So nutzen Sie die automatische WhatsApp-Kommunikation mit KI für Ihre Gäste

Mit Nowistay können Sie jetzt per WhatsApp mit Ihren Gästen kommunizieren, direkt in der App, die Sie ohnehin zur Verwaltung Ihrer Unterkünfte nutzen. Sie können automatische Nachrichten senden, Konversationen beginnen und Ihren KI-Co-Gastgeber Gästen auf WhatsApp automatisch antworten lassen, genau wie auf Airbnb oder Booking.com.

Das Beste daran: Sie müssen die WhatsApp-App auf Ihrem Smartphone nicht verwenden. Alles läuft in Nowistay, in einem einheitlichen Nachrichtenverlauf, der OTA-Nachrichten (Airbnb, Booking.com) und WhatsApp-Nachrichten an einem Ort zusammenführt.

So funktioniert die WhatsApp-Kommunikation in Nowistay

Ist WhatsApp aktiv, können Ihre Gäste Nachrichten von Ihnen zusätzlich zu den üblichen OTA- oder E-Mail-Nachrichten (oder stattdessen) auf WhatsApp erhalten. Das können Sie tun:

• Automatische Vorlagennachrichten über WhatsApp senden: Buchungsbestätigungen, Check-in-Anweisungen, Check-out-Erinnerungen und mehr werden anhand Ihrer Vorlagen automatisch versendet.
• WhatsApp-Konversationen manuell beginnen: Senden Sie direkt aus dem Nachrichtenverlauf eine Nachricht an jeden beliebigen Gast.
• Den KI-Co-Gastgeber auf WhatsApp antworten lassen: Schickt ein Gast eine WhatsApp-Nachricht, liest der KI-Assistent sie und antwortet automatisch, genau wie bei Nachrichten von Airbnb oder Booking.com.
• Alle Nachrichten in einem Verlauf sehen: WhatsApp-, Airbnb- und Booking.com-Nachrichten erscheinen gemeinsam in derselben Konversationsansicht.

Der einheitliche Nachrichtenverlauf

Wenn Sie im Bereich Nachrichten eine Gästekonversation öffnen, sehen Sie einen einzigen Verlauf, der alle Kommunikationskanäle vereint. Jede Nachricht zeigt ein kleines Symbol, das anzeigt, woher sie stammt: ein grünes WhatsApp-Symbol oder ein Airbnb-/Booking.com-Logo.

Am unteren Rand des Verlaufs wählen Sie, über welchen Kanal Sie eine Nachricht senden. Klicken Sie auf die Kanalauswahl, um zwischen Airbnb (oder der jeweiligen OTA) und WhatsApp zu wechseln. So können Sie einem Gast auf dem Kanal antworten, der im jeweiligen Moment am sinnvollsten ist.

Dabei gilt:

• Nachrichten des Gastes erscheinen links, mit dem Namen des Gastes.
• Nachrichten des KI-Co-Gastgebers werden als „Nowistay” mit dem KI-Symbol angezeigt.
• Nachrichten des Gastgebers (von Ihnen oder Ihrem Team) werden mit dem Namen des Teammitglieds und einem Personensymbol angezeigt.
• Jede Nachricht trägt ein Kanal-Badge (WhatsApp oder Airbnb), sodass Sie immer wissen, wo sie gesendet oder empfangen wurde.

Wichtig: Sie sehen die WhatsApp-Konversationen nicht in der WhatsApp-App Ihres Smartphones. Alle Nachrichten werden über Nowistay verwaltet, Ihr Smartphone bleibt aufgeräumt und Sie behalten im Dashboard die volle Übersicht. Der Gast sieht die Nachrichten jedoch in seiner WhatsApp-App und kann dort antworten.

Automatische WhatsApp-Nachrichten in Ihren Vorlagen einrichten

Ihre bestehenden Gastnachrichten-Vorlagen lassen sich für den Versand über WhatsApp konfigurieren. Beim Bearbeiten einer Vorlage finden Sie ein Dropdown „Senden über” mit zwei Optionen:

• Auto: Die Nachricht wird über die OTA (Airbnb, Booking.com) gesendet, sofern verfügbar, andernfalls per E-Mail. Aktivieren Sie zusätzlich den Schalter „Auch über WhatsApp senden”, wird die Nachricht gleichzeitig auf WhatsApp gesendet.
• WhatsApp: Die Nachricht wird nur über WhatsApp gesendet (nicht über die OTA, sofern zutreffend). Der WhatsApp-Schalter ist dann zwangsweise aktiv. Das System sendet zusätzlich eine E-Mail-Nachricht (wenn der Gast eine E-Mail-Adresse hat).

Die WhatsApp-Version Ihrer Nachrichten schreiben

Wechseln Sie im Vorlageneditor auf den Tab „WhatsApp”, um den WhatsApp-spezifischen Text zu verfassen. Diese Version ist von der Standardversion (E-Mail/OTA) getrennt und sollte kürzer sein, etwa 800 Zeichen nach dem Einsetzen der Variablen.

Sie möchten sie nicht selbst schreiben? Klicken Sie auf die Schaltfläche „WhatsApp generieren”, und die KI erstellt automatisch eine knappe WhatsApp-Version auf Basis Ihrer Standardnachricht. Das funktioniert in allen Ihren konfigurierten Sprachen: Hat Ihre Vorlage eine französische, englische und spanische Version, erzeugt die KI den WhatsApp-Text für jede davon.

Sie können dieselben Vorlagenvariablen wie in Ihren Standardnachrichten verwenden, etwa {{guest_first_name}}, {{arrival_date}}, {{property_name}}, {{whatsapp_link}} und weitere. Sie werden beim Versand automatisch durch die tatsächlichen Gast- und Buchungsdaten ersetzt.

Nachrichten in der Vorschau ansehen und manuell senden

Bevor eine automatische Nachricht verschickt wird, können Sie genau sehen, was der Gast erhält. Öffnen Sie den Bereich Gastnachrichten und klicken Sie auf eine Vorlage, um das Vorschaufenster zu öffnen. Es zeigt:

• Einen Tab Standard für die OTA-/E-Mail-Version.
• Einen Tab WhatsApp für die WhatsApp-Version, in der alle Variablen mit echten Buchungsdaten ersetzt sind.

Aus dieser Vorschau können Sie die Nachricht auch manuell senden, indem Sie auf die Schaltfläche „Jetzt senden” klicken. Das ist nützlich, wenn Sie eine bestimmte Nachricht zu einem bestimmten Zeitpunkt außerhalb des automatischen Zeitplans auslösen möchten.

KI-Co-Gastgeber auf WhatsApp

Der KI-Co-Gastgeber funktioniert auf WhatsApp genau wie auf Airbnb oder Booking.com. Wenn ein Gast eine Nachricht auf WhatsApp sendet:

1. Die Nachricht erscheint im einheitlichen Verlauf in Ihrem Nowistay-Dashboard.
2. Die KI liest die Nachricht und prüft den Willkommensführer, die Hausregeln und die Buchungsdetails Ihrer Unterkunft.
3. Die KI antwortet innerhalb von Sekunden automatisch auf WhatsApp.

Sie können die KI jederzeit in der Verlaufsansicht pausieren, wenn Sie die Konversation lieber selbst übernehmen möchten. Und wenn Sie selbst antworten, zieht sich die KI zurück und überlässt Ihnen die Konversation.

WhatsApp aktivieren oder deaktivieren

Die WhatsApp-Kommunikation ist für alle Unterkünfte mit aktiviertem KI-Co-Gastgeber standardmäßig aktiv. So deaktivieren Sie sie:

1. Gehen Sie zu Hub → Integrationen.
2. Suchen Sie die Karte WhatsApp.
3. Klicken Sie auf „Trennen”, um die WhatsApp-Kommunikation zu deaktivieren.

Sie können sie jederzeit auf derselben Seite wieder verbinden.

Preise

Die WhatsApp-Kommunikation wird nach Nutzung abgerechnet:

• 0,04 $ pro Nachricht: Das umfasst jede Nachricht, die über WhatsApp läuft, also Gästenachrichten, Gastgebernachrichten und Nachrichten des KI-Assistenten.
• WhatsApp-Nutzung und Identitätsprüfungen werden zu einer einzigen monatlichen Rechnung für alle Ihre Unterkünfte zusammengefasst.
• Pro Monat wird eine Rechnung erstellt, Sie müssen die Abrechnung nicht pro Unterkunft verwalten.

Es gibt keine versteckten Gebühren und keine Mindestbeträge. Sie zahlen nur für Nachrichten, die tatsächlich gesendet werden.