Die private Wissensdatenbank des KI-Assistenten

Mit der privaten Wissensdatenbank geben Sie Ihrem KI-Assistenten Informationen und Anweisungen, die Sie nicht mit allen Gästen teilen möchten, die ihm aber helfen, in Ihrem Namen richtig zu antworten. Sie ersetzt nicht den Willkommensführer. Informationen, die bereits im Führer stehen, müssen Sie nicht wiederholen. Sie ist nur für vertrauliche, sensible, außergewöhnliche oder kontextbezogene Inhalte gedacht.

Der Willkommensführer sollte alles enthalten, was jeder Gast über die Unterkunft wissen muss: Regeln, Bedienung der Ausstattung, praktische Informationen, Sehenswürdigkeiten usw.

Die private Wissensdatenbank dagegen ist für alles, was der Gast nicht grundsätzlich oder nur in bestimmten Situationen wissen muss. Sie kann auch dazu dienen, dem KI-Assistenten interne Anweisungen zu geben.

Dieser Leitfaden erklärt, wofür diese private Wissensdatenbank (oder FAQ) da ist und wie Sie sie konfigurieren.

1. Wofür ist eine private Wissensdatenbank da?

Vertrauliche oder sensible Informationen teilen

Manche Angaben sollten nicht im Willkommensführer stehen, den Sie mit Ihren Gästen teilen:

• Codes oder Abläufe, die Sie lieber privat halten,
• außergewöhnliche Anweisungen, die nur bei Problemen gelten,
• technische Details zur Unterkunft,
• der Standort des Sicherungskastens usw.

Diese Informationen können für die KI nötig sein, um Sie zu unterstützen, sollten aber nicht für alle Gäste sichtbar sein. Dafür ist die private Wissensdatenbank gedacht.

Bestimmte Anweisungen nicht gegenüber Gästen offenlegen

Ein Gast muss nicht wissen:

• einen internen Ablauf, der ihn nur in einem bestimmten Fall betrifft,
• ein möglicherweise heikles Detail,
• eine Anweisung, die nur gilt, wenn ein Problem auftritt, usw.

In solchen Situationen sorgt die private Wissensdatenbank dafür, dass der KI-Assistent bei Bedarf die richtige Antwort hat, ohne dass sie öffentlich wird.

Anweisungen nur für den KI-Assistenten geben

Sie können auch Folgendes festlegen:

• Details dazu, wie der KI-Assistent bestimmte Antworten formulieren soll,
• interne Vorgaben („wenn X passiert, antworte Y“, „schlage nie Z vor“ usw.),
• Kontextinformationen, die nur für die KI nützlich sind.

Diese Informationen gehören nicht in den Willkommensführer, da sie den Gast nicht betreffen.

Fragen und Antworten einfach ändern und löschen

Jede Frage mit Antwort kann jederzeit aktualisiert werden.

Ist eine Antwort nicht mehr relevant? Zwei Klicks auf das Papierkorbsymbol genügen, um sie zu entfernen.

Nicht doppeln, was schon im Willkommensführer steht

Alles, was jeder Gast nachlesen können soll, muss im Willkommensführer bleiben.

Die private Wissensdatenbank soll diese Informationen nicht wiederholen. Sie ergänzt nur, was vertraulich oder an Bedingungen geknüpft bleiben soll.

2. Wie erstellen Sie Ihre private Wissensdatenbank?

Schritt 1: Den Bereich „Wissensdatenbank“ öffnen

Klicken Sie auf der Seite Unterkünfte auf der Unterkunftskarte auf die Schaltfläche KI.

Scrollen Sie in der Seitenleiste Assistenten-Konfiguration nach unten zum Abschnitt Private Wissensdatenbank des KI-Co-Gastgebers., direkt über Sprachassistent.

Schritt 2: Eine Frage hinzufügen

Klicken Sie auf „Bearbeiten“.
Schreiben Sie eine Frage so, wie ein Gast sie stellen könnte, oder eine Situation, in der der KI-Assistent eine Anweisung erhalten soll.

Beispiele:

• Wie lautet der Code der Schlüsselbox? (wenn er nicht öffentlich sein soll)
• Die Klimaanlage ist sehr laut, ist das normal?
• Was sollte ich bei einem Stromausfall prüfen?
• usw.

Schritt 3: Die Antwort schreiben

Geben Sie die Antwort, die Sie persönlich geben würden, oder die interne Anweisung für Ihren KI-Assistenten an. Die KI gibt Ihren Informationen Vorrang.

Unser Tipp: Seien Sie klar, konkret und knapp.

Beispiel:

• Der Sicherungskasten befindet sich hinter der Tür der Vorratskammer, links.
• Die Klimaanlage ist alt, ein leichtes Geräusch ist normal. Ich plane Renovierungen vor dem Sommer.
• Wenn ein Gast nach X fragt, antworte zuerst mit Y.

Klicken Sie auf „Frage hinzufügen“.

Schritt 4: Festlegen, ob der KI-Assistent Sie kontaktieren soll

Manche Situationen erfordern Ihr Eingreifen (technisches Problem, Vorfall). Für jede Frage entscheiden Sie, ob:

• der KI-Assistent allein antworten darf,
• er Sie per E-Mail und/oder WhatsApp benachrichtigen soll.

Schritt 5: Speichern

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.
Die Frage wird sofort in die private Wissensdatenbank übernommen.

3. So bearbeiten oder löschen Sie eine Frage

Bearbeiten

• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.
• Öffnen Sie die Frage, die Sie ändern möchten.
• Aktualisieren Sie Frage oder Antwort, indem Sie auf den Text klicken.
• Klicken Sie zum Speichern auf das ✅-Symbol.

Löschen

• Doppelklicken Sie auf das Papierkorbsymbol.
• Die Frage wird aus der Wissensdatenbank entfernt.

4. Ihr KI-Assistent nutzt die private Wissensdatenbank automatisch

Nach der Konfiguration gilt für die KI:

• Sie konsultiert bei jeder Gästefrage Ihre private Datenbank,
• wendet Ihre Autonomie-Regeln an,
• stützt sich auf die privaten Antworten und Anweisungen, die Sie festgelegt haben,
• zeigt diese Informationen nie im Willkommensführer an.

Die private Wissensdatenbank ist ein strategisches Werkzeug: Sie ermöglicht es Ihrem KI-Assistenten, präzise und konsistent zu antworten, ohne sensible, bedingte oder vertrauliche Informationen preiszugeben. Sie wird zu einem echten Raum für interne Anweisungen, getrennt vom Willkommensführer, und gibt Ihnen die volle Kontrolle darüber, was die KI weiß und was sie sagen darf.

5. Neu: Die Wissensdatenbank bereichert sich aus Ihren Unterhaltungen

Sie müssen nicht mehr jede Frage und jede Antwort selbst schreiben. Wenn Sie einem Gast persönlich antworten (zum Beispiel nachdem der KI-Assistent Sie um Hilfe gebeten hat), analysiert Nowistay die Unterhaltung und bereitet auf Basis Ihrer Antwort fertige Vorschläge für Fragen und Antworten vor.

Sie finden sie oben in der privaten Wissensdatenbank im Abschnitt „Aus Ihren Unterhaltungen gelernt“. Zusätzlich erscheint ein Banner in Ihrem Nachrichten-Posteingang, wenn neue Vorschläge zur Prüfung bereitliegen.

• Jeder Vorschlag zeigt die Frage, die vorgeschlagene Antwort und den genauen Satz, den Sie dem Gast geschrieben haben und aus dem er gelernt wurde.
• Sie behalten die Kontrolle: Der KI-Assistent verwendet nichts, bevor Sie es freigeben. Übernehmen Sie einen Vorschlag unverändert, bearbeiten Sie zuerst Frage oder Antwort oder verwerfen Sie ihn.
• Ein verworfener Vorschlag kommt nie wieder, und die KI schlägt nur Wissen vor, das nicht bereits durch Ihren Willkommensführer oder Ihre Wissensdatenbank abgedeckt ist.
• Freigegebene Antworten erscheinen in der Liste mit einem „KI“-Badge und sind für Ihren KI-Assistenten innerhalb von etwa einer Stunde aktiv.

Um schneller zu starten, klicken Sie im selben Abschnitt auf „Meine bisherigen Unterhaltungen analysieren“: Nowistay prüft den Unterhaltungsverlauf der Unterkunft einmalig und schlägt alles Nützliche vor, was es findet. Danach werden neue Unterhaltungen jeden Tag automatisch analysiert.