De privékennisbank van de AI-assistent

Met de privékennisbank geef je je AI-assistent informatie en instructies die je niet met alle gasten wilt delen, maar die nodig zijn om hem correct namens jou te laten antwoorden. Ze vervangt de welkomstgids niet. Informatie die al in de gids staat, hoef je niet te herhalen. De kennisbank is alleen bedoeld voor vertrouwelijke, gevoelige, uitzonderlijke of contextafhankelijke inhoud.

De welkomstgids bevat alles wat elke gast over de accommodatie moet weten: regels, bediening van apparatuur, praktische informatie, bezienswaardigheden enzovoort.

De privékennisbank is daarentegen voor alles wat de gast niet systematisch hoeft te weten, of alleen in bepaalde situaties. Je kunt er ook interne instructies voor de AI-assistent in zetten.

In deze gids lees je waarvoor deze privékennisbank (of FAQ) dient en hoe je haar configureert.

1. Waarvoor dient een privékennisbank?

Vertrouwelijke of gevoelige informatie delen

Sommige gegevens horen niet in de welkomstgids die je met je gasten deelt:

• codes of procedures die je liever privé houdt,
• uitzonderlijke instructies die alleen bij problemen gelden,
• technische details over de accommodatie,
• de plek van de meterkast enzovoort.

Deze informatie kan nodig zijn om de AI je te laten helpen, maar mag niet zichtbaar zijn voor alle gasten. Daarvoor is de privékennisbank bedoeld.

Voorkomen dat je bepaalde instructies aan gasten onthult

Een gast hoeft niet te weten:

• een interne procedure die hem alleen in een specifiek geval aangaat,
• een mogelijk gênant detail,
• een instructie die alleen geldt wanneer er een probleem is, enzovoort.

In deze situaties zorgt de privékennisbank ervoor dat de AI-assistent op het juiste moment het juiste antwoord heeft, zonder dat het openbaar wordt.

Instructies geven die alleen voor de AI-assistent bedoeld zijn

Je kunt ook aangeven:

• hoe je wilt dat de AI-assistent bepaalde antwoorden formuleert,
• interne richtlijnen (“als X gebeurt, antwoord Y”, “stel nooit Z voor” enzovoort),
• contextuele elementen die alleen voor de AI nuttig zijn.

Deze informatie hoort niet in de welkomstgids, omdat ze de gast niet aangaat.

Vragen en antwoorden eenvoudig wijzigen en verwijderen

Elke vraag en elk antwoord kun je op elk moment bijwerken.

Is een antwoord niet meer actueel? Twee klikken op het prullenbakpictogram en het is verwijderd.

Niet dupliceren wat al in de welkomstgids staat

Alles wat elke gast moet kunnen raadplegen, blijft in de welkomstgids.

De privékennisbank is niet bedoeld om deze informatie te herhalen. Ze vult alleen aan wat vertrouwelijk of voorwaardelijk moet blijven.

2. Hoe maak je je privékennisbank aan?

Stap 1: Open het gedeelte “Privékennisbank”

Klik op de pagina Accommodaties op de knop AI op de kaart van de accommodatie.

Scrol in het paneel Assistentconfiguratie omlaag naar het gedeelte Privékennisbank van de AI-co-host., net boven Spraakassistent.

Stap 2: Voeg een vraag toe

Klik op “Bewerken”.
Schrijf een vraag zoals een gast die zou stellen, of een situatie waarin de AI-assistent een instructie moet krijgen.

Voorbeelden:

• Wat is de code van de sleutelkluis? (als je die niet openbaar wilt maken)
• De airco maakt veel lawaai, is dat normaal?
• Wat moet ik controleren bij een stroomstoring?
• enzovoort.

Stap 3: Schrijf het antwoord

Geef het antwoord dat je zelf zou geven, of de interne instructie voor je AI-assistent. De AI geeft voorrang aan jouw informatie.

Onze tip: wees duidelijk, specifiek en beknopt.

Voorbeeld:

• De meterkast zit achter de deur van de voorraadkast, aan de linkerkant.
• De airco is oud, een licht geluid is normaal. Ik plan vóór de zomer een renovatie.
• Als een gast naar X vraagt, begin dan met antwoord Y.

Klik op “Een vraag toevoegen”.

Stap 4: Kies of de AI-assistent contact met je moet opnemen

Sommige situaties vereisen jouw tussenkomst (technisch probleem, incident). Per vraag bepaal je of:

• de AI-assistent zelfstandig mag antwoorden,
• hij je per e-mail en/of WhatsApp op de hoogte moet brengen.

Stap 5: Opslaan

Klik op de knop “Opslaan”.
De vraag wordt meteen in de privékennisbank opgenomen.

3. Een vraag bewerken of verwijderen

Bewerken

• Klik op de knop “Bewerken”.
• Open de vraag die je wilt wijzigen.
• Werk de vraag of het antwoord bij door op de tekst te klikken.
• Klik op het pictogram ✅ om op te slaan.

Verwijderen

• Dubbelklik op het prullenbakpictogram.
• De vraag wordt uit de kennisbank verwijderd.

4. Je AI-assistent gebruikt de privékennisbank automatisch

Zodra de kennisbank is geconfigureerd, doet de AI het volgende:

• hij raadpleegt je privébank bij elke vraag van een gast,
• hij past je regels voor zelfstandigheid toe,
• hij baseert zich op de privéantwoorden en instructies die je hebt vastgelegd,
• hij toont deze informatie nooit in de welkomstgids.

De privékennisbank is een strategisch hulpmiddel: je AI-assistent kan hiermee nauwkeurig en consistent antwoorden zonder gevoelige, voorwaardelijke of vertrouwelijke informatie prijs te geven. Ze wordt een echte ruimte voor interne instructies, los van de welkomstgids, en geeft je volledige controle over wat de AI weet en wat hij mag zeggen.

5. Nieuw: de kennisbank verrijkt zichzelf met je gesprekken

Je hoeft niet meer elke vraag en elk antwoord zelf te schrijven. Wanneer je persoonlijk op een gast antwoordt (bijvoorbeeld nadat de AI-assistent om je hulp heeft gevraagd), analyseert Nowistay het gesprek en bereidt het kant-en-klare suggesties voor vragen en antwoorden voor, op basis van wat je hebt geschreven.

Je vindt ze bovenaan de privékennisbank, in het gedeelte “Geleerd uit je gesprekken”. Ook verschijnt er een banner in je inbox met berichten wanneer er nieuwe suggesties op beoordeling wachten.

• Elke suggestie toont de vraag, het voorgestelde antwoord en de exacte zin die je aan de gast hebt geschreven en waaruit de suggestie is afgeleid.
• Jij houdt de controle: de AI-assistent gebruikt niets totdat je het goedkeurt. Je kunt een suggestie ongewijzigd accepteren, eerst de vraag of het antwoord aanpassen, of de suggestie negeren.
• Een genegeerde suggestie komt nooit terug, en de AI stelt alleen kennis voor die nog niet in je welkomstgids of kennisbank staat.
• Goedgekeurde antwoorden verschijnen in de lijst met een “AI”-label en zijn binnen ongeveer een uur actief voor je AI-assistent.

Wil je sneller aan de slag, klik dan in hetzelfde gedeelte op “Mijn eerdere gesprekken analyseren”: Nowistay bekijkt de gespreksgeschiedenis van de accommodatie één keer en stelt alles voor wat nuttig is. Daarna worden nieuwe gesprekken elke dag automatisch geanalyseerd.