Hoe stel ik mijn AI-assistent in?

De Nowistay AI-assistent beantwoordt de berichten van je gasten op Airbnb, Booking.com, Expedia, VRBO en WhatsApp, dag en nacht en in hun taal, en waarschuwt je wanneer een situatie jou nodig heeft. Deze handleiding behandelt de vier stappen om hem aan de praat te krijgen: je accommodatie toevoegen, je abonneren, de assistent configureren en live gaan.

Weet je nog niet precies wat de assistent wel en niet kan? Begin dan met De Nowistay AI-assistent: wat hij doet en wat zijn grenzen zijn.

Stap 1: Voeg je accommodatie toe

Klik op de pagina Accommodaties op Een accommodatie toevoegen. Een korte wizard vraagt of je een PMS (channel manager) gebruikt en of je op Airbnb adverteert, en importeert daarna je advertenties. Elk scherm van de wizard wordt beschreven in Hoe maak je je eerste accommodatie aan.

Je antwoorden in de wizard bepalen hoe de AI-assistent verbinding maakt met je boekingsplatforms. Er zijn drie methoden.

Methode 1: Nowistay als je channel manager (aanbevolen)

Nowistay wordt je PMS: agenda, prijzen, boekingen en berichten worden vanaf één plek beheerd, en de AI-assistent antwoordt vanaf de allereerste aanvraag vóór de boeking. Je hebt geen apart PMS-abonnement nodig. Deze methode ontgrendelt alle functies van Nowistay: automatische berichten, slimme sloten, directe boekingen, de ChatGPT- en Claude-connector en automatische gastbeoordelingen. Kies hiervoor als je nu geen PMS gebruikt, of als je bereid bent over te stappen.

• Verbind je Airbnb-advertentie (ongeveer 2 minuten, rechtstreeks geïmporteerd vanuit de wizard)
• Verbind je Booking.com-advertentie
• Verbind je VRBO-advertentie
• Wat verandert er op Airbnb wanneer Nowistay je channel manager wordt

Methode 2: Houd je ondersteunde PMS (Beds24, Smoobu, Lodgify)

Antwoord “Ja” op de PMS-vraag en selecteer je PMS. Je accommodaties en boekingen worden vanuit je PMS gesynchroniseerd en de AI-assistent antwoordt op de kanalen die daar zijn verbonden. Functies waarvoor Nowistay als channel manager nodig is (automatische berichten, slimme sloten, directe boekingen, de ChatGPT- en Claude-connector) zijn in deze modus niet beschikbaar.

• Beds24 verbinden
• Smoobu verbinden
• Lodgify verbinden

Methode 3: Directe koppeling als medehost (verouderd)

Nowistay wordt als medehost toegevoegd aan je Airbnb- of Booking.com-advertentie om berichten te lezen en te beantwoorden, terwijl een andere PMS je agenda blijft beheren. In deze modus kunnen sommige berichten gemist worden, wordt de allereerste Airbnb-aanvraag nooit beantwoord en moet je agenda via iCal worden verbonden. We raden dit niet meer aan. Zit je er nu nog op, lees dan Hoe stap je over van een directe integratie naar de Nowistay-integratie. De installatie zelf staat in de sectie “Optie 2: Directe koppeling” van de artikelen over Airbnb en Booking.com.

Welke methode moet ik kiezen?

• Ik gebruik geen PMS, of ik ben klaar om over te stappen: methode 1. Importeer je Airbnb-advertentie via de wizard en verbind daarna Booking.com en VRBO.
• Ik gebruik Beds24, Smoobu of Lodgify en wil het houden: methode 2.
• Ik gebruik een andere PMS en wil niet overstappen: methode 3, met de bovenstaande beperkingen. Overstappen naar methode 1 blijft op de lange termijn de betere optie.

Stap 2: Abonneer je en activeer

Op de pagina Accommodaties is elke accommodatie een kaart. Een accommodatie zonder abonnement toont een label Gratis en een knop Abonneren, en de knop AI blijft grijs. Klik op Abonneren, kies het AI Channel Manager-abonnement voor deze accommodatie en rond de betaling af.

Zodra het abonnement actief is, wordt de knop AI beschikbaar en begint de AI-assistent direct met het afhandelen van gastenberichten.

Stap 3: Configureer je AI-assistent

Klik op de pagina Accommodaties op de knop AI op de kaart van de accommodatie. Het paneel Assistentconfiguratie opent, met maximaal vier secties in deze volgorde. Klik na elke wijziging onderaan op Opslaan.

Hoe de accommodatie is verbonden (Nowistay, PMS of Direct) en het toevoegen van een boekingsplatform staan niet in dit paneel: gebruik Synchronisatie in het menu … van de accommodatiekaart, of de artikelen per platform uit stap 1.

Algemeen

• Assistent inschakelen: de hoofdschakelaar. Als die uit staat, stopt de assistent met antwoorden op alle kanalen van deze accommodatie en is ook de spraakassistent inactief.
• Reactietijd van de assistent: hoe lang de assistent na een bericht van een gast wacht voordat hij antwoordt, zodat een gast die meerdere berichten achter elkaar stuurt één antwoord krijgt. Standaard 1 minuut, instelbaar van 1 tot 60 minuten. Als je in die periode zelf antwoordt, blijft de assistent stil.
• Pauzeduur na verzoek van de host: wanneer de assistent jou nodig heeft (een ongewoon verzoek, een incident), waarschuwt hij je en pauzeert hij alleen in dat gesprek. Standaard 60 minuten, instelbaar van 15 tot 180 minuten. Daarna hervat hij met de volledige context, inclusief de berichten die tijdens de pauze zijn verstuurd.
• Toon van de assistent: de schrijfstijl van elk antwoord. Er zijn zes tonen beschikbaar: Warm en professioneel (standaard), Vriendelijk en informeel, Formeel en verzorgd, Beknopt en efficiënt, Luxe conciërge, Enthousiast en energiek. De toon verandert de formulering, nooit de feiten: huisregels, prijzen en veiligheidsinstructies blijven hetzelfde.
• Antwoordmodus: Automatisch (standaard) laat de assistent zijn antwoorden versturen. Concept verstuurt niets naar de gast: de assistent e-mailt je het antwoord dat hij zou hebben verstuurd, met een knop Gesprek openen, en jij kopieert het zelf in het gesprek. In de modus Concept worden ook zijn acties (verzoeken aan je team, aanpassingen van tijden van een boeking, facturen) niet uitgevoerd; de e-mail somt ze op, zodat je ze zelf kunt afhandelen. Handig om de assistent een paar weken te testen voordat je overschakelt op Automatisch.
• Tijden zonder AI: tijdvakken waarin de assistent niet antwoordt, bijvoorbeeld elke nacht van 23:00 tot 07:00, of doordeweeks terwijl je zelf antwoordt. Klik op Tijdvak toevoegen, selecteer de dagen en daarna de tijden Van en Tot, of vink Hele dag aan. Als het einde vroeger is dan het begin, eindigt het tijdvak de volgende dag (de dagen die je selecteert zijn de dagen waarop het begint). Tijden zijn de lokale tijd van de accommodatie. Een bericht van een gast dat tijdens een tijdvak binnenkomt, pauzeert de assistent in dat gesprek tot het tijdvak is afgelopen, precies als bij een handmatige pauze: het bericht blijft voor jou liggen en wordt achteraf niet beantwoord.
• Meldingen: kies E-mail, Mobiel of beide om de waarschuwingen van de assistent te ontvangen. Mobiel betekent een pushmelding op je telefoon of computer als je push in Nowistay hebt ingeschakeld, anders een WhatsApp-bericht. Minstens één kanaal is vereist. Details in Hoe activeer ik de meldingen van de AI-assistent.
• De factuur versturen wanneer een gast erom vraagt: standaard aan. Vanaf de aankomstdag ontvangt een gast die om een factuur vraagt de factuur van de boeking als afbeelding. Je factuurgegevens (pagina Account) staan erop als verkoper.

Verrijking

Twee optionele velden die alleen belangrijk zijn wanneer Nowistay niet je channel manager is:

• Airbnb-advertentie-URL van de accommodatie: laat de assistent je openbare advertentie lezen (beschrijving, voorzieningen, regels) in de modus PMS of Direct. Met methode 1 is de advertentie al geïmporteerd.
• iCal-agenda-URL: alleen in de modus Direct, zodat de assistent je boekingen kent. Zie Hoe synchroniseer ik mijn agenda en boekingen.

Privékennisbank van de AI-medehost

Klik op Bewerken om het paneel Privékennisbank te openen. Daarin staan je privéinstructies aan de assistent, als vragen en antwoorden (“accepteer nooit een datumwijziging zonder mijn goedkeuring”, “de reservesleutel ligt bij de buurman”).

De kennisbank groeit ook vanzelf. Elke dag bekijkt Nowistay de gesprekken waarin je zelf een gast hebt geantwoord en bereidt suggesties voor in de sectie Geleerd uit je gesprekken van het paneel, elk met de exacte zin waaruit het is geleerd. Er wordt niets gebruikt totdat je op Toevoegen aan kennis klikt; je kunt een suggestie eerst bewerken, of definitief Negeren. Als er suggesties klaarstaan, meldt een banner op de pagina Berichten hoeveel het er zijn, met een knop Controleren. Klik de eerste keer in die sectie op Mijn eerdere gesprekken analyseren: Nowistay loopt eenmalig de hele gespreksgeschiedenis van de accommodatie door en stelt alles voor wat nuttig is.

Volledige handleiding: De privékennisbank van de AI-assistent. Om alles te begrijpen wat de assistent verder weet (welkomstgids, advertentie, boekingen), lees je De volledige kennisbank van de AI-assistent.

Spraakassistent

Een betaalde optie waarmee gasten via de telefoon of vanuit hun welkomstgids met dezelfde assistent kunnen praten. Ze omvat een maandelijks tegoed aan minuten, een optionele limiet op extra gebruik en een pauzeschakelaar. Ze vereist een actieve assistent en een telefoonnummer van de host bij de accommodatie. Installatie en prijzen: AI-spraakassistent: laat je gasten je AI-medehost bellen.

Stap 4: Ga live

De assistent begint te antwoorden zodra het abonnement actief is. Om te weten wat je dagelijks kunt verwachten:

• Hoe de AI-assistent met je gasten omgaat: wachttijd, waarschuwingsniveaus, pauze en leren.
• Volg problemen, verzoeken en tijdswijzigingen van gasten met AI-aanvragen: incidenten en verzoeken voor vroeg inchecken of laat uitchecken, doorgestuurd naar jou of je team.
• Waarom gasten een AI-transparantiemelding zien: de eenmalige melding die aan reizigers in de Europese Unie wordt getoond.
• Schakel de eigen automatische antwoorden van Airbnb uit (snelle antwoorden, geplande berichten), zodat gasten nooit twee antwoorden ontvangen.
• Bekijk één keer per dag wat de assistent heeft geleerd: wanneer de banner op Berichten verschijnt, klik je op Controleren en keur je de suggesties goed. Elk goedgekeurd antwoord is een vraag minder die de assistent aan jou moet doorgeven.

De installatiechecklist

Na je eerste accommodatie leidt een checklist bovenaan je dashboard je door de rest van Nowistay: welkomstgids, AI-assistent, gegevens van de accommodatie (check-in, check-out, nachttarief), schoonmaakteam, checklists, schoonmaakautomatisering en missies. Elke stap wordt ontgrendeld zodra de vorige is afgerond. Bij de methode Direct is er één extra stap: verbind je agenda via iCal.