Puesta en marcha de Nowistay paso a paso: la lista completa
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Esta lista recoge todo lo que hay que hacer para pasar tus alquileres a Nowistay, en el orden que evita sorpresas. Marca cada punto a medida que avanzas: tu progreso se guarda en este navegador. Cada punto enlaza con la guía detallada, así que solo abres lo que necesitas.
En la aplicación, la barra Finaliza tu configuración en la parte superior de cada página sigue una parte de esta lista.
Antes de empezar: lo que debes tener a mano
Reúne todo esto antes de tu primera sesión, irá el doble de rápido:
Tus datos de acceso a Airbnb. ¿Eres coanfitrión en la cuenta de un propietario? No necesitas su contraseña: el propietario recibe un email de autorización.
El acceso a tu extranet de Booking.com, y el teléfono que recibe su código de seguridad (a menudo el del propietario).
Si los usas: tus datos de acceso a Vrbo y el teléfono que recibe su código por SMS, tu acceso a Expedia Partner Central y tu Hotel ID, tu acceso a Agoda.
El nombre de la herramienta que usas hoy (PMS o channel manager). No la canceles todavía.
La lista de tu equipo: nombre y apellido, email, número de móvil en formato internacional (+34…), roles y alojamientos que cubre cada persona.
Las marcas de tus cerraduras inteligentes y los datos de acceso de sus aplicaciones.
Para cada alojamiento: instrucciones de acceso, wifi, equipamiento con sus marcas, normas de la casa, basura, aparcamiento, contactos de emergencia. Para cada edificio: la información común.
Paso 1: crea tu cuenta e importa tus alojamientos
Crea tu cuenta en app.nowistay.com: no se pide ninguna tarjeta para registrarte.
Haz clic en Sí, importar desde Airbnb y después en Conectar con Airbnb. Todos los anuncios de esa cuenta de Airbnb aparecen marcados: desmarca los que quieras dejar fuera. Los precios, la disponibilidad, las horas de llegada, la tarifa de limpieza y la capacidad vienen de Airbnb. Importar desde Airbnb
Coanfitrión en la cuenta del propietario: haz clic en Pedir autorización al propietario; el propietario da su aprobación desde el email.
Lee qué cambia en Airbnb cuando Nowistay pasa a ser tu channel manager (comisión solo para el anfitrión, ajuste de tarifas).
Si no estás en Airbnb (solo Booking.com, Vrbo, Expedia o Agoda)
Crea cada alojamiento a mano: No, agregar manualmente (tras ¿Tienes anuncios en Airbnb?) u Omitir y agregar propiedad manualmente. Rellena su nombre, dirección, capacidad y horarios. Añadir un alojamiento a mano
Tu plataforma se conecta en el paso 4: una conexión requiere una suscripción activa (paso 3).
Tras la importación, Nowistay abre Activa tus propiedades. Puedes empezar tu prueba ahora mismo, o abrir Propiedades en el menú y escribir primero tus guías de bienvenida (paso 2): no requieren suscripción.
Paso 2: escribe la guía de bienvenida de cada alojamiento
La guía de bienvenida es lo que la IA sabe del alojamiento. Lo que no está en ella, la IA no lo sabe, y te pasa la pregunta a ti.
Crea la guía con el Asistente para la creación de guías, o con el botón Guía de cada tarjeta de alojamiento. El asistente lee tu anuncio de Airbnb cuando lo hay; sin Airbnb, la rellenas tú. Crear la guía de bienvenida
Revísala y complétala: acceso, wifi, equipamiento y sus marcas, normas, basura, aparcamiento, emergencias. Escribe como texto lo que solo aparece en fotos: la IA no lee las imágenes. Lo que lee la IA
Varios alojamientos en el mismo edificio: termina una guía y después usa Copiar desde una guía existente en las demás (sustituye su contenido) y modifica lo que cambie.
Traduce la guía a los idiomas de tus huéspedes con Traducir. Traducir la guía
Escribe tus propias reglas en la base de conocimientos privada, por ejemplo «no aceptar nunca un cambio de fechas sin mi aprobación», con ¿Requiere la intervención del anfitrión? marcado. Base de conocimientos privada
Paso 3: empieza tu prueba gratuita y deja que la IA responda
En Activa tus propiedades, elige AI Channel Manager, Solo guía o Ninguno para cada alojamiento, y tu Moneda de facturación (no se puede cambiar después). Haz clic en Empezar mi prueba gratis: tu tarjeta queda guardada y no se cobra nada antes del final de los 30 días (solo en la primera suscripción). Suscripción y facturas
Desde ese momento, la IA responde a tus huéspedes en modo Automático, a partir de la guía de bienvenida del paso 2. Configurar el asistente IA
Opcional: ¿prefieres revisar sus respuestas antes de que salgan? En el alojamiento, botón IA › Modo de respuesta › Borrador. Cómo responde la IA a tus huéspedes
En Borrador, la IA no envía nada al huésped: te manda por email la respuesta que habría enviado (a la dirección de email de tu cuenta), y eres tú quien responde al huésped, por ejemplo copiando el borrador. El borrador nunca se envía después, y las acciones de la IA (solicitudes a tu equipo, actualizaciones de la reserva) no se ejecutan. Los mensajes automáticos (paso 8) se envían igualmente.
Paso 4: conecta tus otras plataformas y revisa tu calendario
En la tarjeta del alojamiento, … › Sincronización › Añadir una plataforma de reservas (OTA), para cada plataforma: Booking.com, Vrbo, Agoda, Expedia (calendarios y reservas). En la extranet de Booking.com, elige Switch providers (Cambiar de proveedor), nunca Deactivate (Desactivar).
Sin Airbnb: en un alojamiento creado a mano, Nowistay pregunta primero ¿Utiliza actualmente un channel manager (PMS) para esta propiedad?: responde No, no uso un PMS. Para la primera plataforma, introduce una Tarifa por noche predeterminada y después fija tus precios y estancias mínimas en el calendario de Nowistay: a partir de ahora, tus plataformas los reciben de ahí. Precios y disponibilidad
Revisa en el calendario las próximas reservas, los precios y la disponibilidad de cada alojamiento.
Fija tu ajuste de tarifas por plataforma, por ejemplo precios más altos en Airbnb para cubrir su comisión. Ajustar las tarifas de un canal
Reservas de Vrbo hechas antes de la conexión: añádelas a mano. Reservas directas de tu antigua herramienta: impórtalas desde un archivo CSV.
Cuando todas tus plataformas estén conectadas a Nowistay, cancela tu antigua herramienta y después revisa tus estancias mínimas y los ajustes de disponibilidad de Airbnb.
Paso 5: revisa los datos de cada alojamiento
… › Información del alojamiento: Hora de llegada más temprana (check-in), Hora de salida más tardía (check-out), capacidad, Tarifa de limpieza por defecto y tu número de teléfono. Las horas de llegada de Airbnb configuradas como «flexible» no se importan. Ajustes de la propiedad
… › Detalles del anuncio: tipo de espacio, título y descripción, dormitorios, camas, baños y servicios. Detalles del anuncio
Reservas directas: configura tu tasa turística en Integraciones › Reserva directa › Impuestos, categoría Tasa turística. Impuestos
Paso 6: recibe un aviso cuando la IA te necesite
Instala la aplicación de Nowistay en tu teléfono y después toca Activar push en este dispositivo. Instalar la aplicación
En la Configuración del asistente de cada alojamiento, elige en Notificaciones: Email, Móvil o ambos. Notificaciones de la IA
¿Limpias tú mismo y trabajas solo? Sáltate este paso.
Equipos › +: nombre y apellido, email, móvil, roles (Limpieza, Mantenimiento, Urgencias, Check-in, Manager, Propietario), Alojamientos asignados. Deja marcada la casilla Enviar una invitación por correo electrónico: la persona recibe el enlace a su panel. Añadir tu equipo
Con el icono de engranaje junto a cada miembro: Idioma de notificaciones, Días de descanso recurrentes y Ausencias puntuales. Ajustes de un miembro
Las incidencias que comunican los huéspedes te llegan a ti. Cuando aceptas una, se convierte en una misión para el rol Mantenimiento: da ese rol a alguien en cada alojamiento. Incidencias y solicitudes
Crear una lista de verificación para la limpieza. Se pide una foto al completar la misión. Listas de verificación
En Automatizaciones, activa la Automatización Limpieza y elige el modo de asignación: Asignación manual, Distribución equilibrada, Primero en llegar, primero en servir o Personal de limpieza principal con suplentes. Activar la automatización, modos de asignación
Las solicitudes de check-in anticipado y check-out tardío van a la persona de limpieza asignada (Coordinación IA Equipo, activada por defecto). ¿Prefieres decidir tú? Activa Enviarme las solicitudes directamente. Check-in anticipado y check-out tardío
En Reservas, haz clic en Crear las limpiezas que faltan para las próximas reservas que ya están en el calendario.
Explica a tu equipo cómo funciona: cada persona recibe su programa la víspera a las 18:00 y tiene un panel con sus misiones. El panel del equipo
Paso 8: mensajes a los huéspedes y cerraduras inteligentes
Automatizaciones › Mensajes a Huéspedes › Gestionar mensajes: haz clic en Generar con IA para crear los mensajes de confirmación de reserva, de llegada y de salida, y después adáptalos. Añade el enlace de la guía con la variable {{welcome_guide_url}}. Mensajes automáticos
Al mismo tiempo, desactiva las respuestas rápidas y los mensajes programados de Airbnb, para que los huéspedes nunca reciban dos mensajes. Los mensajes automáticos se envían en cuanto existen, sea cual sea el Modo de respuesta.
Conecta tus cerraduras inteligentes: se crea un código para cada reserva unos días antes de la llegada (5 por defecto), válido durante toda la estancia. Guías de cerraduras por marca
Cuando estés listo, esto puede esperar a que todo esté en marcha:
Lee las primeras conversaciones de la IA con tus huéspedes. Cuando te pase una pregunta o le falte una respuesta, completa la guía de bienvenida o la base de conocimientos privada.
En la base de conocimientos privada, revisa Aprendido de tus conversaciones: respuestas sacadas de tus propios mensajes. Haz clic en Añadir al conocimiento en las que sean correctas. Base de conocimientos privada
¿Elegiste Borrador? Cuando los borradores te convenzan: IA › Modo de respuesta › Automático, alojamiento por alojamiento.
Opcional: el Horario sin IA mantiene a la IA en silencio durante las franjas que elijas. La IA no responde después a un mensaje recibido en esas franjas: lo respondes tú.
Una vez en marcha
Cada mañana: lee el Resumen del día en tu panel (lo que requiere tu atención, las entradas y salidas de hoy, las próximas 48 horas).
Cuando la IA te pasa la conversación: responde al huésped. Tu respuesta puede volver como sugerencia en Aprendido de tus conversaciones.
Una solicitud de check-in anticipado sin respuesta de la persona de limpieza vuelve a ti al cabo de 30 minutos.
Un huésped insatisfecho: recibes una alerta Huésped descontento; contacta con él antes de que se vaya. Estado de ánimo del huésped
Un alojamiento nuevo: importación, guía y suscripción, como arriba. Un miembro nuevo del equipo: Equipos, con sus alojamientos.
Cuánto tiempo lleva
Importar una cuenta de Airbnb lleva alrededor de un minuto, y crear una guía de bienvenida unos minutos por alojamiento, más tu revisión. Después, sigue las primeras conversaciones para completar lo que falte en la guía. Si tienes muchos alojamientos, empieza por unos pocos y luego añade el resto.
¿Te echamos una mano?
El chat ¿Necesitas ayuda? de la aplicación responde al instante, y el equipo está disponible en hello@nowistay.com.
