Automatisieren Sie die Aufgaben Ihres Teams in der Kurzzeitvermietung

Bei der Verwaltung einer Kurzzeitvermietung (Airbnb, Booking usw.) gehört der Umgang mit Ihrem Team zu Ihren wichtigsten Aufgaben: Reinigung, Wartung, Notfälle und der tägliche Betrieb. Das kann sehr schnell zu einem echten Kopfzerbrechen werden.

Sie müssen sicherstellen, dass für jede Buchung eine Reinigungskraft verfügbar ist, dass sie genau versteht, was zu tun ist, und dass die Arbeit ordentlich erledigt wird. Nach Abschluss der Aufgabe müssen Sie noch prüfen, dass nichts vergessen wurde und dass jedes entdeckte Problem gemeldet wird.

Ein Gast hinterlässt die Unterkunft schmutzig, in der Wand taucht ein Loch auf, Bettwäsche fehlt oder es ist kein Toilettenpapier mehr da. Sie kennen das. Ein kleines Versäumnis genügt, und der nächste Gast hinterlässt eine schlechte Bewertung und eine niedrige Note.

Deshalb sind ein perfekt organisierter Ablauf und ein einwandfreies operatives Management so wichtig. Mit Nowistay können Sie diesen gesamten Prozess automatisieren, damit keine Aufgabe (kein Auftrag) und keine Kontrolle je vergessen wird, und behalten dabei die volle Übersicht und Kontrolle über Ihren Betrieb.

So aktivieren Sie die Aufgabenautomatisierung

Diese Schritte aktivieren die Automatisierung von Team und Aufgaben:

1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchungen (Kalender) verbunden und synchronisiert sind.
2. Legen Sie Check-in- und Check-out-Zeit Ihrer Unterkünfte fest (siehe hier für Details).
3. Fügen Sie Ihre Teammitglieder hinzu und weisen Sie ihnen Rollen zu, und konfigurieren Sie dann ihre Verfügbarkeit und Sprache, damit die Zuteilung freie Tage berücksichtigt.
4. Klicken Sie bei Bedarf im Bereich Buchungen auf die Schaltfläche „Fehlende Reinigungen erstellen”. Sie erstellt alle Reinigungseinsätze für vergangene Buchungen, die noch keinen haben.
5. Fügen Sie die Checklisten hinzu, die Ihr Team für jede Aufgabenart abarbeiten muss.
6. Aktivieren Sie die Aufgabenautomatisierung (siehe den vollständigen Artikel für Details zur Funktionsweise der Automatisierung).

Was passiert, wenn die Automatisierung aktiviert ist?

Danach passiert bei Reinigungsaufgaben Folgendes:

• Für jede neue Buchung wird automatisch eine Reinigungsaufgabe erstellt und dem Reinigungsteam zugewiesen.
• Besteht das Reinigungsteam nur aus einer Person, wird sie automatisch zugewiesen und erhält eine E-Mail/WhatsApp-Benachrichtigung.
• Besteht das Reinigungsteam aus mehreren Personen, hängt das Verhalten vom Zuweisungsmodus ab, den Sie konfiguriert haben (siehe unten).
• Sobald die Aufgabe zugewiesen ist, erhält die Person am Morgen des Aufgabentags ein Briefing, das den Auftrag zusammenfasst. Es nennt den geplanten Termin, die Anzahl der erwarteten Gäste usw. Mit einem Klick auf eine Schaltfläche in der WhatsApp- oder E-Mail-Nachricht kann sie angeben, dass sie die Aufgabe begonnen hat.
• Am Vorabend um 18 Uhr (Ortszeit der Unterkunft) erhält sie außerdem ein Briefing für den nächsten Tag mit der Uhrzeit des Auftrags und der nächsten Anreise, und per E-Mail die angenommenen Gästewünsche, die vorzubereiten sind, etwa ein Babybett oder zusätzliche Bettwäsche.
• Ist die Aufgabe erledigt, füllt sie ein Formular aus, das sie durch die von Ihnen definierte Checkliste der Reinigung führt, macht Fotos und fügt bei Bedarf einen Kommentar hinzu. Dann klickt sie auf „Auftrag abschließen”. Die Aufgabe wird als abgeschlossen markiert.
• Nach dem Abschluss erhalten Sie eine E-Mail/WhatsApp-Bestätigung mit einem Link zum Aufgabenbericht (Fotos usw.).

Natürlich können Sie Aufgaben jederzeit im Bereich „Aufträge” hinzufügen, ändern, zuweisen oder stornieren.

Sie können Aufgaben mehrerer Arten erstellen:

• Reinigung: mit einer Buchung verknüpft, automatisch erstellt, wenn die Automatisierung aktiviert ist.
• Wartung: für Reparatur- und Instandhaltungsaufgaben.
• Notfälle: für dringende Probleme, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
• Benutzerdefiniert: für jede andere Art von Aufgabe.

Zugewiesene Teammitglieder werden benachrichtigt und erhalten, wie oben für die Reinigung beschrieben, am Vorabend das Briefing für den nächsten Tag, dann das Briefing am Morgen, und können am Ende der Aufgabe einen Bericht einreichen.

Der einzige Unterschied zwischen Reinigungsaufgaben und den anderen besteht darin, dass Reinigungsaufgaben mit einer Buchung verknüpft sein müssen und ihre Erstellung automatisiert werden kann, indem Sie die Automatisierung im Bereich „Automatisierungen” aktivieren. Andere Aufgabenarten können mit einer Buchung verknüpft werden, das ist aber optional.

Rollen der Teammitglieder und Zugriff auf den geteilten Kalender

Jedem Teammitglied können eine oder mehrere Rollen zugewiesen werden, die bestimmen, was es tun und was es sehen kann. Nowistay unterstützt sechs Rollen:

• Reinigung: für Ihr Reinigungspersonal. Reinigungseinsätze werden automatisch Mitgliedern mit dieser Rolle zugewiesen.
• Wartung: für Reparatur und Instandhaltung. Wartungseinsätze gehen an Mitglieder mit dieser Rolle.
• Notfälle: für dringende, von Gästen gemeldete Probleme (Wasserschäden, ausgesperrte Gäste). Notfalleinsätze werden an diese Mitglieder weitergeleitet.
• Manager: für eine Teamleitung oder Hausverwaltung, die einen Überblick über den gesamten Betrieb braucht.
• Check-in: für jemanden, der die Ankunft der Gäste betreut und jede Buchung kennen muss.
• Eigentümer: für den Eigentümer der Unterkunft, der volle Übersicht über die Buchungen seiner Unterkunft und einen Finanzüberblick möchte.

Ein wichtiger Unterschied ist, wie jede Rolle die Sichtbarkeit im geteilten Kalender beeinflusst. Jedes Teammitglied erhält einen persönlichen Link zu einem geteilten Kalender, auf den es ohne Anmeldung zugreifen kann. Was es in diesem Kalender sieht, hängt von seiner Rolle ab:

• Die Rollen Reinigung, Wartung und Notfälle sehen nur Buchungen, die mit ihren zugewiesenen Einsätzen verknüpft sind. Das hält alles fokussiert: Eine Reinigungskraft sieht nur die Buchungen, für die sie vorbereiten muss, nicht den gesamten Kalender.
• Die Rollen Check-in, Eigentümer und Manager sehen alle Buchungen ihrer verknüpften Unterkünfte. Das gibt ihnen ein vollständiges Bild des Zeitplans der Unterkunft, was für die Koordination von Anreisen, die Verwaltung der Verfügbarkeit oder einfach den Überblick über den Betrieb unerlässlich ist.

Ein Teammitglied kann mehrere Rollen gleichzeitig haben. Eine Person kann zum Beispiel sowohl Reinigung als auch Check-in sein, sodass sie Reinigungseinsätze erhält und volle Kalendersichtbarkeit hat.

Speziell für Eigentümer zeigt das geteilte Dashboard außerdem einen Tab Finanzen mit Umsatz, Auslastung und Aufschlüsselung nach Kanälen. Siehe Das Team-Dashboard teilen.

Zuweisungsmodus: wie Aufgaben auf Ihr Team verteilt werden

Hat eine Unterkunft mehrere Teammitglieder mit derselben Rolle (z. B. zwei Reinigungskräfte), muss Nowistay wissen, wie die Aufgaben unter ihnen verteilt werden sollen. Das konfigurieren Sie auf der Seite Automatisierungen, indem Sie auf das Einstellungssymbol neben der Reinigungsautomatisierung klicken.

Es stehen vier Zuweisungsmodi zur Verfügung:

• Manuelle Zuweisung: Jede automatisch erzeugte Aufgabe wird Ihnen als Gastgeber zugewiesen (Status: Ausstehend (Gastgeber)). Anschließend sind Sie dafür verantwortlich, jede Aufgabe von Hand einem bestimmten Teammitglied zuzuweisen. So haben Sie die volle Kontrolle darüber, wer was tut.
• Automatisch ausgeglichene Verteilung: Nowistay weist jede neue Aufgabe automatisch dem Teammitglied zu, das die wenigsten aktuellen Einsätze hatte. So ist die Arbeitslast im gesamten Reinigungsteam fair und gleichmäßig verteilt, ohne manuellen Eingriff. Hat ein Mitglied 5 Einsätze erledigt und ein anderes nur 2, geht der nächste Einsatz an das mit 2.
• Wer zuerst kommt, mahlt zuerst: Alle infrage kommenden Teammitglieder erhalten eine Benachrichtigung (E-Mail und/oder WhatsApp), und die Person, die zuerst annimmt, übernimmt die Aufgabe. Ideal, wenn Ihre Teammitglieder flexible Zeitpläne haben und sich selbst organisieren sollen.
• Hauptreinigungskraft mit Vertretung: Sie wählen für jede Unterkunft eine Hauptreinigungskraft aus. Sie erhält jede Reinigungsaufgabe dieser Unterkunft, sofern sie verfügbar ist. An ihren freien Tagen geht die Aufgabe automatisch an eine andere infrage kommende Reinigungskraft, die mit der Unterkunft verknüpft ist (die mit den wenigsten aktuellen Einsätzen), und Sie erhalten eine E-Mail, dass eine Vertretung eingesetzt wurde.

Eine Hauptreinigungskraft für jede Unterkunft festlegen

Wenn Sie Hauptreinigungskraft mit Vertretung wählen, erscheint im selben Einstellungsfenster der Bereich Hauptreinigungskraft pro Unterkunft. Suchen Sie mit der Unterkunftssuche jede Unterkunft und wählen Sie dann ihre Hauptreinigungskraft aus der Liste der infrage kommenden Reinigungskräfte: aktive Teammitglieder mit der Rolle Reinigung, die mit dieser Unterkunft verknüpft sind. Jede andere infrage kommende Reinigungskraft, die mit der Unterkunft verknüpft ist, fungiert automatisch als Vertretung. Sie können eine teilweise Einrichtung speichern und später vervollständigen.

Einige Dinge zu diesem Modus:

• Er steht nur für die Automatisierung Reinigung zur Verfügung. Notfallaufgaben behalten die drei Standardmodi.
• Hat eine Unterkunft noch keine gültige Hauptreinigungskraft (keine gewählt, oder die gewählte Person ist inaktiv geworden, hat die Rolle Reinigung verloren oder wurde von der Unterkunft getrennt), werden ihre Reinigungsaufgaben Ihnen zugewiesen (Ausstehend (Gastgeber)), und Sie werden benachrichtigt, damit Sie sie manuell zuweisen können.
• Hat die Hauptreinigungskraft frei und steht an diesem Tag keine Vertretung zur Verfügung, wird die Aufgabe ebenfalls Ihnen zugewiesen.
• Storniert oder lehnt die Hauptreinigungskraft oder eine Vertretung eine Aufgabe ab, kommt die Aufgabe zur manuellen Zuweisung an Sie zurück, statt dem übrigen Team angeboten zu werden.
• Anders als bei den anderen Modi wird eine Unterkunft mit nur einer Reinigungskraft nicht automatisch zugewiesen, bis Sie diese Person als Hauptreinigungskraft auswählen.

Die Zuteilung berücksichtigt außerdem die freien Tage jedes Mitglieds: Ein Mitglied an einem konfigurierten freien Tag wird bei neuen Zuweisungen übersprungen. Siehe Verfügbarkeitseinstellungen.

Zuweisungsmodi gelten für Aufgaben, die automatisch aus Buchungen erzeugt werden. Erstellen Sie selbst eine Aufgabe im Aufgabenfenster, bleibt sie unter Ihrer Kontrolle: Weisen Sie sie entweder direkt einem bestimmten Teammitglied zu oder wählen Sie „Automatisch”. In diesem Fall bleibt die Aufgabe bei Ihnen (Ausstehend (Gastgeber)), bis Sie sie im Bereich Aufträge zuweisen.

In den drei Standardmodi wird, wenn eine Unterkunft nur ein Teammitglied mit der erforderlichen Rolle hat, dieses unabhängig vom gewählten Modus immer automatisch zugewiesen.