Zo koppel je je Agoda-accommodatie

Als je Agoda aan Nowistay koppelt, blijven je kalender, prijzen en restricties op Agoda gelijk met je andere platforms, en komen je Agoda-boekingen in dezelfde kalender als Airbnb, Booking.com, Vrbo en Expedia.

Wat Agoda ondersteunt

Na het koppelen synchroniseert Nowistay met Agoda:

• Kalender en beschikbaarheid: een boeking op elk platform sluit de data op Agoda, en een Agoda-boeking sluit ze overal anders
• Prijzen en restricties: je prijs per nacht, minimumverblijven en gesloten data. Agoda prijst per aantal gasten: Nowistay stuurt voor elke bezetting dezelfde prijs per nacht
• Boekingen: nieuwe, gewijzigde en geannuleerde Agoda-boekingen verschijnen in je Nowistay-kalender

Het bedrag van een Agoda-boeking in Nowistay is wat de gast betaalde, Agoda-commissie inbegrepen. Zo vergelijk je Agoda-boekingen direct met je andere platforms.

Wat Agoda niet ondersteunt

Agoda stelt zijn gastberichten niet open voor gekoppelde software. Dat betekent:

• Berichten die gasten in de Agoda-chat schrijven verschijnen niet in je Nowistay-inbox, en de AI-medehost kan ze daar niet beantwoorden. Beantwoord ze vanuit het Agoda Partner Portal.
• Agoda-reviews verschijnen niet in Nowistay.

Agoda geeft het e-mailadres en het telefoonnummer van de gast niet door aan gekoppelde software: de boeking komt binnen met een Agoda-e-mailadres voor de gast, en zonder telefoonnummer. Je automatische berichten gaan per e-mail naar dat Agoda-adres, en antwoordt de gast, dan komt het antwoord in het gesprek van de boeking in Nowistay en reageert de AI-medehost. Wil je de gast ook via WhatsApp bereiken, voeg dan zijn nummer toe aan de boeking: open hem in Boekingen, klik op het potlood (Bewerken) naast de gastgegevens en vul Telefoon in met de internationale landcode. Schrijft de gast zijn nummer in een antwoord, dan slaat de AI-medehost het voor je op in de boeking. Meer hierover in Communicatie met Agoda-gasten automatiseren.

Vereisten

1. Een Agoda-accommodatie met een direct contract met Agoda, met gegevens en foto’s al ingesteld in het Agoda Partner Portal
2. Een accommodatie in Nowistay met de channelmanager-synchronisatie (Nowistay PMS). Nog niet gedaan? Volg De AI-assistent rechtstreeks activeren met Airbnb (optie 1, de methode Nowistay-integratie)
3. Een actief AI Channel Manager-abonnement voor de accommodatie
4. Geen andere channelmanager gekoppeld aan je Agoda-accommodatie, en geen iCal-import erop

Stap 1: kies Channex als channelmanager in Agoda

Agoda accepteert prijzen en beschikbaarheid alleen van de channelmanager die je voor de accommodatie kiest. Eén keer per Agoda-accommodatie (de namen hieronder zijn die van het Engelstalige Partner Portal; in het Nederlands heten ze vergelijkbaar):

1. Log in op het Agoda Partner Portal en kies bovenaan de pagina de accommodatie.
2. Open Rates and availability > Connectivity settings.
3. Kies onder How do you manage your rates and availability? de optie Channel manager.
4. Typ bij Please select a channel manager channex, kies Channex en klik op Save.

Channex is de koppeling die Nowistay met Agoda gebruikt, dus dat is de naam die je in de lijst van Agoda kiest. Verschijnt hij niet, vraag het dan aan de Agoda-support via de knop Need Help.

Je hebt ook de ID van je accommodatie bij Agoda nodig: het is het nummer na ID, naast de naam van de accommodatie, bovenaan het Partner Portal. De kamer- en tariefplan-ID’s die deze pagina noemt heb je niet nodig: Nowistay leest je kamertypes zelf uit.

Stap 2: open de synchronisatie in Nowistay

Klik op de pagina Accommodaties op het menu ”…” van de accommodatiekaart en daarna op “Synchronisatie”.

Stap 3: voeg Agoda toe

Klik in het paneel dat opent op “Een boekingsplatform (OTA) toevoegen”. Open in het venster “Een boekingsplatform (OTA) verbinden” het veld “OTA-platform”, kies “Agoda” en klik op “Volgende”.

Is Agoda het eerste platform dat je aan deze accommodatie koppelt, dan vraagt Nowistay eerst de prijs per nacht te bevestigen die het zal sturen.

[Screenshot nodig: venster Een boekingsplatform verbinden met Agoda geselecteerd]

Stap 4: vul de ID van je Agoda-accommodatie in

Vul in het venster “Agoda verbinden” het nummer in bij “Agoda-accommodatie-ID” en klik op “Volgende”.

• Heeft je Agoda-accommodatie één kamertype, dan wordt ze meteen gekoppeld.
• Heeft ze er meerdere, dan toont de stap “Selecteer kamertype” ze met hun Agoda-kamer-ID. Kies het kamertype dat bij deze Nowistay-accommodatie hoort en klik op “Verbinden”.

[Screenshot nodig: venster Agoda verbinden met het ID-veld]

Gekoppeld

Je ziet “OTA met succes verbonden!” en Agoda verschijnt in het synchronisatiepaneel met de status “Actief”. Nowistay stuurt je kalender, prijzen en restricties meteen naar Agoda: controleer ze een paar minuten later in het Partner Portal.

Meerdere eenheden in één Agoda-accommodatie

Groepeert één Agoda-accommodatie meerdere van je eenheden (één kamertype per eenheid), koppel dan elke Nowistay-accommodatie met dezelfde Agoda-accommodatie-ID:

1. Koppel de eerste eenheid zoals hierboven en kies haar kamertype.
2. Vul bij de volgende eenheid dezelfde ID in. Kamertypes die al aan je andere eenheden gekoppeld zijn, worden verborgen: kies het kamertype van deze eenheid.
3. De eenheid toont ongeveer een minuut “Wordt toegevoegd” terwijl ze aan je hotel wordt toegevoegd, daarna “Actief”. Haar Airbnb- of Vrbo-advertenties blijven intussen werken.

Boekingen van vóór het koppelen

Agoda stuurt Nowistay geen boekingen die vóór het koppelen zijn gemaakt. Vergelijk na het koppelen je Nowistay-kalender met je Agoda-boekingen en voeg elke ontbrekende toe als handmatige boeking. Klik daarna op “Bewerken” bij die boeking en vul het Agoda-boekingsnummer in bij “Boekingsnummer”: wijzigt of annuleert de gast de boeking later op Agoda, dan werkt Nowistay je boeking bij in plaats van haar een tweede keer toe te voegen.

Alle boekingen, wijzigingen en annuleringen op Agoda na het koppelen worden automatisch gesynchroniseerd.

Als het koppelen mislukt

Zie je “Deze Agoda-accommodatie is niet bereikbaar. Controleer de ID en of “Channex” als channelmanager is gekozen in het Agoda Partner Portal.”, controleer dan:

• De ID: het is het nummer na ID naast de naam van de accommodatie in het Partner Portal, niet dat van een kamer of tarief
• De channelmanager: Channex moet gekozen zijn in Connectivity settings (stap 1). Agoda heeft soms even tijd nodig om dat toe te passen: probeer het later opnieuw
• Andere channelmanagers: er mag er geen meer aan de Agoda-accommodatie gekoppeld zijn

Agoda ontkoppelen

Klik in het synchronisatiepaneel op “Verbinding verbreken” op de regel van Agoda. Agoda krijgt dan geen updates meer van Nowistay, en de boekingen die al in Nowistay staan blijven bestaan. Koppel je later opnieuw met dezelfde ID, dan wordt de koppeling hersteld.

Communicatie met Agoda-gasten automatiseren

Schrijf berichten alleen voor Agoda-gasten

Open in Automatiseringen een sjabloon voor gastberichten en daarna “Geavanceerde opties”. Kies bij “Toepassen op reserveringen van” de optie “Agoda” om dat sjabloon alleen naar Agoda-boekingen te sturen, of combineer het met andere platforms. Agoda-gasten krijgen deze berichten per e-mail of WhatsApp, nooit in de Agoda-chat: houd daar rekening mee in je formulering.

Zie Automatische gastmails instellen voor de instellingen van de sjablonen.

Gebruik WhatsApp voor volledige AI-gesprekken

Met het WhatsApp-kanaal gekoppeld, kies je WhatsApp bij de instelling “Verzenden via” van het sjabloon. Het bericht gaat nog steeds per e-mail, en ook via WhatsApp zodra het nummer van de gast in de boeking staat (door jou toegevoegd, of opgeslagen door de AI-medehost als de gast het in een antwoord schrijft). De gast antwoordt vanaf zijn telefoon en de AI-medehost reageert in hetzelfde Nowistay-gesprek. Jij of je team kunnen op elk moment inspringen.