Nowistay stap voor stap instellen: de complete checklist
Bijgewerkt
0 van 0 gedaan
Deze checklist zet alles op een rij wat je moet doen om je verhuur naar Nowistay over te zetten, in de volgorde die verrassingen voorkomt. Vink elk punt af zodra het klaar is: je voortgang wordt in deze browser bewaard. Elk punt linkt naar de uitgebreide handleiding, zodat je alleen opent wat je nodig hebt.
In de app volgt de balk Voltooi uw configuratie bovenaan elke pagina een deel van deze lijst.
Voordat je begint: wat je bij de hand moet hebben
Verzamel dit vóór je eerste sessie, dan gaat het twee keer zo snel:
Je Airbnb-inloggegevens. Ben je medehost op het account van een eigenaar? Je hebt diens wachtwoord niet nodig: de eigenaar krijgt een e-mail om toestemming te geven.
Toegang tot je Booking.com-extranet, en de telefoon die de beveiligingscode ontvangt (vaak die van de eigenaar).
Als je ze gebruikt: je Vrbo-inloggegevens en de telefoon die de sms-code ontvangt, je toegang tot Expedia Partner Central en je Hotel-ID, je toegang tot Agoda.
De naam van de tool die je nu gebruikt (PMS of channel manager). Zeg die nog niet op.
De lijst van je team: voor- en achternaam, e-mail, mobiel nummer in internationaal formaat (+31…), rollen en de accommodaties waarvoor ze werken.
De merken van je slimme sloten en de inloggegevens van hun apps.
Per accommodatie: toegangsinstructies, wifi, voorzieningen met hun merk, huisregels, afval, parkeren, noodcontacten. Per gebouw: de gedeelde informatie.
Stap 1: Je account aanmaken en je accommodaties importeren
Maak je account aan op app.nowistay.com: voor de registratie is geen kaart nodig.
Klik op de pagina Accommodaties op Een accommodatie toevoegen en beantwoord Hoe beheert u uw boekingen vandaag? Gebruik je een PMS en stap je daarvan over, volg dan eerst de bijbehorende migratiegids: een Airbnb-account accepteert maar één channel manager. Alle paden in detail
Als je op Airbnb adverteert
Klik op Ja, importeren vanuit Airbnb en daarna op Verbinden met Airbnb. Alle advertenties van dat Airbnb-account zijn aangevinkt: vink de advertenties uit die je wilt overslaan. Prijzen, beschikbaarheid, inchecktijden, schoonmaakkosten en capaciteit komen van Airbnb. Importeren vanuit Airbnb
Medehost op het account van de eigenaar: klik op De eigenaar om toestemming vragen; de eigenaar keurt het goed vanuit de e-mail.
Lees wat er verandert op Airbnb wanneer Nowistay je channel manager wordt (kostenmodel “alleen host”, tariefaanpassing).
Als je niet op Airbnb staat (alleen Booking.com, Vrbo, Expedia of Agoda)
Maak elke accommodatie handmatig aan: Nee, handmatig toevoegen (na Adverteert u op Airbnb?) of Overslaan en accommodatie handmatig toevoegen. Vul de naam, het adres, de capaciteit en de tijden in. Een accommodatie handmatig toevoegen
Je platform koppel je in stap 4: een koppeling vereist een actief abonnement (stap 3).
Na de import opent Nowistay Accommodaties activeren. Je kunt meteen je proefperiode starten, of eerst Accommodaties openen in het menu en je welkomstgidsen schrijven (stap 2): daarvoor heb je geen abonnement nodig.
Stap 2: Een welkomstgids schrijven voor elke accommodatie
De welkomstgids is wat de AI over de accommodatie weet. Wat er niet in staat, weet de AI niet, en dan geeft die de vraag aan jou door.
Maak de gids aan met de Wizard voor gidsaanmaak, of met de knop Gids op elke accommodatiekaart. De wizard leest je Airbnb-advertentie als je er een hebt; zonder Airbnb vul je de gids zelf in. De welkomstgids maken
Lees hem na en vul hem aan: toegang, wifi, voorzieningen en hun merk, regels, afval, parkeren, noodgevallen. Zet in tekst wat alleen op foto’s te zien is: de AI leest geen afbeeldingen. Wat de AI leest
Meerdere eenheden in hetzelfde gebouw: maak één gids af, gebruik daarna Kopiëren van een bestaande gids voor de andere (dat vervangt hun inhoud) en pas aan wat verschilt.
Vertaal de gids in de talen van je gasten met Vertalen. De gids vertalen
Schrijf je eigen regels in de privékennisbank, bijvoorbeeld “nooit een datumwijziging accepteren zonder mijn akkoord”, met Vereist tussenkomst van de host? aangevinkt. Privékennisbank
Stap 3: Je gratis proefperiode starten en de AI laten antwoorden
Kies op Accommodaties activeren voor elke accommodatie AI Channel Manager, Alleen gids of Geen, en je Factureringsvaluta (die kan achteraf niet meer worden gewijzigd). Klik op Mijn gratis proefperiode starten: je kaart wordt opgeslagen en er wordt niets afgeschreven vóór het einde van de 30 dagen (alleen bij je eerste abonnement). Abonnement en facturen
Vanaf dan beantwoordt de AI je gasten in de modus Automatisch, op basis van de welkomstgids uit stap 2. De AI-assistent instellen
Optioneel: wil je de antwoorden liever controleren voordat ze worden verstuurd? Op de accommodatie: knop AI › Antwoordmodus › Concept. Hoe de AI je gasten antwoordt
In Concept stuurt de AI niets naar de gast en e-mailt je het antwoord dat die zou hebben verstuurd (naar het e-mailadres van je account); jij antwoordt de gast zelf, bijvoorbeeld door het concept te kopiëren. Het concept wordt achteraf nooit verstuurd en de acties van de AI (verzoeken aan je team, aanpassingen van boekingen) worden niet uitgevoerd. Automatische berichten (stap 8) worden wel gewoon verstuurd.
Stap 4: Je andere platforms koppelen en je kalender controleren
Op de accommodatiekaart: … › Synchronisatie › Een boekingsplatform (OTA) toevoegen, voor elk platform: Booking.com (kies in het extranet Switch providers, nooit Deactivate), Vrbo, Agoda, Expedia (kalenders en boekingen).
Niet op Airbnb: bij een handmatig aangemaakte accommodatie vraagt Nowistay eerst Gebruikt u momenteel een channel manager (PMS) voor deze accommodatie?: antwoord Nee, ik gebruik geen PMS. Vul voor het eerste platform een Standaard nachttarief in en stel daarna je prijzen en minimumverblijven in de Nowistay-kalender in: je platforms krijgen ze voortaan van daaruit. Prijzen en beschikbaarheid
Controleer in de kalender de komende boekingen, de prijzen en de beschikbaarheid van elke accommodatie.
Stel je tariefaanpassing per platform in, bijvoorbeeld hogere prijzen op Airbnb om de kosten van Airbnb te dekken. Tarieven voor een kanaal aanpassen
Vrbo-boekingen van vóór de koppeling: voeg ze handmatig toe. Directe boekingen uit je oude tool: importeer ze uit een CSV-bestand.
Stap 5: De gegevens van elke accommodatie controleren
… › Accommodatiegegevens: Vroegste aankomsttijd (check-in), Laatste vertrektijd (check-out), capaciteit, Standaard schoonmaakkosten en je telefoonnummer. Airbnb-inchecktijden die op “flexibel” staan, worden niet geïmporteerd. Instellingen van de accommodatie
… › Advertentiegegevens: soort ruimte, titel en beschrijving, slaapkamers, bedden, badkamers en voorzieningen. Advertentiegegevens
Directe boekingen: stel je toeristenbelasting in via Integraties › Directe boeking › Belastingen, categorie Toeristenbelasting. Belastingen
Stap 6: Een melding krijgen wanneer de AI je nodig heeft
Installeer de Nowistay-app op je telefoon en kies daarna Push op dit apparaat inschakelen. De app installeren
Kies in de Assistentconfiguratie van elke accommodatie onder Meldingen: E-mail, Mobiel of beide. Meldingen van de AI
Kies je andere meldingen per gebeurtenis (boekingen, opdrachten, betalingen). Meldingen beheren
Stap 7: Je team toevoegen en de schoonmaak automatiseren
Maak je zelf schoon en werk je alleen? Sla deze stap dan over.
Teams › +: voor- en achternaam, e-mail, mobiel nummer, rollen (Schoonmaak, Onderhoud, Spoed, Check-in, Manager, Eigenaar), Toegewezen accommodaties. Laat Uitnodiging per e-mail sturen aangevinkt: de persoon ontvangt de link naar zijn of haar dashboard. Je team toevoegen
Via het tandwielpictogram naast elk teamlid: Taal van meldingen, Terugkerende vrije dagen en Specifieke vrije dagen. Instellingen van een teamlid
Incidenten die gasten melden, komen bij jou terecht. Zodra je er een accepteert, wordt het een opdracht voor de rol Onderhoud: geef die rol aan iemand voor elke accommodatie. Incidenten en verzoeken
Een checklist aanmaken voor de schoonmaak. Bij het afronden van de opdracht wordt om een foto gevraagd. Checklists
Schakel in Automatiseringen de Schoonmaakautomatisering in en kies de toewijzingsmodus: Handmatige toewijzing, Automatisch gebalanceerde verdeling, Wie het eerst komt, het eerst maalt of Vaste schoonmaker met vervangers. Automatisering inschakelen, toewijzingsmodi
Verzoeken voor vroeg inchecken en laat uitchecken gaan naar de toegewezen schoonmaker (AI-teamcoördinatie, standaard ingeschakeld). Beslis je liever zelf? Schakel Verzoeken rechtstreeks naar mij sturen in. Vroeg inchecken en laat uitchecken
Klik op de pagina Reserveringen op Ontbrekende schoonmaakbeurten aanmaken voor de komende boekingen die al in de kalender staan.
Leg je team uit hoe het werkt: iedereen krijgt de avond ervoor om 18.00 uur zijn of haar planning en heeft een dashboard met zijn of haar opdrachten. Het teamdashboard
Stap 8: Berichten aan gasten en slimme sloten
Automatiseringen › Gastberichten › Berichten beheren: klik op Genereren met AI om de berichten voor de boekingsbevestiging, de check-in en de check-out aan te maken, en pas ze daarna aan. Voeg de link naar de gids toe met de variabele {{welcome_guide_url}}. Automatische berichten
Schakel tegelijk de snelle antwoorden en geplande berichten van Airbnb uit, zodat gasten nooit twee berichten krijgen. Automatische berichten worden verstuurd zodra ze bestaan, ongeacht de Antwoordmodus.
Koppel je slimme sloten: voor elke boeking wordt een paar dagen vóór aankomst (standaard 5) een code aangemaakt die tijdens het verblijf werkt. Handleidingen voor slimme sloten per merk
Wanneer je er klaar voor bent, kunnen deze punten wachten tot na de livegang:
Lees de eerste gesprekken van de AI met je gasten. Geeft de AI een vraag aan jou door of heeft die geen antwoord, vul dan de welkomstgids of de privékennisbank aan.
Bekijk in de privékennisbank Geleerd uit je gesprekken: antwoorden die uit je eigen berichten zijn gehaald. Klik bij de goede op Toevoegen aan kennis. Privékennisbank
Heb je Concept gekozen? Bevallen de concepten je: AI › Antwoordmodus › Automatisch, accommodatie per accommodatie.
Optioneel: met Tijden zonder AI blijft de AI stil tijdens de tijdvakken die je kiest. Een bericht dat dan binnenkomt, beantwoordt de AI achteraf niet: dat doe jij.
Zodra je live bent
Elke ochtend: lees de Dagelijkse briefing op je dashboard (wat jou nodig heeft, de wissels van vandaag, de komende 48 uur).
Wanneer de AI de vraag aan jou doorgeeft: beantwoord de gast. Je antwoord kan terugkomen als suggestie in Geleerd uit je gesprekken.
Een verzoek om vroeg inchecken zonder antwoord van de schoonmaker komt na 30 minuten bij jou terug.
Een ontevreden gast: je krijgt een melding Ontevreden gast; neem contact op vóór het vertrek. Stemming van de gast
Een nieuwe accommodatie: import, gids en abonnement, zoals hierboven. Een nieuw teamlid: Teams, met de accommodaties waarvoor het werkt.
Hoeveel tijd het kost
Een Airbnb-account importeren duurt ongeveer een minuut, en een welkomstgids maken een paar minuten per accommodatie, plus je eigen controle. Volg daarna de eerste gesprekken om de hiaten in de gids op te vullen. Heb je veel accommodaties, begin dan met een paar en voeg de rest daarna toe.
Hulp nodig?
De chat Hulp nodig? in de app antwoordt meteen, en het team is bereikbaar via hello@nowistay.com.
