Een teamlid toegang tot de Nowistay-app geven

Een partner, een mede-beheerder of een vertrouwde assistent moet vaak meer kunnen dan opdrachten op een dashboard bekijken: gasten beantwoorden, prijzen aanpassen, een boeking afhandelen. Tot nu toe kon dat alleen door je wachtwoord te delen, en dus alles te delen, zonder zicht op wie wat deed en zonder de toegang netjes weer te kunnen intrekken.

Toegang tot de Nowistay-app vervangt dat. Je geeft een teamlid met de rol Manager het recht om in je eigen Nowistay-app te werken, op je accommodaties, en jij kiest precies welke onderdelen het mag gebruiken. Het logt in met een code die naar zijn e-mailadres wordt gestuurd, zonder wachtwoord en zonder eigen account. Jij blijft de accounthouder: facturatie, uitbetalingen, je account en wie toegang heeft, blijven altijd in jouw handen.

Wat app-toegang een teamlid geeft

• Het opent dezelfde app die jij gebruikt (app.nowistay.com), op jouw account en jouw accommodaties, geen apart dashboard.
• Het ziet alleen de onderdelen die jij aanzet. Het menu, de pagina’s en de gegevens buiten die onderdelen zijn verborgen, en het systeem weigert ze zelfs via een directe link.
• Het logt in met een e-mailcode, dus er is geen wachtwoord om te delen en niets om voor het lid aan te maken.
• Het kan jouw meldingen ontvangen voor zijn onderdelen, op zijn eigen e-mail, telefoon en apparaten, zodat de juiste persoon een melding krijgt zonder dat jij iets hoeft door te sturen.
• Je kunt de toegang op elk moment intrekken, met één klik, en die stopt bij de volgende actie van het lid.

Dit staat los van het teamdashboard, dat elk teamlid houdt voor zijn opdrachten, en van het een eigenaar ChatGPT of Claude laten bevragen, wat alleen-lezen is en voor de rol Eigenaar. App-toegang is voor een Manager die naast je werkt.

Voordat je begint

• De persoon is een teamlid met de rol Manager, met een ingevuld e-mailadres. Zie hoe je je teamleden toevoegt. App-toegang wordt alleen aangeboden voor de rol Manager; voor andere rollen is die uitgegrijsd.
• Je weet welke onderdelen het nodig heeft. Je kunt met een paar beginnen en er later, wanneer je maar wilt, meer toevoegen.

App-toegang aanzetten

1. Ga naar de sectie Teams en klik op het tandwielpictogram (Instellingen) naast het lid met de rol Manager.
2. Kies in de sectie Toegang tot de Nowistay-app een van de volgende opties:
   • Geen toegang (de standaard): er verandert niets, het lid houdt alleen zijn dashboard.
   • Volledige toegang: alle onderdelen, ook onderdelen die later aan Nowistay worden toegevoegd.
   • Sommige onderdelen: vink de onderdelen aan die het lid mag gebruiken (minstens één).
3. Laat Mijn meldingen voor deze onderdelen ontvangen aan als je wilt dat het lid meldingen krijgt voor zijn onderdelen (zie Kies welke meldingen het lid ontvangt hieronder).
4. Klik op Opslaan. De toegang geldt meteen; het lid logt in met de link hieronder.

Heeft het lid niet de rol Manager, dan toont de sectie in plaats daarvan Voeg de rol Manager toe om app-toegang te geven. Managers ontvangen ook alle teamverzoeken op hun dashboard. Voeg eerst de rol toe (bewerkknop naast het lid) en kom daarna terug naar dit paneel.

[Screenshot nodig: Instellingenpaneel van het lid, sectie Toegang tot de Nowistay-app met Geen toegang / Volledige toegang / Sommige onderdelen en de selectievakjes voor de onderdelen]

Wat elk onderdeel opent

Elk onderdeel dat je aanzet, wordt volledig bruikbaar: het lid werkt erin precies zoals jij zou doen. Dit zijn de onderdelen en wat ze in de app openen.

Volledige toegang geeft dit allemaal in één keer, en bevat automatisch elk nieuw onderdeel dat Nowistay in de toekomst toevoegt.

Een paar dingen blijven van jou, ook binnen een onderdeel dat het lid heeft: in Accommodaties en kanalen zijn de meldingskanalen voor “De assistent heeft je nodig” en het hostnummer van de accommodatie alleen-lezen: Ontvangt de WhatsApp-meldingen van de accounthouder en is het hostnummer dat gasten krijgen: alleen de accounthouder kan het wijzigen. In Team en opdrachten kunnen andere managers niet worden bewerkt; alleen jij kunt een manager wijzigen. In Integraties en bij de synchronisatie van accommodaties blijft het koppelen van het Stripe-account dat betalingen ontvangt bij jou.

Wat bij jou als accounthouder blijft

Sommige dingen worden nooit gedeeld, ook niet met Volledige toegang. In de app ziet het lid deze als alleen-lezen of krijgt het een kort bericht in de trant van “Alleen de accounthouder kan…”:

• Abonnement en facturatie: het abonnement, facturen, een accommodatie toevoegen of verwijderen, spraak- of website-abonnementen.
• Uitbetalingen: het Stripe-account dat de betalingen van gasten ontvangt.
• Je account: je profiel, e-mailadres, wachtwoord, tweefactorauthenticatie, accountverwijdering.
• Ontwikkelaarssleutels en het koppelen van ChatGPT, Claude of een API-partner aan het account.
• Je eigen meldingsinstellingen: je pagina Meldingen, de kanalen voor “De assistent heeft je nodig” per accommodatie en het hostnummer van de accommodatie.
• De toegang en de instellingen van het teamdashboard: de app-toegang zelf, de schakelaars voor gastgegevens, prijzen en schoonmaakkosten, en het bewerken of verwijderen van een manager (zichzelf inbegrepen).

Kortom: alles wat de factuur verandert, wijzigt waar geld wordt uitbetaald, langlevende inloggegevens aanmaakt of verandert wie toegang heeft, blijft bij jou.

Kies welke meldingen het lid ontvangt

Staat Mijn meldingen voor deze onderdelen ontvangen aan, dan krijgt het lid de meldingen die bij zijn onderdelen horen (een nieuw bericht van een gast en “De assistent heeft je nodig” bij Berichten, een nieuwe boeking of een betaalprobleem bij Boekingen en gasten, enzovoort). Ze komen aan op het eigen e-mailadres, de eigen telefoon en apparaten van het lid, volgens zijn eigen meldingsinstellingen. Jij blijft elke melding precies als voorheen ontvangen: dit voor een lid aanzetten verandert nooit je eigen meldingen.

Het lid bepaalt op zijn pagina Meldingen in de app hoe het elke melding wil ontvangen: e-mail aan of uit, push op zijn apparaten, WhatsApp op zijn mobiel. Het kan bijvoorbeeld “De assistent heeft je nodig” via push houden en de e-mail ervan uitzetten. Zijn meldingen over opdrachten en verzoeken als teamlid staan daar ook, alleen-lezen, want die volgen nog steeds de teaminstellingen voor meldingen die jij kiest.

Zet je Mijn meldingen voor deze onderdelen ontvangen uit, dan krijgt het lid je meldingen voor de onderdelen niet meer, maar behoudt het zijn eigen opgeslagen keuzes voor wanneer je het weer aanzet, en zijn opdrachtmeldingen als teamlid blijven ongewijzigd.

Voorbeeld. Je beheert 30 appartementen samen met een mede-beheerder. Je zet voor hem Berichten en Kalender en prijzen aan, met de meldingen aan. Nu bereikt “De assistent heeft je nodig” jullie allebei: wie vrij is, antwoordt eerst, op zijn eigen telefoon, en jij bent niet langer de enige die kan bijspringen.

Stuur het lid de inloglink

Het lid heeft geen wachtwoord nodig. In de sectie Toegang tot de Nowistay-app bevat Inloglink om te sturen een kant-en-klare link (die opent de inlogpagina met het e-mailadres al ingevuld). Kopieer hem met de kopieerknop en stuur hem naar het lid.

Het lid kan de inlogpagina ook op twee andere manieren bereiken:

• Vanuit zijn teamdashboard: eenmaal ingelogd ziet een lid met app-toegang een knop Nowistay-app openen.
• Vanaf de inlogpagina van de app op app.nowistay.com: onder het wachtwoordveld, Teamlid met toegang tot een account? en dan Log in met een code per e-mail.

Hoe het lid inlogt

1. Op de pagina Inloggen voor teamleden voert het lid het e-mailadres in dat jij hebt opgeslagen en klikt het op Code versturen.
2. Het voert de Code van 6 cijfers in die per e-mail is ontvangen (10 minuten geldig) en klikt op Inloggen.
3. Werkt het lid met meerdere accounthouders op Nowistay, dan kiest het de jouwe onder Welk account wil je openen?
4. Het komt in de app terecht, op jouw accommodaties, met alleen zijn onderdelen zichtbaar.

Het werkt ook in de geïnstalleerde app (het lid voert de code daar in). De code is de manier waarop het lid inlogt, dus de tweefactorauthenticatie van jouw account geldt niet voor het lid. Telkens wanneer een lid op een nieuw apparaat inlogt, krijg jij een e-mail die je dat laat weten, met een link naar de instellingen van het lid.

Wat een teamlid in de app ziet

• De zijbalk en de onderste balk tonen alleen zijn onderdelen, en de app opent op het eerste onderdeel. Een opgeslagen pagina van een onderdeel dat het lid niet heeft, stuurt het terug naar zijn eerste onderdeel.
• In de kopregel staat een badge “Teamlid”, en zijn naam staat in de zijbalk; Mijn account houdt alleen Meldingen, Ondersteuning en Afmelden.
• Berichten die het verstuurt, krijgen voor jou in de inbox het label “Verzonden door [naam]”, en de geschiedenis van boekingen en opdrachten legt vast wie iets deed. Gasten zien dezelfde afzender als altijd (de hostnaam van je accommodatie).
• Zijn taal wijzigen verandert alleen zijn eigen scherm, niet de taal van jouw account.
• Facturatie-acties binnen een onderdeel (een accommodatie abonneren, een spraak- of website-abonnement, een accommodatie toevoegen) worden getoond maar zijn uitgeschakeld, met “Alleen de accounthouder kan het abonnement wijzigen.”

De toegang volgen en intrekken

Alles staat in dezelfde sectie Toegang tot de Nowistay-app:

• Laatste login en apparaten: zodra het lid is ingelogd, toont het paneel de datum van de laatste login en hoeveel apparaten actief zijn.
• Overal uitloggen: beëindigt alle app-sessies van dat lid in één keer. De volgende keer logt het weer in met een code.
• Toegang intrekken: zet op Geen toegang en sla op, of verwijder de rol Manager, of deactiveer het lid. De toegang stopt bij de volgende actie van het lid, en de meldingen voor zijn onderdelen stoppen.
• Het e-mailadres wijzigen: de toegang blijft behouden voor het nieuwe adres, en het lid logt daarmee opnieuw in (de oude sessies eindigen).
• Als je je eigen wachtwoord opnieuw instelt, eindigt elke sessie op het account, ook die van leden; ze loggen gewoon opnieuw in met een code.

Wat een lid heeft gewijzigd, blijft bestaan nadat je het verwijdert (prijzen, sjablonen, de welkomstgids). Zijn teamdashboard en elke agendalink die het heeft gekopieerd, blijven werken zoals voorheen (alleen data en “Geboekt”, geen gastgegevens); genereer die links opnieuw als je ze ook wilt afsnijden.

Veelgestelde vragen

Heeft het teamlid een Nowistay-account of een wachtwoord nodig?

Nee. Het logt in met zijn e-mailadres en een code van 6 cijfers die daarnaartoe wordt gestuurd, net zoals het bij zijn teamdashboard komt. Er is niets om voor het lid aan te maken en geen wachtwoord om te delen.

Welke rollen kunnen app-toegang krijgen?

Alleen de rol Manager. Heeft iemand anders het ook nodig, voeg die persoon dan eerst de rol Manager toe. Leden met de rol Schoonmaak, Onderhoud, Spoed en Check-in houden hun teamdashboard; eigenaren kunnen daarnaast ChatGPT of Claude bevragen, alleen-lezen.

Kost app-toegang extra?

Nee. Het zit in je abonnement, zonder extra gebruiker of abonnement.

Kan een teamlid mijn abonnement wijzigen, mijn uitbetalingen zien of mijn account verwijderen?

Nee. Facturatie, het Stripe-uitbetaalaccount, je profiel, je wachtwoord, ontwikkelaarssleutels en wie toegang heeft, worden nooit gedeeld, ook niet met Volledige toegang. Ze worden alleen-lezen getoond of in de app geweigerd.

Het lid heeft al een eigen Nowistay-account met hetzelfde e-mailadres. Botst dat?

Nee. Inloggen met zijn wachtwoord opent zijn eigen account; inloggen met een e-mailcode opent de teamtoegang bij jou. Het gebruikt er één tegelijk en logt uit om te wisselen.

Kan een manager een andere manager bewerken of verwijderen?

Nee. In Team en opdrachten kan een lid leden met de rol Schoonmaak, Onderhoud, Spoed, Check-in en Eigenaar toevoegen en bewerken, maar elke manager (ook zichzelf) is vergrendeld. Alleen jij, de accounthouder, kunt een manager of diens app-toegang wijzigen.

Krijgt het lid mijn meldingen over gasten en boekingen?

Alleen als je Mijn meldingen voor deze onderdelen ontvangen aan laat staan, en alleen voor de onderdelen die je het hebt gegeven. De meldingen gaan naar zijn eigen e-mail, telefoon en apparaten, met zijn eigen instellingen, en je eigen meldingen blijven ongewijzigd.