmerking komende teamleden ontvangen een melding (e-mail en/of WhatsApp) en de eerste die accepteert, neemt de taak aan. Dit is ideaal wanneer je teamleden flexibele roosters hebben en je wilt dat ze zichzelf organiseren.

Wanneer je handmatig een taak aanmaakt, kun je in het veld voor de toegewezen persoon ook “Automatisch” selecteren, zodat het systeem de ingestelde toewijzingsmodus toepast in plaats van dat je een specifiek persoon kiest.

Andere automatiseringen en herinneringen

Naast het aanmaken en toewijzen van taken kunnen ook andere automatiseringen worden geactiveerd:

• Een herinnering ‘s ochtends wordt gestuurd naar leden van een taak die nog op bevestiging wachten dat iemand de taak op zich neemt.
• Een herinnering aan jou als host of manager: als de dag vóór een boeking nog niemand heeft bevestigd dat hij of zij de schoonmaaktaak op zich neemt.
• Een herinnering aan jou als host of manager: als er aan een boeking geen schoonmaaktaak is gekoppeld.

Automatiseringen werken voor alle soorten taken. Het enige verschil is dat schoonmaaktaken de enige zijn die automatisch voor elke boeking worden aangemaakt. Andere taken (onderhoud, noodgevallen enzovoort) moeten handmatig worden aangemaakt, maar profiteren wel van automatische opvolging, missieverslagen en meldingen aan het team.

Voor meer informatie over de verschillende rollen van teamleden en hoe die de zichtbaarheid van de agenda beïnvloeden, zie De taken van je kortetermijnverhuurteam automatiseren.