Como sincronizar outros calendários com uma ligação iCal (Gîtes de France, Clévacances, Hipcamp)

Alguns sites onde anuncia o seu alojamento não estão ligados diretamente à Nowistay: Gîtes de France, Clévacances, Hipcamp, GreenGo, o seu próprio site. A maioria dá-lhe uma ligação de calendário (iCal). Adicione essa ligação ao seu alojamento na Nowistay: as reservas desses sites aparecem no seu calendário e bloqueiam essas datas no Airbnb, Booking.com, Vrbo, Agoda, Expedia e no seu site de reservas. Em troca, a Nowistay dá-lhe uma ligação para esse site, para que as suas outras reservas também bloqueiem as datas lá.

O que é sincronizado através de uma ligação de calendário

• As reservas e as datas bloqueadas do site aparecem nos seus Calendários como reservas com o nome do calendário (por exemplo, «Gîtes de France»), cada calendário com a sua cor.
• As noites fecham em todo o lado: em todas as plataformas ligadas através da Nowistay e no seu site de reservas diretas.
• As missões de limpeza são criadas e atribuídas como para qualquer outra reserva.
• As alterações são acompanhadas: novas reservas, novas datas e cancelamentos são atualizados a cada 30 minutos.

Uma ligação de calendário transmite datas, não preços, estadias mínimas nem mensagens. A maioria dos sites envia apenas as datas, por isso é o utilizador que adiciona os dados do hóspede (ver abaixo). Alguns enviam mais, e a Nowistay preenche-os por si:

Pré-requisitos

1. Um alojamento ligado com o Nowistay PMS (o channel manager integrado na Nowistay). Se ainda não estiver, siga Ativar o assistente IA diretamente com o Airbnb (opção 1, o método Integração Nowistay).
2. Uma subscrição AI Channel Manager ativa para o alojamento.
3. A ligação de calendário (exportação iCal) de cada site, ver o passo seguinte.

Passo 1: copiar a ligação de calendário do site

• Gîtes de France: na sua área de proprietário, abra a sincronização iCal do calendário e copie a ligação de exportação. Em alguns relais, a sincronização tem de ser ativada primeiro pelo relais.
• Clévacances: na sua área de proprietário, copie a ligação de exportação do calendário do seu alojamento.
• Hipcamp: no seu painel, abra External calendars, adicione um calendário para o seu espaço e copie o respetivo Export link.
• Qualquer outro site: procure «exportar calendário», «iCal» ou «sincronizar calendário» na sua área de anfitrião.

Nas ligações de Gîtes de France e Clévacances, a Nowistay ajusta automaticamente as definições da ligação quando a guarda: mantém as reservas do site e os seus bloqueios de proprietário, e deixa de fora os longos períodos fechados à venda e as cópias dos seus outros calendários.

Passo 2: adicionar a ligação na Nowistay

1. Vá a Alojamentos.
2. No cartão do alojamento, abra o menu ⋯ e clique em Sincronização.
3. Na secção Nowistay, em Outros calendários (iCal), clique em Adicionar uma ligação de calendário.
4. Em Nome, escreva o nome do site (por exemplo, «Gîtes de France»). Aparece nas reservas e no calendário.
5. Cole a ligação em Ligação do calendário (iCal) e clique em Guardar.

[Captura de ecrã necessária: a secção Outros calendários (iCal) com um cartão de calendário Gîtes de France]

A Nowistay verifica a ligação e importa as reservas em menos de um minuto. Pode adicionar até 5 calendários por alojamento.

As ligações do Airbnb, Booking.com, Vrbo (Abritel), Agoda e Expedia são recusadas: estas plataformas ligam-se por completo à Nowistay (preços, reservas, mensagens). Utilize antes Adicionar uma plataforma de reservas (OTA) na mesma secção.

Passo 3: dar a sua ligação Nowistay ao site

Cada cartão de calendário mostra A sua ligação Nowistay para seguido do nome do calendário. Copie essa ligação e cole-a no campo de importação de calendário do site, para que as suas reservas do Airbnb, Booking.com e outras também bloqueiem as datas lá.

• Cada calendário tem a sua própria ligação: contém todas as noites ocupadas do alojamento exceto as reservas desse site, assim um site nunca recebe de volta as suas próprias reservas.
• Para a Gîtes de France, envie a ligação ao seu relais: é o relais que a adiciona ao seu calendário.
• A ligação partilha apenas datas («Booked» ou «Unavailable»), nunca dados dos hóspedes nem preços.

Adicionar os dados do hóspede e o montante

Quando o site não os envia, adicione-os na reserva, como numa reserva do Airbnb ou da Booking.com:

• Dados do hóspede: abra a reserva em Reservas, clique no lápis (Editar) junto aos dados do hóspede e preencha Nome próprio, Apelido, E-mail e Telefone (com o indicativo internacional).
• Montante: na secção Finanças da reserva, clique no lápis (Editar dados financeiros) e introduza o total, a taxa de limpeza e o imposto.

As suas mensagens automáticas aos hóspedes são agendadas como para qualquer reserva, e são enviadas assim que a reserva tiver uma forma de contactar o hóspede. Quando chega uma nova reserva sem e-mail nem telefone, a Nowistay envia-lhe um e-mail para que possa adicionar um a tempo.

As datas e o cancelamento seguem sempre o site: altere-os lá, e a Nowistay atualiza a reserva na sincronização seguinte.

Como funciona a sincronização

• A cada 30 minutos, a Nowistay volta a ler cada calendário. Para o ler já, abra o menu ⋯ do cartão do calendário e clique em Sincronizar agora.
• Nova reserva: aparece com a sua missão de limpeza, e as noites fecham nas suas outras plataformas.
• Datas alteradas: a reserva desloca-se, as noites libertadas voltam a abrir e a missão de limpeza acompanha.
• Reserva cancelada (desaparece do calendário do site): a reserva é cancelada na Nowistay, as noites voltam a abrir e a missão de limpeza é cancelada. As estadias já iniciadas ou passadas nunca são canceladas.
• Bloqueios de proprietário: uma ligação de calendário não distingue uma reserva de um bloqueio, por isso as datas que bloqueia no site também aparecem como reserva, com uma missão de limpeza que pode eliminar.
• Sobreposição: se a reserva do site calhar em noites já reservadas noutro lado, é importada na mesma e aparece como reserva duplicada no seu calendário.
• Calendário vazio: se a ligação deixar de repente de devolver qualquer reserva, a Nowistay não cancela nada (protege-o de uma falha do site) e o cartão indica «Este calendário está vazio». Se as reservas desapareceram mesmo, remova o calendário.
• Cópias das suas outras reservas: alguns sites devolvem as datas que receberam da Nowistay. A Nowistay reconhece-as e não as importa em duplicado. Quando uma cópia corresponde a uma reserva cancelada nas últimas 48 horas, o cartão mostra A verificar com as datas: se for uma reserva real nesse site, adicione-a na Nowistay.

Em Calendários, quando Colorir as reservas por origem está ligado nas definições do calendário, passe o rato ou toque em Canais na legenda para ver a cor de cada calendário.

Alterar ou remover um calendário

Abra o menu ⋯ do cartão do calendário:

• Alterar a ligação muda o nome ou a ligação (por exemplo, quando o site lhe dá uma nova). As reservas já importadas são mantidas e associadas de novo.
• Remover para a sincronização: as próximas reservas desse calendário são canceladas na Nowistay e as noites voltam a abrir nas suas outras plataformas. As reservas passadas ficam no seu histórico.