Comment synchroniser d'autres calendriers avec un lien iCal (Gîtes de France, Clévacances, Hipcamp)

Certains sites sur lesquels vous louez ne sont pas connectés directement à Nowistay : Gîtes de France, Clévacances, Hipcamp, GreenGo, votre propre site. La plupart vous donnent un lien de calendrier (iCal). Ajoutez ce lien à votre logement dans Nowistay : leurs réservations apparaissent dans votre calendrier et bloquent ces dates sur Airbnb, Booking.com, Vrbo, Agoda, Expedia et votre site de réservation. En retour, Nowistay vous donne un lien à coller sur ce site, pour que vos autres réservations y bloquent aussi les dates.

Ce qui se synchronise avec un lien de calendrier

• Les réservations et dates bloquées du site apparaissent dans vos Calendriers comme des réservations au nom du calendrier (par exemple « Gîtes de France »), chaque calendrier avec sa couleur.
• Leurs nuits se ferment partout ailleurs : sur toutes les plateformes connectées par Nowistay et sur votre site de réservation directe.
• Les missions de ménage sont créées et attribuées comme pour toute autre réservation.
• Les changements suivent : nouvelles réservations, nouvelles dates et annulations sont reprises toutes les 30 minutes.

Un lien de calendrier transmet des dates, pas les prix, les durées minimales ni les messages. La plupart des sites n’envoient que les dates : vous ajoutez alors vous-même les coordonnées du voyageur (voir plus bas). Certains en envoient plus, et Nowistay les reprend pour vous :

Prérequis

1. Un logement connecté avec Nowistay PMS (le channel manager intégré à Nowistay). Si ce n’est pas encore le cas, suivez Comment connecter le co-hôte IA Airbnb à votre annonce (option 1, la méthode Intégration Nowistay).
2. Un abonnement AI Channel Manager actif pour le logement.
3. Le lien de calendrier (export iCal) de chaque site, voir l’étape suivante.

Étape 1 : copier le lien de calendrier sur le site

• Gîtes de France : dans votre espace propriétaire, ouvrez la synchronisation iCal du planning et copiez le lien d’export. Selon votre relais, la synchronisation doit d’abord être activée par le relais.
• Clévacances : dans votre espace propriétaire, copiez le lien d’export du calendrier de votre location.
• Hipcamp : dans votre tableau de bord, ouvrez External calendars, ajoutez un calendrier pour votre emplacement et copiez son Export link.
• Tout autre site : cherchez « exporter le calendrier », « iCal » ou « synchronisation du calendrier » dans votre espace hôte.

Pour les liens Gîtes de France et Clévacances, Nowistay ajuste automatiquement les réglages du lien quand vous l’enregistrez : il garde les réservations du site et vos blocages propriétaire, et laisse de côté les longues périodes fermées à la vente et les copies de vos autres calendriers.

Étape 2 : ajouter le lien dans Nowistay

1. Allez dans Logements.
2. Sur la carte du logement, ouvrez le menu ⋯ et cliquez sur Synchronisation.
3. Dans la section Nowistay, sous Autres calendriers (iCal), cliquez sur Ajouter un lien de calendrier.
4. Dans Nom, écrivez le nom du site (par exemple « Gîtes de France »). Il s’affiche sur les réservations et dans le calendrier.
5. Collez le lien dans Lien du calendrier (iCal) et cliquez sur Sauvegarder.

[Capture d’écran nécessaire : la section Autres calendriers (iCal) avec une carte de calendrier Gîtes de France]

Nowistay vérifie le lien et importe les réservations en moins d’une minute. Vous pouvez ajouter jusqu’à 5 calendriers par logement.

Les liens d’Airbnb, Booking.com, Vrbo (Abritel), Agoda et Expedia sont refusés : ces plateformes se connectent entièrement à Nowistay (prix, réservations, messages). Utilisez plutôt Ajouter une plateforme de réservation (OTA) dans la même section.

Étape 3 : donner votre lien Nowistay au site

Chaque carte de calendrier affiche Votre lien Nowistay pour suivi du nom du calendrier. Copiez ce lien et collez-le dans le champ d’import de calendrier du site, pour que vos réservations Airbnb, Booking.com et autres y bloquent aussi les dates.

• Chaque calendrier a son propre lien : il contient toutes les nuits occupées du logement sauf les réservations de ce site, ainsi un site ne reçoit jamais ses propres réservations en retour.
• Pour Gîtes de France, envoyez le lien à votre relais : c’est le relais qui l’ajoute à votre planning.
• Le lien ne partage que des dates (« Booked » ou « Unavailable »), jamais les coordonnées des voyageurs ni les prix.

Ajouter les coordonnées du voyageur et le montant

Quand le site ne les envoie pas, ajoutez-les sur la réservation, comme pour une réservation Airbnb ou Booking.com :

• Coordonnées du voyageur : ouvrez la réservation dans Réservations, cliquez sur le crayon (Modifier) à côté des informations du voyageur et renseignez Prénom, Nom, Email et Téléphone (avec l’indicatif international).
• Montant : dans la section Financier de la réservation, cliquez sur le crayon (Modifier les informations financières) et saisissez le total, les frais de ménage et la taxe.

Vos messages automatiques aux voyageurs sont programmés comme pour toute réservation, et partent dès que la réservation a un moyen de joindre le voyageur. Quand une nouvelle réservation arrive sans email ni téléphone, Nowistay vous envoie un email pour que vous puissiez en ajouter un à temps.

Les dates et l’annulation suivent toujours le site : modifiez-les là-bas, Nowistay met la réservation à jour à la synchronisation suivante.

Comment se comporte la synchronisation

• Toutes les 30 minutes, Nowistay relit chaque calendrier. Pour le relire tout de suite, ouvrez le menu ⋯ de la carte du calendrier et cliquez sur Synchroniser maintenant.
• Nouvelle réservation : elle apparaît avec sa mission de ménage, et ses nuits se ferment sur vos autres plateformes.
• Dates modifiées : la réservation se déplace, les nuits libérées se rouvrent, la mission de ménage suit.
• Réservation annulée (elle disparaît du calendrier du site) : la réservation est annulée dans Nowistay, ses nuits se rouvrent et sa mission de ménage est annulée. Les séjours déjà commencés ou passés ne sont jamais annulés.
• Blocages propriétaire : un lien de calendrier ne distingue pas une réservation d’un blocage, donc les dates que vous bloquez sur le site apparaissent aussi comme une réservation, avec une mission de ménage que vous pouvez supprimer.
• Chevauchement : si la réservation du site tombe sur des nuits déjà réservées ailleurs, elle est quand même importée et apparaît comme une double réservation dans votre calendrier.
• Calendrier vide : si le lien ne renvoie soudain plus aucune réservation, Nowistay n’annule rien (cela vous protège d’une panne du site) et la carte indique « Ce calendrier est vide ». Si les réservations ont vraiment disparu, retirez le calendrier.
• Copies de vos autres réservations : certains sites renvoient les dates qu’ils ont reçues de Nowistay. Nowistay les reconnaît et ne les importe pas en double. Quand une copie correspond à une réservation annulée dans les dernières 48 heures, la carte affiche À vérifier avec ses dates : s’il s’agit d’une vraie réservation sur ce site, ajoutez-la dans Nowistay.

Dans Calendriers, quand Colorer les réservations par source est activé dans les réglages du calendrier, survolez ou touchez Canaux dans la légende pour voir la couleur de chaque calendrier.

Modifier ou retirer un calendrier

Ouvrez le menu ⋯ de la carte du calendrier :

• Modifier le lien change le nom ou le lien (par exemple quand le site vous en donne un nouveau). Les réservations déjà importées sont conservées et retrouvées.
• Retirer arrête la synchronisation : les réservations à venir de ce calendrier sont annulées dans Nowistay et leurs nuits se rouvrent sur vos autres plateformes. Les réservations passées restent dans votre historique.