AI-spraakassistent: laat je gasten je AI-medehost bellen

Met de spraakassistent kunnen je gasten in een live, natuurlijk gesprek met je AI-medehost praten. Ze kunnen een speciaal telefoonnummer bellen, of rechtstreeks vanuit hun welkomstgids een spraakgesprek starten. De assistent gebruikt dezelfde kennis en dezelfde regels als bij schriftelijke gesprekken, en gesprekken worden naar jou doorgezet wanneer de gast jou nodig heeft.

In dit artikel lees je hoe je de assistent inschakelt, wat het kost, hoe je gasten hem gebruiken en hoe je de controle houdt over je uitgaven.

Wat je nodig hebt

• Een actief abonnement AI Channel Manager voor de accommodatie. Spraak wordt gefactureerd op je gecombineerde maandabonnement (één factuur voor al je accommodaties): wordt je account nog per accommodatie gefactureerd, neem dan contact op met de support om dat eerst om te zetten.
• De AI-assistent ingeschakeld voor die accommodatie. De spraakassistent is een optie van de AI-assistent, dus de assistent zelf moet eerst actief zijn.

Wat het kost

De spraakassistent kost € 10 per maand (excl. btw) voor je hele account, ongeacht voor hoeveel accommodaties je hem inschakelt. Het bevat 60 minuten gesprek per maand, gedeeld door al je accommodaties. Boven de inbegrepen minuten wordt extra gebruik gefactureerd tegen € 0,25 per minuut (excl. btw).

Het wordt gefactureerd op je maandelijkse abonnementsfactuur, samen met je accommodaties. Wanneer je het voor het eerst inschakelt, wordt het bedrag voor de rest van de lopende maand aan je volgende factuur toegevoegd. Inschakelen voor meer accommodaties kost niets extra.

Stap 1: de spraakassistent inschakelen

1. Ga naar de pagina Accommodaties en zoek de kaart van je accommodatie.
2. Klik op de knop “AI” op de kaart. De twee kleine pictogrammen op de knop tonen de status van de schriftelijke assistent en van de spraakassistent. Ze worden groen wanneer ze actief zijn.

1. Scroll in het paneel dat opent naar de sectie Spraakassistent.
2. Zet “Spraakassistent inschakelen” aan en bevestig. Spraak is meteen actief. Als een andere accommodatie al spraak heeft, is deze zonder extra kosten inbegrepen.

Zodra de assistent is ingeschakeld, toont een groene banner het telefoonnummer dat je gasten kunnen bellen, en een meter toont de minuten die deze maand zijn gebruikt over al je accommodaties. Accommodaties in de Verenigde Staten en Canada krijgen een Amerikaans telefoonnummer; alle andere accommodaties krijgen een Frans nummer.

Stap 2: je gasten praten met de assistent

Telefonisch

Gasten bellen gewoon het telefoonnummer van de assistent. Als ze bellen met het telefoonnummer dat bij hun reservering is opgeslagen, worden ze automatisch herkend en begint het gesprek meteen, in hun taal.

Als ze vanaf een ander toestel bellen, vraagt de assistent hen hun 6-cijferige toegangscode op het toetsenbord in te voeren.

Vanuit de welkomstgids

Wanneer de spraakassistent actief is, zien gasten in hun welkomstgids een knop “Praat met je assistent”.

Wanneer gasten de gepersonaliseerde gidslink openen die is verstuurd met {{welcome_guide_url}} of die is gekopieerd uit hun boekingsdetails, is hun spraaktoegang al inbegrepen, mits de spraakassistent actief is. Openen ze in plaats daarvan de algemene link of QR-code van de gids, dan voeren ze het telefoonnummer van hun reservering in, of de 6-cijferige toegangscode uit hun boekingsberichten. Na identificatie begint het gesprek direct.

Waar je de toegangscode vindt

Open een boeking op de pagina Boekingen. Het blok Spraakassistent in de boekingsdetails toont alles voor die gast:

• Toegangscode van de gast: de 6-cijferige code voor deze boeking.
• Telefoonnummer van de assistent: het nummer dat de gast kan bellen.
• Gepersonaliseerde gidslink: de volledige link naar de welkomstgids voor deze boeking. Die bevat toegang tot extra’s en, wanneer actief, spraaktoegang, zodat de gast geen code hoeft in te voeren. De sectie Extra’s toont dezelfde gidslink.

De code is alleen nodig als terugvaloptie: een gast die belt vanaf het telefoonnummer van de reservering wordt automatisch herkend.

De AI-spraakassistent antwoordt vanaf 7 dagen vóór aankomst tot 1 dag na vertrek. De exacte periode staat ook in de boekingsdetails.

Buiten deze periode worden gesprekken naar jou doorgezet. Wanneer een gast het telefoonnummer van de assistent belt en wordt herkend, via het telefoonnummer van zijn of haar reservering of via de toegangscode, gaat de telefoon over op het nummer Mobiele telefoon dat is ingesteld in Accommodatiegegevens. Dit werkt voor elk komend verblijf, hoe ver vooruit ook, en tot 30 dagen na vertrek. Deze doorgezette gesprekken tellen niet mee voor je spraakminuten. Vanuit de welkomstgids blijven spraakgesprekken alleen beschikbaar tijdens de AI-periode.

De toegangsgegevens automatisch versturen

Gebruik {{welcome_guide_url}} in je geautomatiseerde berichten aan gasten. Nowistay personaliseert deze link naar de welkomstgids voor elke boeking: hij bevat toegang tot beschikbare extra’s en voegt alleen spraaktoegang toe wanneer de spraakassistent actief is. Bied je geen extra’s aan, dan opent dezelfde variabele nog steeds de welkomstgids. Je hebt geen aparte link per functie nodig.

Klik in de berichteneditor op Variabele invoegen. Kies {{welcome_guide_url}} onder Accommodatie. Je kunt ook deze spraakgegevens invoegen:

• {{voice_access_code}}: de persoonlijke code van de gast voor de spraakassistent, per telefoon of vanuit de welkomstgids.
• {{voice_phone_number}}: het telefoonnummer van de assistent.

Deze twee spraakvariabelen worden alleen ingevuld wanneer de spraakassistent actief is. Voor een identificatiecode voor extra’s gebruik je {{upsells_access_code}} uit de groep Extra’s, ook bij accommodaties zonder de spraakoptie. Wanneer spraak actief is, is dit dezelfde 6-cijferige code als {{voice_access_code}}.

Bestaande sjablonen die {{welcome_guide_voice_url}} gebruiken, blijven werken. Deze oudere variabele is verborgen in de keuzelijst; gebruik {{welcome_guide_url}} voor nieuwe of bijgewerkte sjablonen.

Wat de assistent tijdens een gesprek kan doen

• Vragen over het verblijf beantwoorden met dezelfde kennis als bij schriftelijke gesprekken: de welkomstgids, je privékennisbank en de gegevens van de accommodatie.
• De taal van de gast spreken.
• Verzoeken afhandelen zoals vroege check-in of late check-out: de assistent overlegt met je team en de gast ontvangt het antwoord later in zijn of haar boekingsberichten.
• Je waarschuwen wanneer iets jouw aandacht nodig heeft, en het gesprek doorzetten naar je telefoon wanneer de gast jou echt nodig heeft.

Meerdere gasten kunnen tegelijk bellen. Elk van hen krijgt een eigen privégesprek over de eigen boeking.

Houd de controle over je uitgaven

De sectie Spraakassistent toont je verbruik in realtime, bijvoorbeeld “35 / 60 min gebruikt deze maand over al je accommodaties”, samen met het extra gebruik dat al voor de maand is geteld. Hetzelfde totaal verschijnt bij elke accommodatie, omdat de minuten worden gedeeld.

Je kunt ook een “Maandelijks budget voor extra gebruik van al je accommodaties (EUR)” instellen. Laat het leeg voor geen limiet. Het budget geldt voor je hele account: wanneer het is bereikt, wordt spraak gepauzeerd voor al je accommodaties totdat je het verhoogt of er een nieuwe maand begint. Bij 80% waarschuwen we je per e-mail.

Uitschakelen

Zet “Spraakassistent inschakelen” uit in dezelfde sectie. Als andere accommodaties spraak behouden, stopt het meteen voor deze accommodatie en verandert je prijs niet. Is het je laatste accommodatie met spraak, dan blijft het actief tot je volgende verlenging, waarna de spraakvergoeding stopt. Je kunt het vóór die datum zonder extra kosten weer inschakelen.

Om gesprekken tijdelijk te stoppen zonder je facturering te wijzigen, gebruik je “De spraakassistent pauzeren” in dezelfde sectie.