Cómo añadir a los miembros de tu equipo (limpieza, mantenimiento, etc.)

Nowistay te permite gestionar a todo tu equipo de alquileres de corta estancia. Desde automatizar las tareas recurrentes hasta gestionar las solicitudes de check-in anticipado y check-out tardío de los huéspedes, puedes delegar la mayor parte de la carga operativa en la IA y en el sistema inteligente, sin dar a nadie acceso completo de administrador.

Cómo añadir a un miembro del equipo

Para añadir a tu equipo en Nowistay, ve primero a la sección Equipos.

Después haz clic en el botón ”+” para añadir a un nuevo miembro del equipo.

En la ventana, introduce:

• Nombre / apellido
• Email
• Número de teléfono (importante para las notificaciones por WhatsApp)

A continuación, asigna al miembro su(s) rol(es) entre los siguientes:

• Limpieza: la persona responsable de la limpieza.
• Mantenimiento: la persona responsable de cualquier tarea de mantenimiento.
• Urgencias: la persona que debe gestionar las emergencias comunicadas por los huéspedes (fugas de agua, imposibilidad de acceder al alojamiento, etc.).
• Check-in: la persona que gestiona las llegadas de los huéspedes y necesita conocer todas las reservas (entrega de llaves, códigos de la cerradura inteligente).
• Manager: a veces llamado “city manager”; responsable de las operaciones de limpieza, mantenimiento y check-in. Tiene visibilidad completa del calendario.
• Propietario: el propietario del alojamiento, que necesita visibilidad sobre las reservas de su propiedad y un resumen financiero. Por defecto no tiene misiones operativas.

Un miembro del equipo puede tener varios roles. Por ejemplo, el responsable de mantenimiento también puede gestionar las urgencias. La persona que se encarga de la limpieza también puede ser responsable del check-in en tu alojamiento.

Configura estos roles según las tareas que la persona realiza en tus propiedades.

• A continuación, indica las propiedades en las que trabajará este miembro del equipo.
• Las notificaciones sobre sus tareas (briefings, recordatorios, confirmaciones, etc.) siguen tus ajustes compartidos de Notificaciones del equipo, donde eliges Móvil y Email para cada evento. Consulta Gestionar las notificaciones: push, WhatsApp y email.
• Con el icono de engranaje (Ajustes) junto al miembro, también puedes definir su Idioma de notificaciones y sus días de descanso. Consulta Configurar los ajustes de un miembro del equipo: disponibilidad e idioma para ver el detalle completo.

Y ya está: el miembro del equipo está listo para recibir tareas. El siguiente paso es crear tareas o dejar que la automatización lo haga por ti (consulta Automatizar las tareas de tu equipo).

¿Qué datos se comparten con el equipo?

El miembro del equipo no recibe ningún mensaje ni invitación en este momento. No necesita una cuenta ni credenciales, porque no se comparte nada confidencial con el equipo.

El equipo solo recibe alertas de misiones y mensajes con el contenido de la tarea asignada (fecha, descripción, tipo y fecha programada). También tiene acceso a un calendario compartido y a un panel de misiones específicos. Ese espacio se comparte mediante una URL privada.

Todas las acciones que puede realizar un miembro del equipo (aceptar o rechazar misiones, iniciarlas, completarlas) están disponibles desde los mensajes que recibe y desde el panel; los enlaces de acción de cada mensaje son válidos durante 24 horas.

El objetivo es no complicar en exceso la incorporación ni la baja de un miembro del equipo, manteniendo las acciones esenciales y los datos mínimos que necesita para realizar las tareas que se le han asignado.

¿Qué tipo de alertas y mensajes recibe el miembro del equipo?

Estos son los mensajes que se envían a un miembro del equipo:

• Un mensaje de confirmación cada vez que se le asigna una nueva misión (o, en el modo “el primero que llega”, un mensaje cuando hay una nueva misión disponible para que pueda aceptarla).
• Un mensaje cuando se modifica una misión asignada (es opcional, mediante una casilla al editar una misión).
• Un resumen del día siguiente la víspera de la misión, a las 18:00 (hora de la propiedad), por push y por email (no por WhatsApp): la hora de la misión, la próxima llegada y, en el email, las solicitudes de huéspedes aceptadas que hay que preparar, como una cuna o ropa de cama adicional.
• Un resumen matinal sobre la misión programada para el día, con un enlace para iniciarla y completarla con fotos y una lista de verificación.
• Un miembro del equipo de limpieza también puede recibir las solicitudes de check-in anticipado y check-out tardío de los huéspedes para aceptarlas, rechazarlas o proponer otra hora (consulta el artículo para más detalles).
• Un miembro del equipo con el rol de Urgencias recibe una alerta cuando un huésped comunica una incidencia (por ejemplo, “no hay agua”, “no puedo entrar”), con el contenido del mensaje y un enlace para hacer el seguimiento.

Todas las notificaciones se envían en el Idioma de notificaciones del miembro: inglés, francés, español, alemán, italiano, neerlandés o portugués, o el idioma de tu aplicación por defecto.

¿Tiene el miembro del equipo acceso a un panel o a un calendario?

Sí. Cada miembro del equipo puede acceder a una URL privada propia para ver el calendario de sus misiones y un panel con las próximas misiones. Los propietarios ven además una pestaña Financiero con los ingresos, la ocupación y el desglose por canal de sus propiedades.

Este espacio solo muestra lo que el miembro del equipo necesita saber. Los nombres de los huéspedes, la dirección del alojamiento y otros datos privados nunca se muestran a los roles operativos (Limpieza, Mantenimiento, Urgencias).

Puedes compartir la URL privada del calendario / panel desde la sección de Equipos. Además, al miembro se le recuerda con un botón en varios de los mensajes (como el mensaje de resumen).