Instellingen van teamleden configureren: beschikbaarheid en taal

Zodra een teamlid is toegevoegd, maken een paar extra instellingen het verschil tussen automatiseringen die netjes werken en automatiseringen die je elke week handmatig moet corrigeren. De twee belangrijkste zijn beschikbaarheid (wanneer het lid vrij is) en taal (wat iemand leest op het dashboard en in meldingen). Je kunt ook de toegewezen accommodaties wijzigen of de toegang op elk moment intrekken vanuit hetzelfde paneel.

Waar je de instellingen van een lid vindt

Ga naar het gedeelte Teams en klik op de naam van het teamlid. Het instellingenpaneel opent met alles wat je voor die persoon kunt aanpassen.

Stel vrije dagen in zodat automatiseringen gesloten dagen overslaan

De sectie beschikbaarheid vertelt Nowistay wanneer dit lid geen opdrachten kan aannemen. De AI-planner leest dit voordat hij iets toewijst: je schoonmaker krijgt geen schoonmaak op maandag als maandag een vrije dag is.

Je kunt het volgende instellen:

• Terugkerende vrije dagen, bijvoorbeeld elke zondag voor een schoonmaker die nooit in het weekend werkt.
• Specifieke vrije dagen, zoals data of periodes, bijvoorbeeld 1 tot 15 augustus voor een zomervakantie, of 24 tot 26 december.
• Terugkerende vakanties: blokkeer schoolvakanties voor een schoonmaakbedrijf dat in bepaalde periodes minder werkt.

Belangrijk: bestaande toegewezen opdrachten worden niet met terugwerkende kracht ongedaan gemaakt. Beschikbaarheid heeft alleen invloed op nieuwe opdrachttoewijzingen vanaf nu. Om een opdracht die al bij een lid staat om te leiden, sleep je hem in de kalender naar een ander lid.

De taal van het dashboard wijzigen

Elk teamlid heeft een eigen taalvoorkeur. Standaard nemen leden de taal van je account over.

De taalvoorkeur (Taal van meldingen) bepaalt:

• De interface van het gedeelde dashboard (Agenda, Financiën, Dashboard, opdracht- en verzoekkaarten).
• De labels op opdrachtkaarten (bijv. “Schoonmaak”, “Onderhoud”, geplande tijd, aftelling).
• De e-mail- en WhatsApp-meldingen die het lid van Nowistay ontvangt (briefings, herinneringen, bevestigingen, spoedmeldingen).

Overschrijf dit per lid wanneer bijvoorbeeld een schoonmaker alleen Spaans leest en de rest van je team in het Frans werkt. Beschikbare talen: Engels, Frans, Spaans.

Toegang activeren of deactiveren

De schakelaar Actief bepaalt of het lid nog steeds zijn of haar dashboard kan zien en meldingen ontvangt. Overschakelen naar inactief:

• Trekt de deellink van het lid onmiddellijk in; wie hem opent, ziet een bericht dat de toegang niet beschikbaar is.
• Stopt nieuwe geautomatiseerde opdrachten die aan dit lid worden verdeeld.
• Bewaart de geschiedenis, zodat je later kunt heractiveren zonder iemand opnieuw aan te maken.

Gebruik dit wanneer een lid tijdelijk vertrekt (ouderschapsverlof, einde van het seizoen, wissel van bureau) in plaats van het lid te verwijderen.

Toegewezen accommodaties en meldingskanaal bijwerken

Vanuit hetzelfde paneel kun je ook:

• Wijzigen welke accommodaties dit lid ziet en waarvoor het opdrachten kan aannemen (meervoudige selectie).
• Het communicatiekanaal voor meldingen wijzigen: e-mail, WhatsApp of beide.
• “Schoonmaakkosten op missiekaarten tonen” in- of uitschakelen voor dit lid.

Hoe deze instellingen samenwerken met automatiseringen

Wanneer je opdrachtautomatiseringen instelt, kiest de planner een geschikt lid door drie dingen te combineren:

• Rolovereenkomst: een schoonmaakautomatisering houdt alleen rekening met leden met de rol Schoonmaak.
• Accommodatieovereenkomst: het lid moet zijn toegewezen aan de accommodatie waarop de boeking staat.
• Beschikbaarheid: de vrije dagen van het lid mogen de dag van de opdracht niet omvatten.

Als geen enkel lid overeenkomt, ontvangt de host een melding om handmatig toe te wijzen.