Inleiding
Missies zijn opdrachten die je aan je team geeft om je vakantieverhuur te beheren. Ze kunnen gekoppeld zijn aan boekingen (zoals de schoonmaak nadat een gast is vertrokken) of losstaande taken zijn (onderhoud, spoedgevallen enzovoort).
In deze gids lees je hoe je alle functies voor missiebeheer in de webapplicatie gebruikt.
De pagina met taken openen
- Log in op je account
- Klik in het hoofdmenu op “Opdrachten”
- Je ziet nu de lijst met al je missies
Overzicht van de pagina
De pagina met missies toont:
- Bovenaan een filterbalk om specifieke missies te zoeken
- Een ”+“-knop om een nieuwe missie aan te maken
- Een checklistknop om je missiechecklists te beheren
- Een vernieuwknop om de lijst bij te werken
- Een tabel (of kaarten op mobiel) met alle missies en hun belangrijkste gegevens
Een missie aanmaken
Stappen
- Klik rechtsboven op de pagina op de knop ”+”
- Vul het formulier in:
Accommodatie (verplicht)
- Selecteer de accommodatie waarop de missie betrekking heeft
- De lijst toont al je actieve accommodaties
Type (verplicht)
- Schoonmaak: schoonmaakmissie, meestal gekoppeld aan een boeking
- Onderhoud: onderhouds- of reparatiemissie
- Spoed: dringende missie die directe actie vereist
- Aangepast: taak met een eigen type
Boeking (optioneel, verplicht voor schoonmaakmissies)
- Als je een missie van het type “Schoonmaak” aanmaakt, moet je een boeking selecteren
- De geplande datum wordt automatisch ingevuld op basis van de check-outtijd die voor de accommodatie is ingesteld
Titel (verplicht)
- Geef je taak een duidelijke titel (bijvoorbeeld “Schoonmaak na vertrek van de gast”)
Beschrijving (optioneel)
- Voeg extra details over de missie toe
Geplande datum (verplicht)
- Selecteer de datum en het tijdstip waarop de taak klaar moet zijn
- Bij taken die aan een boeking zijn gekoppeld, wordt deze datum automatisch ingevuld
Toegewezen aan (verplicht)
- Optie 1: selecteer een specifiek teamlid
- De missie wordt rechtstreeks aan die persoon toegewezen
- Er wordt geen melding verzonden (directe toewijzing)
- Optie 2: selecteer “Automatisch”
- Als er voor dit type missie maar één teamlid beschikbaar is, wordt die persoon automatisch toegewezen
- Als er meerdere leden beschikbaar zijn, krijgen ze een melding om de taak “op te pakken” (ophaalsysteem)
Stille wijziging (optioneel)
- Vink dit vakje aan als je geen meldingen naar teamleden wilt sturen
- Handig voor last-minutewijzigingen zonder je team te storen
- Klik op “Opslaan”
Belangrijke regels
- Per boeking kan er maar één schoonmaakmissie bestaan
- Schoonmaakmissies moeten aan een boeking zijn gekoppeld
- Bij missies die bij een boeking horen, wordt de geplande datum automatisch berekend op basis van de check-outtijd van de accommodatie, maar je kunt hem ook aanpassen
Een missie bewerken
Stappen
- Klik in de takenlijst rechts van de missie op het pictogram ✏️ (Bewerken)
- Het formulier opent met de huidige gegevens al ingevuld
- Pas de gewenste velden aan:
- Beschrijving: je kunt de beschrijving wijzigen
- Geplande datum: je kunt de datum en het tijdstip wijzigen
- Toegewezen aan:
- Selecteer een specifiek lid voor directe toewijzing
- Selecteer “Automatisch” om de toewijzing te resetten en de automatische logica te gebruiken
- Als je dit veld niet wijzigt, blijft de huidige toewijzing behouden
- Stille wijziging: vink dit aan om meldingen te vermijden
- Klik op “Opslaan”
Let op: je kunt een missie niet bewerken als de gekoppelde boeking niet bevestigd is (er wordt dan een waarschuwing getoond).
Missies filteren
Met de filterbalk bovenaan de pagina zoek je specifieke missies:
Beschikbare filters
- Op accommodatie
- Selecteer een of meer accommodaties
- Toont alleen de taken van die accommodaties
- Op taaktype
- Filter op rol: Schoonmaak, Onderhoud, Spoed
- Je kunt meerdere types tegelijk selecteren
- Op status
- In afwachting: taak aangemaakt maar nog niet toegewezen
- In afwachting (host): taak waarvoor de host moet ingrijpen
- Toegewezen: taak toegewezen aan een teamlid
- Bezig: missie die op dit moment wordt uitgevoerd
- Voltooid: missie afgerond met foto’s en checklist
- Geannuleerd: missie geannuleerd
- Mislukt: missie die is mislukt
- Je kunt meerdere statussen tegelijk selecteren
- Op teamlid
- Filter missies die aan een of meer specifieke leden zijn toegewezen
- Gebruik de zoekbalk om snel een lid te vinden
- Op datum
- Selecteer een begindatum
- Toont alleen missies die vanaf die datum gepland staan
- Standaard is de datum van vandaag geselecteerd
Filters resetten
Klik op het X-pictogram (Resetten) om alle filters te wissen en alle missies weer te geven.
Conclusie
Taakbeheer is een krachtig hulpmiddel om het werk van je team te organiseren. Met de functies uit deze gids kun je:
- Missies efficiënt aanmaken en plannen
- Missies optimaal aan je team toewijzen
- De voortgang van missies volgen
- Voltooiingsrapporten bekijken
- Je werk organiseren met checklists
