Einführung
Aufträge (Missionen) sind Aufgaben, die Sie Ihrem Team für die Verwaltung Ihrer Kurzzeitvermietungen übertragen. Sie können mit Buchungen verknüpft sein (etwa die Reinigung nach der Abreise eines Gastes) oder eigenständige Aufgaben sein (Wartung, Notfall usw.).
Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie alle Funktionen der Auftragsverwaltung in der Webanwendung nutzen.
Die Seite Aufträge öffnen
- Melden Sie sich bei Ihrem Konto an
- Klicken Sie im Hauptmenü auf „Aufträge“
- Sie sehen die Liste aller Ihrer Aufträge
Seitenübersicht
Die Seite Aufträge zeigt:
- Eine Filterleiste oben, um gezielt nach Aufträgen zu suchen
- Eine „+“-Schaltfläche, um einen neuen Auftrag zu erstellen
- Eine Checklisten-Schaltfläche zur Verwaltung Ihrer Auftrags-Checklisten
- Eine Schaltfläche zum Aktualisieren der Liste
- Eine Tabelle (auf dem Smartphone Karten) mit allen Aufträgen und ihren wichtigsten Informationen
Einen Auftrag erstellen
Schritte zur Erstellung
- Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf die „+“-Schaltfläche
- Füllen Sie das Formular aus:
Unterkunft (Pflichtfeld)
- Wählen Sie die Unterkunft, auf die sich der Auftrag bezieht
- Die Liste zeigt alle Ihre aktiven Unterkünfte
Typ (Pflichtfeld)
- Reinigung: Reinigungsauftrag, normalerweise mit einer Buchung verknüpft
- Wartung: Wartungs- oder Reparaturauftrag
- Notfall: Dringender Auftrag, der ein sofortiges Eingreifen erfordert
- Benutzerdefiniert: Aufgabe mit einem eigenen Typ
Buchung (optional, bei Reinigungsaufträgen Pflicht)
- Wenn Sie einen Auftrag vom Typ „Reinigung“ erstellen, müssen Sie eine Buchung auswählen
- Das geplante Datum wird automatisch anhand der für die Unterkunft eingestellten Check-out-Zeit ausgefüllt
Titel (Pflichtfeld)
- Geben Sie Ihrer Aufgabe einen klaren Titel (z. B. „Reinigung nach Check-out des Gastes“)
Beschreibung (optional)
- Fügen Sie weitere Details zum Auftrag hinzu
Geplantes Datum (Pflichtfeld)
- Wählen Sie Datum und Uhrzeit, zu denen die Aufgabe erledigt sein muss
- Bei Aufgaben, die mit einer Buchung verknüpft sind, wird dieses Datum automatisch vorausgefüllt
Zugewiesen an (Pflichtfeld)
- Option 1: Wählen Sie ein bestimmtes Teammitglied
- Der Auftrag wird dieser Person direkt zugewiesen
- Es wird keine Benachrichtigung gesendet (direkte Zuweisung)
- Option 2: Wählen Sie „Automatisch“
- Ist nur ein Teammitglied für diesen Auftragstyp verfügbar, wird es automatisch zugewiesen
- Sind mehrere Mitglieder verfügbar, erhalten sie eine Benachrichtigung, um die Aufgabe zu „übernehmen“ (Übernahmesystem)
Stille Aktualisierung (optional)
- Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie keine Benachrichtigungen an Teammitglieder senden möchten
- Nützlich für kurzfristige Änderungen, ohne das Team zu stören
- Klicken Sie auf „Speichern“
Wichtige Regeln
- Pro Buchung kann es nur einen Reinigungsauftrag geben
- Reinigungsaufträge müssen mit einer Buchung verknüpft sein
- Bei Aufträgen, die zu einer Buchung gehören, wird das geplante Datum automatisch anhand der Check-out-Zeit der Unterkunft berechnet, kann aber auch geändert werden
Einen Auftrag bearbeiten
Schritte zur Bearbeitung
- Klicken Sie in der Aufgabenliste rechts neben dem Auftrag auf das ✏️-Symbol (Bearbeiten)
- Das Formular öffnet sich mit den aktuellen, vorausgefüllten Informationen
- Bearbeiten Sie die gewünschten Felder:
- Beschreibung: Sie können die Beschreibung ändern
- Geplantes Datum: Sie können Datum und Uhrzeit ändern
- Zugewiesen an:
- Wählen Sie ein bestimmtes Mitglied für eine direkte Zuweisung
- Wählen Sie „Automatisch“, um die Zuweisung zurückzusetzen und die automatische Logik zu verwenden
- Wenn Sie dieses Feld nicht ändern, bleibt die aktuelle Zuweisung erhalten
- Stille Aktualisierung: Aktivieren, um Benachrichtigungen zu vermeiden
- Klicken Sie auf „Speichern“
Hinweis: Ein Auftrag kann nicht bearbeitet werden, wenn die verknüpfte Buchung nicht bestätigt ist (es wird eine Warnung angezeigt).
Aufträge filtern
Mit der Filterleiste oben auf der Seite suchen Sie gezielt nach Aufträgen:
Verfügbare Filter
- Nach Unterkunft
- Wählen Sie eine oder mehrere Unterkünfte
- Zeigt nur Aufgaben für diese Unterkünfte an
- Nach Aufgabentyp
- Filtern nach Rolle: Reinigung, Wartung, Notfall
- Sie können mehrere Typen gleichzeitig auswählen
- Nach Status
- Ausstehend: Aufgabe erstellt, aber noch nicht zugewiesen
- Ausstehend (Gastgeber): Aufgabe, die die Aufmerksamkeit des Gastgebers erfordert
- Zugewiesen: Aufgabe einem Teammitglied zugewiesen
- In Bearbeitung: Auftrag wird gerade ausgeführt
- Abgeschlossen: Auftrag mit Fotos und Checkliste abgeschlossen
- Storniert: Auftrag storniert
- Fehlgeschlagen: Auftrag, der fehlgeschlagen ist
- Sie können mehrere Status gleichzeitig auswählen
- Nach Teammitglied
- Filtern Sie Aufträge, die einem oder mehreren bestimmten Mitgliedern zugewiesen sind
- Nutzen Sie die Suchleiste, um ein Mitglied schnell zu finden
- Nach Datum
- Wählen Sie ein Startdatum
- Zeigt nur Aufträge an, die ab diesem Datum geplant sind
- Standardmäßig ist das heutige Datum ausgewählt
Filter zurücksetzen
Klicken Sie auf das X-Symbol („Filter zurücksetzen“), um alle Filter zu löschen und alle Aufträge anzuzeigen.
Fazit
Die Aufgabenverwaltung ist ein leistungsstarkes Werkzeug, um die Arbeit Ihres Teams zu organisieren. Mit den in diesem Leitfaden beschriebenen Funktionen können Sie:
- Aufträge effizient erstellen und planen
- Aufträge optimal an Ihr Team zuweisen
- Den Fortschritt der Aufträge verfolgen
- Abschlussberichte einsehen
- Ihre Arbeit mit Checklisten organisieren
