Zo synchroniseer je andere kalenders met een iCal-link (Gîtes de France, Clévacances, Hipcamp)

Sommige sites waarop je je accommodatie aanbiedt, zijn niet rechtstreeks met Nowistay verbonden: Gîtes de France, Clévacances, Hipcamp, GreenGo, je eigen website. De meeste geven je een kalenderlink (iCal). Voeg die link toe aan je accommodatie in Nowistay: hun boekingen verschijnen in je kalender en blokkeren die data op Airbnb, Booking.com, Vrbo, Agoda, Expedia en je boekingssite. In ruil geeft Nowistay je een link voor die site, zodat je andere boekingen de data daar ook blokkeren.

Wat er via een kalenderlink synchroniseert

• Boekingen en geblokkeerde data van de site verschijnen in je Kalenders als boekingen met de naam van de kalender (bijvoorbeeld ‘Gîtes de France’), elke kalender met een eigen kleur.
• Hun nachten gaan overal elders dicht: op alle platforms die via Nowistay verbonden zijn en op je site voor directe boekingen.
• Schoonmaakopdrachten worden aangemaakt en toegewezen zoals voor elke andere boeking.
• Wijzigingen worden overgenomen: nieuwe boekingen, nieuwe data en annuleringen worden elke 30 minuten opgehaald.

Een kalenderlink geeft data door, geen prijzen, minimale verblijfsduur of berichten. De meeste sites sturen alleen de data, dus de gastgegevens voeg je zelf toe (zie verder). Sommige sturen meer, en Nowistay vult het voor je in:

Vereisten

1. Een accommodatie die met Nowistay PMS verbonden is (de channel manager die in Nowistay is ingebouwd). Is dat nog niet zo, volg dan Zo koppel je de Airbnb AI-medehost aan je advertentie (optie 1, de methode Nowistay-integratie).
2. Een actief AI Channel Manager-abonnement voor de accommodatie.
3. De kalenderlink (iCal-export) van elke site, zie de volgende stap.

Stap 1: de kalenderlink op de site kopiëren

• Gîtes de France: open in je eigenaarsomgeving de iCal-synchronisatie van de kalender en kopieer de exportlink. Bij sommige relais moet de synchronisatie eerst door het relais worden geactiveerd.
• Clévacances: kopieer in je eigenaarsomgeving de exportlink van de kalender van je accommodatie.
• Hipcamp: open in je dashboard External calendars, voeg een kalender toe voor je plek en kopieer de Export link.
• Elke andere site: zoek in je hostomgeving naar ‘kalender exporteren’, ‘iCal’ of ‘kalender synchroniseren’.

Bij links van Gîtes de France en Clévacances past Nowistay de instellingen van de link automatisch aan wanneer je hem opslaat: de boekingen van de site en je eigenaarsblokkades blijven, de lange periodes die niet te boeken zijn en de kopieën van je andere kalenders vallen weg.

Stap 2: de link toevoegen in Nowistay

1. Ga naar Accommodaties.
2. Open op de kaart van de accommodatie het menu ⋯ en klik op Synchronisatie.
3. Klik in het onderdeel Nowistay, onder Andere kalenders (iCal), op Kalenderlink toevoegen.
4. Vul bij Naam de naam van de site in (bijvoorbeeld ‘Gîtes de France’). Die staat op de boekingen en in de kalender.
5. Plak de link in Kalenderlink (iCal) en klik op Opslaan.

[Screenshot nodig: het onderdeel Andere kalenders (iCal) met een kalenderkaart Gîtes de France]

Nowistay controleert de link en importeert de boekingen binnen een minuut. Je kunt tot 5 kalenders per accommodatie toevoegen.

Links van Airbnb, Booking.com, Vrbo (Abritel), Agoda en Expedia worden geweigerd: deze platforms koppelen volledig met Nowistay (prijzen, boekingen, berichten). Gebruik in plaats daarvan Een boekingsplatform (OTA) toevoegen in hetzelfde onderdeel.

Stap 3: je Nowistay-link aan de site geven

Elke kalenderkaart toont Je Nowistay-link voor gevolgd door de naam van de kalender. Kopieer die link en plak hem in het veld voor kalenderimport van de site, zodat je boekingen van Airbnb, Booking.com en andere de data daar ook blokkeren.

• Elke kalender heeft zijn eigen link: die bevat alle bezette nachten van de accommodatie behalve de boekingen van die site, zo krijgt een site nooit zijn eigen boekingen terug.
• Voor Gîtes de France stuur je de link naar je relais: het relais voegt hem toe aan je kalender.
• De link deelt alleen data (‘Booked’ of ‘Unavailable’), nooit gastgegevens of prijzen.

Gastgegevens en bedrag toevoegen

Als de site ze niet stuurt, voeg je ze toe op de boeking, net als bij een boeking van Airbnb of Booking.com:

• Gastgegevens: open de boeking in Reserveringen, klik op het potlood (Bewerken) naast de gastgegevens en vul Voornaam, Achternaam, E-mail en Telefoon in (met de internationale landcode).
• Bedrag: klik in het onderdeel Financieel van de boeking op het potlood (Financiële gegevens bewerken) en vul het totaal, de schoonmaakkosten en de belasting in.

Je automatische gastberichten worden gepland zoals voor elke boeking, en gaan uit zodra de boeking een manier heeft om de gast te bereiken. Komt er een nieuwe boeking binnen zonder e-mail en zonder telefoonnummer, dan stuurt Nowistay je een e-mail zodat je er op tijd een kunt toevoegen.

Data en annulering volgen altijd de site: wijzig ze daar, Nowistay werkt de boeking bij bij de volgende synchronisatie.

Hoe de synchronisatie werkt

• Elke 30 minuten leest Nowistay elke kalender opnieuw. Om hem meteen te lezen, open je het menu ⋯ van de kalenderkaart en klik je op Nu synchroniseren.
• Nieuwe boeking: die verschijnt met zijn schoonmaakopdracht, en zijn nachten gaan dicht op je andere platforms.
• Gewijzigde data: de boeking verschuift, vrijgekomen nachten gaan weer open, de schoonmaakopdracht volgt.
• Geannuleerde boeking (die verdwijnt uit de kalender van de site): de boeking wordt in Nowistay geannuleerd, zijn nachten gaan weer open en zijn schoonmaakopdracht wordt geannuleerd. Verblijven die al begonnen of voorbij zijn, worden nooit geannuleerd.
• Eigenaarsblokkades: een kalenderlink maakt geen onderscheid tussen een boeking en een blokkade, dus data die je op de site blokkeert, verschijnen ook als boeking, met een schoonmaakopdracht die je kunt verwijderen.
• Overlap: valt de boeking van de site op nachten die elders al geboekt zijn, dan wordt ze toch geïmporteerd en verschijnt ze als dubbele boeking in je kalender.
• Lege kalender: geeft de link plots geen enkele boeking meer, dan annuleert Nowistay niets (dat beschermt je bij een storing van de site) en toont de kaart ‘Deze kalender is leeg’. Zijn de boekingen echt weg, verwijder dan de kalender.
• Kopieën van je andere boekingen: sommige sites sturen de data terug die ze van Nowistay kregen. Nowistay herkent ze en importeert ze niet dubbel. Komt een kopie overeen met een boeking die in de laatste 48 uur is geannuleerd, dan toont de kaart Te controleren met de data: is het een echte boeking op die site, voeg hem dan toe in Nowistay.

In Kalenders, als Boekingen kleuren per bron aan staat in de kalenderinstellingen, beweeg je over Kanalen in de legenda of tik je erop om de kleur van elke kalender te zien.

Een kalender wijzigen of verwijderen

Open het menu ⋯ van de kalenderkaart:

• Link wijzigen past de naam of de link aan (bijvoorbeeld als de site je een nieuwe geeft). Al geïmporteerde boekingen blijven behouden en worden opnieuw gekoppeld.
• Verwijderen stopt de synchronisatie: de komende boekingen van die kalender worden in Nowistay geannuleerd en hun nachten gaan weer open op je andere platforms. Voorbije boekingen blijven in je geschiedenis.