Zo gebruik je automatische WhatsApp-berichten met AI voor je gasten

Met Nowistay kun je nu met je gasten communiceren via WhatsApp, rechtstreeks vanuit dezelfde app waarmee je je accommodaties al beheert. Je kunt automatische berichten versturen, gesprekken starten en je AI-medehost gasten automatisch laten beantwoorden op WhatsApp, net zoals op Airbnb of Booking.com.

Het beste? Je hoeft de WhatsApp-app op je telefoon niet te gebruiken. Alles gebeurt binnen Nowistay, in één gezamenlijke berichtenthread die OTA-berichten (Airbnb, Booking.com) en WhatsApp-berichten op één plek samenbrengt.

Hoe WhatsApp-berichten werken in Nowistay

Wanneer WhatsApp actief is, kunnen je gasten berichten van jou ontvangen op WhatsApp, naast (of in plaats van) de gebruikelijke OTA- of e-mailberichten. Dit kun je doen:

• Automatische berichten met sjablonen versturen via WhatsApp, boekingsbevestigingen, check-in-instructies, check-outherinneringen en meer worden automatisch verstuurd op basis van je sjablonen.
• WhatsApp-gesprekken handmatig starten, stuur een bericht naar elke gast rechtstreeks vanuit de berichtenthread.
• De AI-medehost laten antwoorden op WhatsApp, wanneer een gast een WhatsApp-bericht stuurt, leest de AI-assistent het en antwoordt automatisch, net zoals bij berichten op Airbnb of Booking.com.
• Alle berichten in één thread zien, WhatsApp-berichten, Airbnb-berichten en Booking.com-berichten verschijnen samen in dezelfde gespreksweergave.

De gezamenlijke berichtenthread

Wanneer je een gastgesprek opent in het onderdeel Berichten, zie je één thread die alle communicatiekanalen combineert. Bij elk bericht staat een klein pictogram dat aangeeft waar het vandaan komt: een groen WhatsApp-pictogram of een Airbnb- of Booking.com-logo.

Onderaan de thread kies je welk kanaal je gebruikt om een bericht te versturen. Klik op de kanaalkeuze om te wisselen tussen Airbnb (of de relevante OTA) en WhatsApp. Zo kun je een gast antwoorden via het kanaal dat op dat moment het meest logisch is.

Je zult merken dat:

• Berichten van de gast links verschijnen, met de naam van de gast.
• Berichten van de AI-medehost worden getoond als “Nowistay” met het AI-pictogram.
• Berichten van de host (jij of je team) worden getoond met de naam van het teamlid en een persoonspictogram.
• Elk bericht een kanaalbadge heeft (WhatsApp of Airbnb), zodat je altijd weet waar het is verstuurd of ontvangen.

Belangrijk: je ziet WhatsApp-gesprekken niet in de WhatsApp-app op je telefoon. Alle berichten worden beheerd via Nowistay: je telefoon blijft overzichtelijk en je houdt volledig zicht vanuit het dashboard. De gast ziet de berichten echter wel in zijn WhatsApp-app en kan daar ook op antwoorden.

Automatische WhatsApp-berichten instellen in je sjablonen

Je bestaande sjablonen voor Gastberichten kun je zo configureren dat ze via WhatsApp worden verstuurd. Wanneer je een sjabloon bewerkt, vind je een keuzelijst “Verzenden via” met twee opties:

• Auto, het bericht wordt verstuurd via de OTA (Airbnb, Booking.com) als die beschikbaar is, of anders per e-mail. Als je ook de schakelaar “Ook via WhatsApp versturen” inschakelt, wordt het bericht tegelijkertijd op WhatsApp verstuurd.
• WhatsApp, het bericht wordt alleen via WhatsApp verstuurd (niet via de OTA, indien van toepassing). De WhatsApp-schakelaar staat dan vast aan. Het systeem stuurt ook een e-mailbericht (als de gast een e-mailadres heeft).

De WhatsApp-versie van je berichten schrijven

Ga in de sjablooneditor naar het tabblad “WhatsApp” om de tekst voor WhatsApp te schrijven. Deze versie staat los van de standaardversie (e-mail/OTA) en moet korter zijn, ongeveer 800 tekens na vervanging van de variabelen.

Wil je het niet zelf schrijven? Klik op de knop “WhatsApp genereren” en de AI maakt automatisch een beknopte WhatsApp-versie op basis van de inhoud van je standaardbericht. Dit werkt in al je geconfigureerde talen: als je sjabloon een Franse, Engelse en Spaanse versie heeft, genereert de AI de WhatsApp-tekst voor elk daarvan.

Je kunt dezelfde sjabloonvariabelen gebruiken als in je standaardberichten: {{guest_first_name}}, {{arrival_date}}, {{property_name}}, {{whatsapp_link}} en meer. Ze worden automatisch vervangen door de werkelijke gast- en boekingsgegevens wanneer het bericht wordt verstuurd.

Berichten bekijken en handmatig versturen

Voordat een automatisch bericht wordt verstuurd, kun je precies bekijken wat de gast ontvangt. Open het onderdeel Gastberichten en klik op een sjabloon om het voorbeeldpaneel te openen. Dat toont:

• Een tabblad Standaard voor de OTA-/e-mailversie.
• Een tabblad WhatsApp voor de WhatsApp-versie, met alle variabelen vervangen door echte boekingsgegevens.

Vanuit dit voorbeeld kun je het bericht ook handmatig versturen door op de knop “Nu verzenden” te klikken. Dat is handig als je een specifiek bericht op een specifiek moment wilt activeren, buiten het automatische schema om.

AI-medehost op WhatsApp

De AI-medehost werkt op WhatsApp precies zoals op Airbnb of Booking.com. Wanneer een gast een bericht op WhatsApp stuurt:

1. Verschijnt het bericht in de gezamenlijke thread in je Nowistay-dashboard.
2. Leest de AI het bericht en raadpleegt de welkomstgids, de huisregels en de boekingsgegevens van je accommodatie.
3. Antwoordt de AI binnen enkele seconden automatisch op WhatsApp.

Je kunt de AI op elk moment pauzeren vanuit de threadweergave als je het gesprek liever zelf overneemt. En als je zelf antwoordt, stapt de AI terug en laat jou het gesprek afhandelen.

WhatsApp activeren of deactiveren

WhatsApp-berichten zijn standaard actief voor alle accommodaties waarvoor de AI-medehost is ingeschakeld. Wil je ze uitschakelen:

1. Ga naar Hub → Integraties.
2. Zoek de kaart WhatsApp.
3. Klik op “Ontkoppelen” om WhatsApp-berichten te deactiveren.

Je kunt hem op elk moment opnieuw verbinden via dezelfde pagina.

Prijzen

WhatsApp-berichten worden gefactureerd op basis van gebruik:

• € 0,04 per bericht, dit geldt voor elk bericht dat via WhatsApp loopt: berichten van gasten, berichten van de host en berichten van de AI-assistent.
• Het WhatsApp-gebruik en de identiteitsverificaties worden gecombineerd in één maandelijkse factuur voor al je accommodaties.
• Er wordt één factuur per maand gegenereerd, je hoeft de facturering niet per accommodatie te beheren.

Er zijn geen verborgen kosten of minimumbedragen. Je betaalt alleen voor de berichten die daadwerkelijk worden verstuurd.