Zo automatiseer je Airbnb-verzoeken voor in- en uitchecken (vroeg inchecken, laat uitchecken)

Een van de tijdrovendste taken bij het beheren van een accommodatie voor kortetermijnverhuur (Airbnb, VRBO, Booking.com, enz.) is het afhandelen van verzoeken van gasten om eerder in te checken of later uit te checken.

Het gebeurt voortdurend: een gast vraagt om eerder aan te komen, jij overlegt met je schoonmaakteam, wacht op hun antwoord en komt daarna terug bij de gast. Dat heen-en-weer kan uren duren en gebeurt bij bijna elke boeking.

Met de AI-medehost van Nowistay is het hele proces volledig geautomatiseerd. De AI voert het gesprek met de gast, neemt contact op met je schoonmaakteam, verwerkt hun antwoord, werkt de boeking bij en past zelfs je Nuki-slotcode aan als je er een hebt gekoppeld.

Wat je nodig hebt voordat je begint

Om het geautomatiseerd afhandelen van vroeg inchecken en laat uitchecken in te schakelen, zorg je dat je deze stappen hebt voltooid:

1. Een accommodatie aanmaken: volg deze gids om je accommodatie toe te voegen op Nowistay.
2. Je in- en uitchecktijden instellen: configureer je standaard aankomst- en vertrektijden, zodat de AI weet wat “vroeg” of “laat” is.
3. De AI-medehost koppelen: initialiseer je AI-assistent via Direct Airbnb of via je channel manager.
4. Je boekingen synchroniseren: als je een directe koppeling met Airbnb of Booking.com gebruikt, voeg dan de URL van je Airbnb iCal-agenda toe om boekingen te synchroniseren.
5. (Optioneel) Een schoonmaker aan je team toevoegen: voeg je schoonmaker toe, zodat de AI rechtstreeks contact met die persoon kan opnemen in plaats van met jou.
6. (Optioneel) Een Nuki-slim slot koppelen: stel je Nuki-integratie in om de tijdsbeperkingen van de deurcode automatisch bij te werken wanneer een planningswijziging wordt geaccepteerd.

Dat is alles voor de installatie. Zodra alles klaarstaat, werkt de automatisering vanzelf.

Hoe het werkt: stap voor stap

Dit is precies wat er gebeurt wanneer een gast om vroeg inchecken of laat uitchecken vraagt:

Stap 1: de gast stuurt een bericht

De gast stuurt je via Airbnb (of een ander gekoppeld platform) een bericht met bijvoorbeeld:

• “Kan ik om 11:00 uur inchecken in plaats van om 15:00 uur?”
• “Is het mogelijk om om 14:00 uur uit te checken?”

De AI-medehost herkent dat dit een verzoek om de planning te wijzigen is en handelt het automatisch af.

Stap 2: de AI laat de gast weten dat het wordt nagevraagd

De AI antwoordt de gast meteen en laat weten dat het eerst met het schoonmaakteam moet overleggen. De gast ontvangt een bericht als:

“Ik overleg even met het team en kom zo snel mogelijk bij je terug.”

Stap 3: de AI neemt contact op met je schoonmaakteam (of met jou)

De AI bepaalt wie het moet benaderen:

• Als er een schoonmaker is toegewezen aan de schoonmaakopdracht voor deze boeking → ontvangt die persoon het verzoek.
• Als er geen teamlid is toegewezen (of er geen schoonmaakopdracht bestaat) → ontvang jij (de host) het verzoek rechtstreeks.

Het verzoek wordt verstuurd via e-mail en/of WhatsApp en bevat:

• De naam van de gast
• De naam van de accommodatie
• De gevraagde tijd (bijvoorbeeld “11:00 uur”)
• De standaardtijd (bijvoorbeeld “15:00 uur”)
• De boekingsdata
• Twee knoppen: “Accepteren” en “Weigeren”

Stap 4: het teamlid (of jij) reageert

De schoonmaker (of jij) kan op twee manieren reageren:

Optie A: accepteren

• Klik op de knop “Accepteren” in de e-mail of het WhatsApp-bericht.
• Dat is alles. Het verzoek is goedgekeurd.

Optie B: weigeren

• Klik op de knop “Weigeren”.
• Er opent een pagina waar je eventueel een alternatieve tijd kunt voorstellen (bijvoorbeeld “11:00 uur lukt niet, maar 12:30 uur kan wel”).

Stap 5: wat gebeurt er als niemand reageert?

Reageert de schoonmaker niet binnen 30 minuten, dan escaleert het systeem het verzoek automatisch naar jou (de host). Je ontvangt een melding dat het teamlid niet heeft gereageerd, en je kunt het verzoek zelf accepteren of weigeren.

De gast blijft niet zonder antwoord wachten: door de escalatie beslist er altijd iemand.

Stap 6: de AI komt terug bij de gast

Zodra er een beslissing is genomen, stuurt de AI automatisch het passende antwoord naar de gast:

Bij acceptatie:

• De AI bevestigt de nieuwe tijd aan de gast: “Goed nieuws! Je vroege check-in om 11:00 uur is bevestigd.”

Bij weigering zonder alternatief:

• De AI weigert beleefd: “Helaas kunnen we geen vroege check-in aanbieden. De standaard check-in is om 15:00 uur.”

Bij weigering met een alternatieve tijd:

• De AI stelt het alternatief voor: “11:00 uur lukt ons niet, maar we kunnen wel 12:30 uur aanbieden. Zou dat voor je werken?”
• Als de gast akkoord gaat, bevestigt de AI en past de nieuwe tijd toe.
• Als de gast afwijst, blijven de standaardtijden gelden.

Liever zelf over deze verzoeken beslissen?

Standaard vraagt de AI eerst je toegewezen schoonmaker en escaleert pas naar jou als die niet binnen 30 minuten reageert. Beslis je liever zelf over verzoeken voor vroeg inchecken en laat uitchecken, dan kun je ze rechtstreeks naar jou laten sturen, waarbij het schoonmaakteam volledig wordt overgeslagen.

Zo schakel je dit in:

1. Open Automatiseringen in je Nowistay-dashboard.
2. Zoek de automatisering AI-coördinatie en open de instellingen met het tandwielpictogram.
3. Zet “Verzoeken rechtstreeks naar mij sturen” aan.

Zodra dit is ingeschakeld, gaat elk verzoek voor vroeg inchecken en laat uitchecken rechtstreeks naar jou per e-mail en/of WhatsApp, met dezelfde knoppen Accepteren en Weigeren. Je schoonmaakteam wordt voor deze verzoeken nooit benaderd en er is geen timer van 30 minuten, omdat jij zelf al degene bent die beslist. Je kunt de instelling op elk moment weer uitzetten om terug te keren naar de standaardprocedure, waarbij eerst de toegewezen schoonmaker wordt gevraagd.

Wat automatisch wordt bijgewerkt

Wanneer een planningswijziging wordt geaccepteerd (het oorspronkelijke verzoek of een alternatieve tijd), gebeuren de volgende updates automatisch:

Boekingsplanning

• De overeengekomen in- of uitchecktijd wordt op de boeking opgeslagen. Die overschrijft de standaardtijden van de accommodatie alleen voor deze specifieke boeking.

Schoonmaakopdracht

• Als het verzoek een laat uitchecken was en er een schoonmaakopdracht is toegewezen, wordt de starttijd van de schoonmaakopdracht verplaatst naar de nieuwe vertrektijd.
• De schoonmaker ontvangt een melding over de bijgewerkte planning.

Nuki-slotcode

• Als je een Nuki-slim slot hebt gekoppeld, werkt het systeem automatisch de tijdsbeperkingen van de deurcode bij zodat ze bij de nieuwe planning passen.
• Wordt bijvoorbeeld een vroege check-in om 11:00 uur in plaats van 15:00 uur goedgekeurd, dan wordt de geldigheidsperiode van de Nuki-code verlengd zodat die om 11:00 uur begint, zodat de gast op de afgesproken tijd naar binnen kan.
• Bestaat er voor deze boeking nog geen Nuki-code maar is er wel een slot ingesteld, dan wordt automatisch een nieuwe code gegenereerd met het juiste tijdvenster.

Samenvatting

Een snel overzicht van het volledige proces:

1. De gast vraagt via berichten om vroeg inchecken of laat uitchecken.
2. De AI antwoordt dat het met het team overlegt.
3. De schoonmaker (of host) ontvangt het verzoek per e-mail/WhatsApp.
4. Het teamlid reageert: accepteren, weigeren of een alternatief voorstellen.
5. Geen reactie binnen 30 min → het verzoek wordt naar de host geëscaleerd.
6. De AI informeert de gast over de beslissing.
7. Bij acceptatie → worden boekingstijd, schoonmaakplanning en Nuki-slotcode allemaal automatisch bijgewerkt.

Het hele proces vereist nul handmatige tussenkomst van jou, tenzij je zelf degene wilt zijn die beslist. Het bespaart uren heen-en-weer en zorgt ervoor dat je gasten altijd snel antwoord krijgen.