Zo koppel je de Booking.com AI-medehost aan je accommodatie

Wil je dat je Nowistay AI-assistent de berichten van je Booking.com-gasten beheert? Er zijn twee manieren om je Booking.com-accommodaties met Nowistay te verbinden. Kies de optie die het best bij jouw situatie past.

Optie 1: Verbinden via de Nowistay-integratie (aanbevolen)

Wanneer kies je deze optie?

Dit is de aanbevolen methode als:

• je momenteel geen PMS (Property Management System) of channel manager gebruikt
• of je bereid bent om over te stappen op Nowistay als channel manager om het beheer van je accommodaties te centraliseren, ook als je nu al een andere channel manager gebruikt
• je de meest betrouwbare en meest complete koppeling met Booking.com wilt

Waarom is dit de voorkeursoplossing?

• Nowistay wordt je channel manager: beheer je beschikbaarheid, boekingen en prijzen rechtstreeks vanuit Nowistay op al je boekingsplatforms (Airbnb, Booking.com, enz.), zonder apart PMS-abonnement
• De AI behandelt aanvragen vanaf het allereerste bericht: anders dan bij de directe methode kan de AI-assistent meteen reageren op berichten van gasten, zodat geen enkel bericht gemist wordt
• Grotere betrouwbaarheid: de integratie is stabieler en robuuster, voor een ononderbroken synchronisatie tussen je accommodaties en Nowistay
• Er komen meer functies: deze integratie wordt actief doorontwikkeld en krijgt regelmatig nieuwe mogelijkheden, waardoor je AI-medehost steeds krachtiger wordt

⚠️ Belangrijk: Als je Booking.com-accommodatie momenteel is gekoppeld aan een andere channel manager of PMS, moet je die eerst loskoppelen voordat je verbinding maakt met Nowistay. Booking.com staat per accommodatie maar één connectiviteitsprovider tegelijk toe.

Zo stel je het in

Stap 1: Activeer de Nowistay PMS op je Booking.com-accommodatie

Voordat je je accommodatie in Nowistay toevoegt, moet je in het Booking.com-extranet de Nowistay PMS activeren als je connectiviteitsprovider.

1. Log in op je Booking.com-extranet.
2. Open de accommodatie door in de voorgestelde lijst op de startpagina van het extranet te klikken.
3. Kopieer je Property ID (ook wel Property Code genoemd), die bovenaan in de navigatie staat. Je hebt die later nodig in Nowistay.

1. Ga naar Account > Connectivity Provider (Connectiviteitsprovider).

1. Klik op het selectiescherm voor de provider op “Search” (Zoeken) en typ het volledige woord “Channex” (de channel manager van Nowistay) (het systeem herkent geen gedeeltelijke invoer). Selecteer Channex.io (de channel manager van Nowistay) in de resultaten en klik op Next (Volgende).

1. Vink het selectievakje aan om akkoord te gaan met de voorwaarden en klik op “Yes, I accept” (Ja, ik accepteer) op het formulier XML Service Agreement. Je hoeft geen andere velden in te vullen.
2. Je verbinding krijgt de status in afwachting totdat ze is goedgekeurd. Je kunt tijdens het wachten doorgaan met de volgende stap in Nowistay.

💡 Tip: Deze stap moet door de eigenaar of beheerder van de accommodatie zelf worden uitgevoerd, omdat Booking.com tweestapsbeveiliging gebruikt met codes die naar je telefoon worden gestuurd.

Stap 2: Voeg je Booking.com-accommodatie toe in Nowistay

1. Log in op je Nowistay-dashboard en ga naar “Accommodaties”.
2. Je accommodatie staat er waarschijnlijk al. Zo niet, en heb je een Airbnb-advertentie, begin dan met het importeren ervan volgens deze instructies. Voeg de accommodatie anders handmatig toe.
3. Zodra de accommodatie is toegevoegd en zichtbaar is in het dashboard, klik je op het menu ”…” en daarna op “Synchronisatie” (voorwaarde is dat je je hebt geabonneerd op het AI Channel Manager-aanbod, anders verschijnt deze optie niet).
4. Als je accommodatie nog niet met Nowistay (PMS) is verbonden, antwoord dan gewoon “Nee, ik gebruik geen PMS”.
5. Als je je accommodatie al op Airbnb publiceert, begin dan eerst met het verbinden van Airbnb, zodat Nowistay je prijzen en beschikbaarheid vanuit Airbnb kan instellen (via Booking.com is dat niet mogelijk). Wanneer je daarna Booking.com verbindt, wordt dezelfde beschikbaarheid doorgegeven. Zo bespaar je wat tijd.
6. Kies daarna “Booking.com” en vul je Hotel-ID in (die je in stap 1 hebt bewaard).

⚠️ Belangrijk: Controleer na het verbinden van de Nowistay PMS al je instellingen voor afgeleide tarieven (derived rates) in Booking.com, want het platform kan de minimale verblijfsduur en andere instellingen automatisch aanpassen.

Optie 2: Directe koppeling (OTA)

Wanneer kies je deze optie?

Kies deze methode als je al een PMS gebruikt dat momenteel niet door Nowistay wordt ondersteund. De PMS-integraties die momenteel worden ondersteund zijn: Beds24, Smoobu en Lodgify. Gebruik je een van die PMS-en, dan kun je het in plaats daarvan rechtstreeks koppelen via het paneel met PMS-integraties.

Bij deze methode verbindt Nowistay zich rechtstreeks met je Booking.com-accommodatie om de berichten af te handelen via doorgestuurde e-mails, terwijl je bestaande PMS de beschikbaarheid en prijzen blijft beheren.

⚠️ Let op: Bij de directe koppeling kan de AI-assistent alleen berichten behandelen zodra een boeking is bevestigd. Hij kan niet reageren op aanvraagberichten vóór de boeking.

👉 Als hulp bij deze methode vind je hier een video-uitleg van Bassel Abedi, oprichter van Nowistay:

Vereisten

Controleer voordat je begint of je aan de volgende voorwaarden voldoet:

• Je Nowistay-abonnement moet het “AI Channel Manager”-abonnement bevatten
• Je moet een volledig ingesteld Booking-account hebben met minstens één gepubliceerde accommodatie.
• ⚠️ Een Nowistay-accommodatie = een Booking-accommodatie = een Booking Property ID. Het is niet mogelijk om assistenten afzonderlijk te beheren voor kamers binnen dezelfde Booking-accommodatie. Een Property ID kan niet door meer dan één assistent tegelijk worden gebruikt.

Stap 1: Booking instellen in Nowistay

• Klik op de pagina Accommodaties op de knop AI op de kaart van de accommodatie om het paneel Assistentconfiguratie te openen.

• Er opent een venster. Kies in het gedeelte “Integratie” het integratietype “Direct”. Klik direct daaronder op de knop “Initialiseren” bij Booking.

• Er opent een venster. Voer het ID van je Booking-accommodatie in (verplichte stap) en klik op “Opslaan”.

• In Nowistay ben je klaar. Nu moet je Booking instellen:

Stap 2: Voeg Nowistay toe als contactpersoon voor reserveringen op Booking

• Log in op je Booking-dashboard en ga naar je profiel. Klik daarna op “Contacts” (Contactpersonen)

• Klik in het gedeelte “Reservations” (Reserveringen) op “Add contact” (Contactpersoon toevoegen).

• Vul in het formulier de volgende gegevens in:
  • Voor- en achternaam: Nowistay
  • Genderidentiteit: laat leeg
  • Voorkeurstaal: Engels
  • E-mailadres: cohost@nowistay.com
  • Telefoonnummer: (je telefoonnummer)
  • Mobiel nummer: (je mobiele nummer)
• ⚠️ Vergeet niet op “Save” (Opslaan) te klikken

• ⚠️ Goed om te weten bij deze stap: dit nieuwe contact Nowistay moet als eerste in de lijst staan als er meerdere contactpersonen zijn. Staat Nowistay niet bovenaan, verwijder dan de andere contactpersonen, voeg eerst het contact Nowistay toe en voeg daarna de andere weer toe.

• Ga naar “Property” (Accommodatie) > “Messaging Preferences” (Berichtvoorkeuren) > “General Settings” (Algemene instellingen) en activeer deze 2 e-mailmeldingen.

• Ga naar “Property” (Accommodatie) > “Messaging Preferences” (Berichtvoorkeuren) > “Security settings” (Beveiligingsinstellingen) en klik op “Add email address” (E-mailadres toevoegen).

• Voeg het e-mailadres toe: cohost@nowistay.com

• Je ziet dit e-mailadres nu bij je accommodatie:

• Wat gebeurt er daarna in je Nowistay-omgeving?
  • De AI-medehost wordt automatisch geactiveerd zodra hij het eerste bericht van een gast ontvangt die de betreffende accommodatie heeft geboekt.
  • Zolang de configuratie niet is afgerond, toont de status “In afwachting”.
  • Na activatie bevestigt een groen label “Actief” dat je AI-medehost operationeel is. Hij beantwoordt dan namens jou de berichten van reizigers op Booking.

Stap 3: Beantwoord indien nodig berichten in het berichtensysteem van Nowistay.

Wanneer je AI-medehost rechtstreeks met Booking is verbonden, kan hij soms een vraag tegenkomen die hij niet kan beantwoorden. In dat geval ontvang je twee soorten e-mails waaruit blijkt dat jouw tussenkomst nodig is:

• Meldingsbericht: er is een actie of antwoord van de host nodig omdat hij de reiziger niet kan antwoorden.
• Dringend bericht: dit is een noodgeval waarvoor je meteen moet handelen (waterlek, vergeten schoonmaak, enz.).

Nadat de e-mail is verstuurd, reageert de AI-medehost niet meer op dat gesprek gedurende de pauzeduur die is ingesteld in het paneel Assistentconfiguratie (standaard 60 minuten), om verwarring te voorkomen.

👉 Beantwoord reizigers altijd via de berichtenfunctie in je Nowistay-account (sectie Berichten), want daar kan de AI-medehost het gesprek volgen en blijven leren van jouw antwoorden.

⚠️ Goed om te weten: als je geautomatiseerde berichten rechtstreeks vanuit het berichtensysteem van Booking of via een ander kanaal verstuurt, ziet de AI-medehost die niet. Zijn latere antwoorden kunnen daardoor iets minder nauwkeurig zijn, omdat hij geen toegang heeft tot de volledige gespreksgeschiedenis.

💡 Tip: Centraliseer je gesprekken zo veel mogelijk in het berichtensysteem van Nowistay, zodat de AI-medehost zo consistent en effectief mogelijk blijft.