Automatize as tarefas da equipa do seu alojamento local

Na gestão de um alojamento local (Airbnb, Booking, etc.), uma das suas responsabilidades mais críticas é coordenar a sua equipa: limpeza, manutenção, urgências e operações do dia a dia. Muito depressa, isto pode transformar-se numa verdadeira dor de cabeça.

Tem de garantir que há um profissional de limpeza disponível para cada reserva, que ele percebe claramente o que é preciso fazer e que o trabalho é bem concluído. Quando a tarefa termina, ainda tem de assegurar que nada ficou esquecido e que qualquer problema descoberto é comunicado.

Um hóspede deixa o alojamento sujo, aparece um buraco numa parede, faltam lençóis ou acabou o papel higiénico. Já sabe como é. Basta um pequeno descuido para o hóspede seguinte deixar uma má avaliação e uma classificação baixa.

É por isso que ter um fluxo de trabalho perfeitamente organizado e uma gestão operacional impecável é essencial. Com a Nowistay, pode automatizar todo este processo para garantir que nenhuma tarefa (missão) ou verificação é esquecida, mantendo ao mesmo tempo total visibilidade e controlo sobre as suas operações.

Como ativar a automatização de tarefas

Eis os passos para ativar a automatização de equipas e tarefas:

1. Certifique-se de que as suas reservas (calendário) estão ligadas e sincronizadas.
2. Defina a hora de check-in e check-out dos seus alojamentos (veja aqui mais detalhes).
3. Adicione os membros da sua equipa e atribua-lhes funções, e depois configure a sua disponibilidade e idioma para que o distribuidor respeite os dias de folga.
4. Se necessário, na secção Reservas, clique no botão “Criar limpezas em falta”. Cria todas as missões de limpeza das reservas passadas que não têm nenhuma.
5. Adicione as listas de verificação que a sua equipa deve seguir em cada tipo de tarefa.
6. Ative a automatização de tarefas (veja o artigo completo para mais detalhes sobre como funciona a automatização).

O que acontece quando a automatização está ativa?

Feito isto, eis o que acontece nas tarefas de limpeza:

• Para cada nova reserva, é criada automaticamente uma tarefa de limpeza e atribuída à equipa de limpeza.
• Se a equipa de limpeza tiver apenas uma pessoa, essa pessoa é atribuída automaticamente à tarefa de limpeza e recebe uma notificação por email/WhatsApp.
• Se a equipa de limpeza for composta por várias pessoas, o comportamento depende do modo de atribuição que configurou (veja abaixo).
• Quando a tarefa é atribuída, a pessoa recebe um resumo matinal no dia da tarefa com o resumo da missão. Indica a data prevista, o número de hóspedes esperados, etc. Pode indicar que começou a tarefa clicando num botão na mensagem de WhatsApp ou email.
• Na véspera, às 18h (hora do alojamento), recebe também um resumo do dia seguinte com a hora da missão e a próxima chegada, e, por email, os pedidos de hóspedes aceites a preparar, como uma cama de bebé ou roupa de cama extra.
• Quando a tarefa é concluída, preenche um formulário que o guia pela lista de verificação de limpeza que definiu, tira fotografias e acrescenta um comentário, se necessário. Depois clica em “Terminar tarefa”. A tarefa fica marcada como concluída.
• Depois da conclusão, recebe uma confirmação por email/WhatsApp com um link para ver o relatório da tarefa (fotografias, etc.).

Naturalmente, pode adicionar, modificar, atribuir ou cancelar tarefas a qualquer momento na secção “Missões”.

Pode criar tarefas de vários tipos:

• Limpeza: associada a uma reserva, criada automaticamente quando a automatização está ativa.
• Manutenção: para tarefas de reparação e conservação.
• Urgência: para problemas urgentes que exigem atenção imediata.
• Personalizada: para qualquer outro tipo de tarefa.

Os membros da equipa atribuídos são notificados e, como explicado acima para a limpeza, recebem o resumo do dia seguinte na véspera, depois o resumo matinal, e podem submeter um relatório no fim da tarefa.

A única diferença entre as tarefas de limpeza e as outras é que as tarefas de limpeza têm de estar associadas a uma reserva e a sua criação pode ser automatizada ao ativar a automatização na secção “Automatizações”. Os outros tipos de tarefa podem ser associados a uma reserva, mas isso é opcional.

Funções dos membros da equipa e acesso ao calendário partilhado

A cada membro da equipa podem ser atribuídas uma ou mais funções que determinam o que pode fazer e o que pode ver. A Nowistay suporta seis funções:

• Limpeza: para o seu pessoal de limpeza. As missões de limpeza são atribuídas automaticamente aos membros com esta função.
• Manutenção: para reparação e conservação. As missões de manutenção vão para os membros com esta função.
• Urgência: para problemas urgentes comunicados pelos hóspedes (fugas de água, hóspedes sem acesso). As missões de urgência são encaminhadas para estes membros.
• Gestor: para um responsável de equipa ou gestor de alojamentos que precisa de uma visão geral de todas as operações.
• Entrada: para alguém que trata das chegadas dos hóspedes e precisa de conhecer todas as reservas.
• Proprietário: para o proprietário do alojamento que quer total visibilidade sobre as reservas do seu alojamento e um resumo financeiro.

Uma distinção importante é a forma como cada função afeta a visibilidade do calendário partilhado. Cada membro da equipa tem um link pessoal para um calendário partilhado a que pode aceder sem iniciar sessão. O que vê nesse calendário depende da sua função:

• As funções Limpeza, Manutenção e Urgência só veem as reservas associadas às missões que lhes foram atribuídas. Isto mantém o foco: um profissional de limpeza vê apenas as reservas para as quais tem de preparar o alojamento, não o calendário completo.
• As funções Entrada, Proprietário e Gestor veem todas as reservas dos alojamentos a que estão associadas. Isto dá-lhes uma imagem completa do calendário do alojamento, essencial para coordenar chegadas, gerir a disponibilidade ou simplesmente acompanhar as operações.

Um membro da equipa pode ter várias funções em simultâneo. Por exemplo, uma pessoa pode ser Limpeza e Entrada, o que significa que recebe missões de limpeza e tem visibilidade total do calendário.

No caso dos proprietários, o painel partilhado mostra também um separador Finanças com receitas, taxa de ocupação e repartição por canal. Veja Partilhe o painel da equipa.

Modo de atribuição: como as tarefas são distribuídas pela sua equipa

Quando um alojamento tem vários membros da equipa com a mesma função (por exemplo, dois profissionais de limpeza), a Nowistay precisa de saber como distribuir as tarefas entre eles. Pode configurá-lo na página Automatizações, clicando no ícone de definições junto à Automatização de limpeza.

Estão disponíveis quatro modos de atribuição:

• Atribuição manual: todas as tarefas geradas automaticamente são atribuídas a si, o anfitrião (estado: Pendente do anfitrião). Fica então responsável por atribuir manualmente cada tarefa a um membro da equipa. Dá-lhe controlo total sobre quem faz o quê.
• Distribuição equilibrada automática: a Nowistay atribui automaticamente cada nova tarefa ao membro da equipa que teve menos missões recentes. Garante uma distribuição justa e uniforme da carga de trabalho por toda a equipa de limpeza, sem qualquer intervenção manual. Se um membro concluiu 5 missões e outro apenas 2, a missão seguinte vai para o que tem 2.
• Quem responder primeiro: todos os membros da equipa elegíveis recebem uma notificação (email e/ou WhatsApp) e a primeira pessoa a aceitar fica com a tarefa. É ideal quando os membros da sua equipa têm horários flexíveis e quer que se organizem sozinhos.
• Responsável de limpeza com substitutos: escolhe um responsável de limpeza para cada alojamento. Essa pessoa recebe todas as tarefas de limpeza desse alojamento sempre que estiver disponível. Nos dias de folga, a tarefa vai automaticamente para outro profissional de limpeza elegível associado ao alojamento (o que tem menos missões recentes), e você recebe um email a informar que foi usado um substituto.

Definir um responsável de limpeza para cada alojamento

Quando seleciona Responsável de limpeza com substitutos, aparece no mesmo painel de definições uma secção Responsável de limpeza por alojamento. Use a pesquisa de alojamentos para encontrar cada alojamento e depois escolha o seu responsável de limpeza na lista de profissionais elegíveis: membros da equipa ativos com a função Limpeza que estão associados a esse alojamento. Todos os outros profissionais de limpeza elegíveis associados ao alojamento funcionam automaticamente como substitutos. Pode guardar uma configuração parcial e completá-la mais tarde.

Algumas coisas a saber sobre este modo:

• Está disponível apenas para a automatização de Limpeza. As tarefas de urgência mantêm os três modos habituais.
• Se um alojamento ainda não tiver um responsável de limpeza válido (nenhum escolhido, ou a pessoa escolhida ficou inativa, perdeu a função Limpeza ou foi desassociada do alojamento), as suas tarefas de limpeza são atribuídas a si (Pendente do anfitrião) e você é notificado para as poder atribuir manualmente.
• Se o responsável de limpeza estiver de folga e não houver nenhum substituto disponível nesse dia, a tarefa também é atribuída a si.
• Se o responsável de limpeza ou um substituto cancelar ou recusar uma tarefa, a tarefa volta para si para atribuição manual, em vez de ser oferecida ao resto da equipa.
• Ao contrário dos outros modos, um alojamento com um único profissional de limpeza não é atribuído automaticamente até escolher essa pessoa como responsável de limpeza.

O distribuidor respeita também os dias de folga de cada membro: um membro num dia de folga configurado é ignorado nas novas atribuições. Veja as definições de disponibilidade.

Os modos de atribuição aplicam-se às tarefas geradas automaticamente a partir das reservas. Quando cria uma tarefa você mesmo no painel de tarefas, esta fica sob o seu controlo: atribua-a diretamente a um membro da equipa específico ou escolha “Automático”, caso em que a tarefa fica do seu lado (Pendente do anfitrião) até a atribuir na secção Missões.

Nos três modos habituais, se um alojamento tiver apenas um membro da equipa com a função necessária, este é sempre atribuído automaticamente, independentemente do modo selecionado.