Einstellungen von Teammitgliedern konfigurieren: Verfügbarkeit und Sprache

Sobald ein Teammitglied hinzugefügt ist, machen einige zusätzliche Einstellungen den Unterschied zwischen Automatisierungen, die sauber laufen, und solchen, die Sie jede Woche von Hand korrigieren müssen. Die zwei wichtigsten sind die Verfügbarkeit (wann das Mitglied frei hat) und die Sprache (was es im Dashboard und in Benachrichtigungen liest). Außerdem können Sie im selben Fenster jederzeit die zugewiesenen Unterkünfte ändern oder den Zugang entziehen.

Wo Sie die Einstellungen eines Mitglieds finden

Gehen Sie in den Bereich Teams und klicken Sie auf den Namen des Teammitglieds. Das Einstellungsfenster öffnet sich mit allem, was Sie für diese Person anpassen können.

Freie Tage festlegen, damit Automatisierungen geschlossene Tage überspringen

Der Abschnitt zur Verfügbarkeit sagt Nowistay, wann dieses Mitglied keine Aufträge übernehmen kann. Die KI-Zuteilung liest ihn, bevor sie etwas zuweist: Ihre Reinigungskraft bekommt keine Reinigung am Montag, wenn der Montag ihr freier Tag ist.

Sie können konfigurieren:

• Wiederkehrende freie Tage, z. B. jeden Sonntag für eine Reinigungskraft, die nie am Wochenende arbeitet.
• Einzelne freie Tage als Daten oder Zeiträume, z. B. 1. bis 15. August für einen Sommerurlaub oder 24. bis 26. Dezember.
• Wiederkehrende Urlaube, etwa Schulferien für eine Reinigungsfirma, die zu bestimmten Zeiten herunterfährt.

Wichtig: Bereits zugewiesene Aufträge werden nicht rückwirkend entzogen. Die Verfügbarkeit wirkt sich nur auf neue Auftragszuweisungen aus. Um einen Auftrag umzuleiten, der bereits bei einem Mitglied liegt, ziehen Sie ihn im Kalender auf ein anderes Mitglied.

Die Dashboard-Sprache ändern

Jedes Teammitglied hat seine eigene Spracheinstellung. Standardmäßig übernimmt es Ihre Kontosprache.

Die Spracheinstellung steuert:

• Die Oberfläche des geteilten Dashboards (Kalender, Finanzen, Dashboard, Auftrags- und Anfragekarten).
• Die Bezeichnungen auf den Auftragskarten (z. B. „Reinigung”, „Wartung”, geplante Zeit, Countdown).
• Die E-Mail- und WhatsApp-Benachrichtigungen, die das Mitglied von Nowistay erhält (Briefings, Erinnerungen, Bestätigungen, Notfallmeldungen).

Überschreiben Sie sie pro Mitglied, wenn zum Beispiel eine Reinigungskraft nur Spanisch liest und der Rest Ihres Teams auf Französisch arbeitet. Verfügbare Sprachen: Englisch, Französisch, Spanisch.

Zugang aktivieren oder deaktivieren

Der Schalter Aktiv steuert, ob das Mitglied sein Dashboard noch sehen und Benachrichtigungen erhalten kann. Das Umschalten auf inaktiv:

• Widerruft den Freigabelink des Mitglieds sofort, sein Öffnen zeigt die Meldung „Zugang nicht verfügbar”.
• Stoppt die Zuteilung neuer automatisierter Aufträge an dieses Mitglied.
• Behält seinen Verlauf, sodass Sie es später reaktivieren können, ohne es neu anzulegen.

Nutzen Sie dies immer, wenn ein Mitglied vorübergehend ausscheidet (Elternzeit, Saisonende, Wechsel der Agentur), statt es zu löschen.

Zugewiesene Unterkünfte und Benachrichtigungskanal aktualisieren

Im selben Fenster können Sie außerdem:

• Ändern, welche Unterkünfte dieses Mitglied sieht und für die es Aufträge übernehmen kann (Mehrfachauswahl).
• Den Kommunikationskanal für Benachrichtigungen ändern: E-Mail, WhatsApp oder beides.
• „Reinigungsgebühr auf den Auftragskarten anzeigen” für dieses Mitglied ein- oder ausschalten.

Wie diese Einstellungen mit Automatisierungen zusammenspielen

Wenn Sie Auftragsautomatisierungen einrichten, wählt die Zuteilung ein passendes Mitglied, indem sie drei Dinge kombiniert:

• Passende Rolle: Eine Reinigungsautomatisierung berücksichtigt nur Mitglieder mit der Rolle Reinigung.
• Passende Unterkunft: Das Mitglied muss der Unterkunft zugewiesen sein, zu der die Buchung gehört.
• Verfügbarkeit: Die freien Tage des Mitglieds dürfen den Tag des Auftrags nicht enthalten.

Passt kein Mitglied, erhält der Gastgeber eine Benachrichtigung, um manuell zuzuweisen.