So fügen Sie Ihre Teammitglieder hinzu (Reinigung, Wartung usw.)

Mit Nowistay verwalten Sie Ihr gesamtes Ferienvermietungsteam. Von der Automatisierung wiederkehrender Aufgaben bis zur Bearbeitung von Gästeanfragen für frühen Check-in und späten Check-out können Sie den Großteil des operativen Aufwands an die KI und das intelligente System abgeben, ohne jemandem vollen Admin-Zugriff zu geben.

So fügen Sie ein Teammitglied hinzu

Um Ihr Team in Nowistay anzulegen, öffnen Sie zuerst den Bereich Teams.

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „+“, um ein neues Teammitglied hinzuzufügen.

Geben Sie im Fenster Folgendes ein:

• Vorname / Nachname
• E-Mail
• Telefonnummer (wichtig für WhatsApp-Benachrichtigungen)

Weisen Sie dem Mitglied anschließend eine oder mehrere der folgenden Rollen zu:

• Reinigung: die für die Reinigung zuständige Person.
• Wartung: die für alle Wartungsaufgaben zuständige Person.
• Notfälle: die Person, die von Gästen gemeldete Notfälle übernimmt (Wasserschaden, kein Zugang zur Unterkunft usw.).
• Check-in: die Person, die die Anreise der Gäste betreut und über jede Buchung informiert sein muss (Schlüsselübergabe, Codes für smarte Schlösser).
• Manager: manchmal „City Manager“ genannt; zuständig für den Betrieb in den Bereichen Reinigung, Wartung und Check-in. Voller Einblick in den Kalender.
• Eigentümer: der Eigentümer der Unterkunft, der Einblick in die Buchungen und eine finanzielle Übersicht seiner Unterkunft benötigt. Standardmäßig keine operativen Aufträge.

Ein Teammitglied kann mehrere Rollen haben. Zum Beispiel kann die Wartungsleitung auch für Notfälle zuständig sein. Die Person, die die Reinigung übernimmt, kann auch für den Check-in in Ihrer Unterkunft verantwortlich sein.

Richten Sie diese Rollen nach den Aufgaben ein, die die Person in Ihren Unterkünften ausführt.

• Legen Sie anschließend die Unterkünfte fest, in denen dieses Teammitglied arbeitet.
• Benachrichtigungen zu seinen Aufgaben (Briefings, Erinnerungen, Bestätigungen usw.) folgen Ihren gemeinsamen Teambenachrichtigungen, in denen Sie für jedes Ereignis Mobil und E-Mail auswählen. Siehe Benachrichtigungen verwalten: Push, WhatsApp und E-Mail.
• Über das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) neben dem Mitglied können Sie außerdem die Sprache der Benachrichtigungen und die freien Tage festlegen. Alle Details finden Sie unter Teammitglied-Einstellungen konfigurieren: Verfügbarkeit und Sprache.

Das war’s: Das Teammitglied ist jetzt bereit, Aufgaben zu erhalten. Als Nächstes erstellen Sie Aufgaben oder lassen die Automatisierung das für Sie erledigen (siehe Aufgaben Ihres Teams automatisieren).

Welche Daten werden mit dem Team geteilt?

Das Teammitglied erhält zu diesem Zeitpunkt weder eine Nachricht noch eine Einladung. Es braucht kein Konto und keine Zugangsdaten, da dem Team nichts Vertrauliches mitgeteilt wird.

Das Team erhält nur Auftragsbenachrichtigungen und Nachrichten mit dem Inhalt der zugewiesenen Aufgabe (Datum, Beschreibung, Art und geplanter Termin). Außerdem hat es Zugriff auf einen eigenen gemeinsamen Kalender und ein Aufträge-Dashboard. Dieser Bereich wird als private URL geteilt.

Alle Aktionen, die ein Teammitglied ausführen kann (Aufträge annehmen oder ablehnen, starten, abschließen), stehen in den Nachrichten, die es erhält, und im Dashboard zur Verfügung. Die Aktionslinks in den einzelnen Nachrichten sind 24 Stunden gültig.

Ziel ist es, das Hinzufügen und Entfernen eines Teammitglieds nicht unnötig zu verkomplizieren und dabei die wesentlichen Aktionen und die minimal nötigen Daten für die zugewiesenen Aufgaben bereitzustellen.

Welche Hinweise und Nachrichten erhält das Teammitglied?

Diese Nachrichten werden an ein Teammitglied gesendet:

• Eine Bestätigungsnachricht jedes Mal, wenn ein neuer Auftrag zugewiesen wird (oder, im Modus „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“, eine Nachricht, wenn ein neuer Auftrag verfügbar ist, den es übernehmen kann).
• Eine Nachricht, wenn ein zugewiesener Auftrag geändert wird (optional über ein Kontrollkästchen beim Bearbeiten eines Auftrags).
• Ein Briefing für den nächsten Tag am Abend vor dem Auftrag um 18 Uhr (Ortszeit der Unterkunft), per Push und E-Mail (nicht per WhatsApp): die Uhrzeit des Auftrags, die nächste Anreise und, in der E-Mail, die akzeptierten Gästewünsche, die vorzubereiten sind, etwa ein Babybett oder zusätzliche Bettwäsche.
• Ein Morgenbriefing zum Auftrag des Tages, mit einem Link, um den Auftrag mit Fotos und einer Checkliste zu starten und abzuschließen.
• Ein Teammitglied für die Reinigung kann außerdem Anfragen der Gäste für frühen Check-in und späten Check-out erhalten, die es annehmen, ablehnen oder mit einer neuen Uhrzeit beantworten kann (weitere Details im Artikel).
• Ein Teammitglied mit der Rolle Notfälle erhält einen Hinweis, wenn ein Gast einen Vorfall meldet (z. B. „kein Wasser“, „ausgesperrt“), mit dem Inhalt der Nachricht und einem Link zur Nachverfolgung.

Alle Benachrichtigungen werden in der Sprache der Benachrichtigungen des Mitglieds gesendet: Englisch, Französisch, Spanisch, Deutsch, Italienisch, Niederländisch oder Portugiesisch, standardmäßig in der Sprache Ihrer App.

Hat das Teammitglied Zugriff auf ein Dashboard / einen Kalender?

Ja. Jedes Teammitglied kann über eine eigene private URL den Kalender seiner Aufträge und ein Dashboard mit den anstehenden Aufträgen aufrufen. Eigentümer sehen zusätzlich eine Registerkarte „Finanzen“ mit Umsatz, Auslastung und Aufteilung nach Kanälen für ihre Unterkünfte.

Dieser Bereich zeigt nur, was das Teammitglied wissen muss. Gästenamen, die Adresse der Unterkunft und andere private Daten werden operativen Rollen (Reinigung, Wartung, Notfälle) nie angezeigt.

Die URL des privaten Kalenders / Dashboards können Sie im Bereich Teams teilen. Das Mitglied wird außerdem in mehreren Nachrichten (etwa im Briefing) mit einer Schaltfläche daran erinnert.