Uma das tarefas que mais tempo consome na gestão de um alojamento local (Airbnb, VRBO, Booking.com, etc.) é tratar dos pedidos dos hóspedes de check-in antecipado ou de check-out tardio.
Acontece a toda a hora: um hóspede pede para chegar mais cedo, você consulta a sua equipa de limpeza, espera pela resposta e depois volta a falar com o hóspede. Essa troca de mensagens pode demorar horas e acontece em quase todas as reservas.
Com o coanfitrião de IA da Nowistay, todo o processo é totalmente automatizado. A IA trata da conversa com o hóspede, contacta a sua equipa de limpeza, processa a resposta, atualiza a reserva e até ajusta o código da fechadura inteligente Nuki se tiver uma ligada.
O que precisa antes de começar
Para ativar o tratamento automático de check-in antecipado e check-out tardio, certifique-se de que concluiu estes passos:
- Crie um alojamento: siga este guia para adicionar o seu alojamento na Nowistay.
- Defina as horas de check-in e check-out: configure as suas horas habituais de chegada e partida para que a IA saiba o que é “cedo” ou “tarde”.
- Ligue o coanfitrião de IA: inicialize o seu assistente de IA através do Airbnb direto ou do seu channel manager.
- Sincronize as suas reservas: se utiliza uma ligação direta ao Airbnb ou ao Booking.com, adicione o URL do seu calendário iCal do Airbnb para sincronizar as reservas.
- (Opcional) Adicione um membro da equipa de limpeza: adicione o seu profissional de limpeza para que a IA o possa contactar diretamente em vez de si.
- (Opcional) Ligue uma fechadura inteligente Nuki: configure a sua integração Nuki para atualizar automaticamente as restrições horárias do código da porta quando uma alteração de horário é aceite.
É tudo quanto à configuração. Com tudo no lugar, a automatização funciona sozinha.
Como funciona: passo a passo
Eis exatamente o que acontece quando um hóspede pede um check-in antecipado ou um check-out tardio:
Passo 1: O hóspede envia uma mensagem
O hóspede escreve-lhe através do Airbnb (ou de outra plataforma ligada) a perguntar algo como:
- “Posso fazer o check-in às 11h em vez das 15h?”
- “Seria possível fazer o check-out às 14h?”
O coanfitrião de IA deteta que se trata de um pedido de alteração de horário e trata dele automaticamente.
Passo 2: A IA diz ao hóspede que vai verificar
A IA responde de imediato ao hóspede, informando-o de que precisa de confirmar primeiro com a equipa de limpeza. O hóspede recebe uma mensagem como:
“Vou confirmar com a equipa e respondo-lhe o mais depressa possível.”
A IA identifica quem contactar:
- Se houver um membro da equipa de limpeza atribuído à missão de limpeza desta reserva → recebe o pedido.
- Se não houver nenhum membro da equipa atribuído (ou não existir missão de limpeza) → você (o anfitrião) recebe o pedido diretamente.
O pedido é enviado por email e/ou WhatsApp e inclui:
- O nome do hóspede
- O nome do alojamento
- A hora pedida (por exemplo, “11:00”)
- A hora habitual (por exemplo, “15:00”)
- As datas da reserva
- Dois botões: “Aceitar” e “Recusar”
Passo 4: O membro da equipa (ou você) responde
O membro da equipa de limpeza (ou você) pode responder de duas formas:
Opção A: Aceitar
- Clique no botão “Aceitar” no email ou na mensagem de WhatsApp.
- É tudo. O pedido está aprovado.
Opção B: Recusar
- Clique no botão “Recusar”.
- Abre-se uma página onde pode, opcionalmente, propor uma hora alternativa (por exemplo, “Não consigo às 11h, mas às 12h30 funciona”).
Passo 5: O que acontece se ninguém responder?
Se o membro da equipa de limpeza não responder em 30 minutos, o sistema encaminha automaticamente o pedido para si (o anfitrião). Recebe uma notificação a dizer que o membro da equipa não respondeu e pode aceitar ou recusar o pedido você mesmo.
O hóspede não fica à espera sem resposta: o encaminhamento garante que alguém decide sempre.
Depois de tomada a decisão, a IA envia automaticamente a resposta adequada ao hóspede:
Se aceite:
- A IA confirma a nova hora ao hóspede: “Boas notícias! O seu check-in antecipado às 11:00 está confirmado.”
Se recusado sem alternativa:
- A IA recusa com cortesia: “Infelizmente não conseguimos acomodar um check-in antecipado. O check-in habitual é às 15:00.”
Se recusado com uma hora alternativa:
- A IA propõe a alternativa: “Não conseguimos às 11:00, mas podemos oferecer as 12:30. Essa hora serve-lhe?”
- Se o hóspede aceitar, a IA confirma e aplica a nova hora.
- Se o hóspede recusar, mantêm-se as horas habituais.
Prefere tratar destes pedidos você mesmo?
Por predefinição, a IA pergunta primeiro ao membro da equipa de limpeza atribuído e só encaminha para si se ele não responder em 30 minutos. Se preferir decidir você mesmo os pedidos de check-in antecipado e check-out tardio, pode fazer com que sejam enviados diretamente para si, sem passar pela equipa de limpeza.
Para ativar:
- Abra Automatizações no seu painel da Nowistay.
- Encontre a automatização Coordenação com IA e abra as respetivas definições através do ícone de engrenagem.
- Ative “Enviar os pedidos diretamente para mim”.
Depois de ativado, todos os pedidos de check-in antecipado e check-out tardio vão diretamente para si por email e/ou WhatsApp, com os mesmos botões Aceitar e Recusar. A sua equipa de limpeza nunca é contactada para estes pedidos e não há temporizador de 30 minutos, porque já é você quem decide. Pode desativar esta definição a qualquer momento para voltar ao fluxo predefinido, em que o profissional de limpeza atribuído é consultado primeiro.
O que é atualizado automaticamente
Quando uma alteração de horário é aceite (o pedido original ou uma hora alternativa), as seguintes atualizações acontecem automaticamente:
Horário da reserva
- A hora de check-in ou check-out negociada é guardada na reserva. Substitui as horas habituais do alojamento apenas para esta reserva em concreto.
Missão de limpeza
- Se o pedido era um check-out tardio e há uma missão de limpeza atribuída, a hora de início da missão de limpeza é reagendada para coincidir com a nova hora de partida.
- O membro da equipa de limpeza recebe uma notificação sobre o horário atualizado.
Código da fechadura inteligente Nuki
- Se tiver uma fechadura inteligente Nuki ligada, o sistema atualiza automaticamente as restrições horárias do código da porta para corresponder ao novo horário.
- Por exemplo, se o check-in antecipado de um hóspede for aprovado para as 11:00 em vez das 15:00, a janela de validade do código Nuki é alargada para começar às 11:00, para que o hóspede possa entrar à hora combinada.
- Se ainda não existir nenhum código Nuki para esta reserva mas houver uma fechadura configurada, é gerado automaticamente um novo código com a janela horária correta.
Resumo
Eis uma visão geral rápida do fluxo completo:
- O hóspede pede um check-in antecipado ou um check-out tardio por mensagem.
- A IA responde que vai confirmar com a equipa.
- O membro da equipa de limpeza (ou o anfitrião) recebe o pedido por email/WhatsApp.
- O membro da equipa responde: aceita, recusa ou propõe uma alternativa.
- Se não houver resposta em 30 min → o pedido é encaminhado para o anfitrião.
- A IA informa o hóspede da decisão.
- Se aceite → a hora da reserva, o horário de limpeza e o código da fechadura Nuki são todos atualizados automaticamente.
Todo o processo exige zero intervenção manual da sua parte, a não ser que queira ser você a tomar a decisão. Poupa horas de trocas de mensagens e garante que os seus hóspedes recebem sempre uma resposta rápida.
