Come automatizzare le richieste di check-in e check-out su Airbnb (check-in anticipato, check-out posticipato)

Una delle attività che richiedono più tempo nella gestione di un affitto breve (Airbnb, VRBO, Booking.com, ecc.) è rispondere alle richieste degli ospiti di check-in anticipato o check-out posticipato.

Succede di continuo: un ospite chiede di arrivare prima, tu ti informi con il tuo team delle pulizie, aspetti la loro risposta e poi torni dall’ospite. Questo andirivieni può durare ore e si ripete per quasi ogni prenotazione.

Con il co-host IA di Nowistay, l’intero processo è completamente automatizzato. L’IA gestisce la conversazione con l’ospite, contatta il tuo team delle pulizie, elabora la loro risposta, aggiorna la prenotazione e regola persino il codice della serratura smart Nuki se ne hai una collegata.

Di che cosa hai bisogno prima di iniziare

Per attivare la gestione automatica di check-in anticipato e check-out posticipato, assicurati di aver completato questi passaggi:

1. Crea un alloggio: segui questa guida per aggiungere il tuo alloggio su Nowistay.
2. Imposta gli orari di check-in e check-out: configura i tuoi orari standard di arrivo e partenza perché l’IA sappia che cosa significa “anticipato” o “posticipato”.
3. Collega il co-host IA: inizializza il tuo assistente IA usando Airbnb diretto oppure tramite il tuo channel manager.
4. Sincronizza le tue prenotazioni: se usi una connessione diretta con Airbnb o Booking.com, aggiungi l’URL del tuo calendario iCal di Airbnb per sincronizzare le prenotazioni.
5. (Facoltativo) Aggiungi un membro del team delle pulizie: aggiungi il tuo addetto alle pulizie perché l’IA possa contattarlo direttamente al posto tuo.
6. (Facoltativo) Collega una serratura smart Nuki: configura la tua integrazione Nuki per aggiornare automaticamente le restrizioni orarie del codice della porta quando un cambio di orario viene accettato.

La configurazione finisce qui. Una volta che tutto è a posto, l’automazione funziona da sola.

Come funziona, passo dopo passo

Ecco esattamente che cosa succede quando un ospite chiede un check-in anticipato o un check-out posticipato:

Passaggio 1: l’ospite invia un messaggio

L’ospite ti scrive tramite Airbnb (o un’altra piattaforma collegata) chiedendo qualcosa come:

• “Posso fare il check-in alle 11 invece che alle 15?”
• “Sarebbe possibile fare il check-out alle 14?”

Il co-host IA riconosce che si tratta di una richiesta di cambio di orario e la gestisce automaticamente.

Passaggio 2: l’IA dice all’ospite che verificherà

L’IA risponde subito all’ospite, facendogli sapere che deve prima verificare con il team delle pulizie. L’ospite riceve un messaggio come:

“Mi informo con il team e ti rispondo il prima possibile.”

Passaggio 3: l’IA contatta il tuo team delle pulizie (o te)

L’IA individua chi contattare:

• Se un membro del team delle pulizie è assegnato alla missione di pulizia di questa prenotazione → riceve la richiesta.
• Se nessun membro del team è assegnato (o non esiste una missione di pulizia) → tu (l’host) ricevi direttamente la richiesta.

La richiesta viene inviata via email e/o WhatsApp e include:

• Il nome dell’ospite
• Il nome dell’alloggio
• L’orario richiesto (per esempio “11:00”)
• L’orario standard (per esempio “15:00”)
• Le date della prenotazione
• Due pulsanti: “Accetta” e “Rifiuta”

Passaggio 4: il membro del team (o tu) risponde

Il membro del team delle pulizie (o tu) può rispondere in due modi:

Opzione A: Accettare

• Clicca sul pulsante “Accetta” nell’email o nel messaggio WhatsApp.
• Fatto. La richiesta è approvata.

Opzione B: Rifiutare

• Clicca sul pulsante “Rifiuta”.
• Si apre una pagina in cui puoi, se vuoi, proporre un orario alternativo (per esempio “Alle 11 non posso, ma le 12:30 vanno bene”).

Passaggio 5: che cosa succede se nessuno risponde?

Se il membro del team delle pulizie non risponde entro 30 minuti, il sistema passa automaticamente la richiesta a te (l’host). Ricevi una notifica che ti dice che il membro del team non ha risposto e puoi accettare o rifiutare tu la richiesta.

L’ospite non resta in attesa senza una risposta: il passaggio a te garantisce che qualcuno decida sempre.

Passaggio 6: l’IA risponde all’ospite

Una volta presa una decisione, l’IA invia automaticamente all’ospite la risposta appropriata:

Se accettata:

• L’IA conferma all’ospite il nuovo orario: “Ottime notizie! Il tuo check-in anticipato alle 11:00 è confermato.”

Se rifiutata senza alternativa:

• L’IA declina con cortesia: “Purtroppo non possiamo concedere un check-in anticipato. Il check-in standard è alle 15:00.”

Se rifiutata con un orario alternativo:

• L’IA propone l’alternativa: “Alle 11:00 non è possibile, ma potremmo offrirti le 12:30. Ti andrebbe bene?”
• Se l’ospite accetta, l’IA conferma e applica il nuovo orario.
• Se l’ospite rifiuta, restano gli orari standard.

Preferisci gestire tu queste richieste?

Per impostazione predefinita, l’IA chiede prima al membro del team delle pulizie assegnato e passa a te solo se non risponde entro 30 minuti. Se preferisci decidere tu sulle richieste di check-in anticipato e check-out posticipato, puoi farle arrivare direttamente a te, saltando del tutto il team delle pulizie.

Per attivarlo:

1. Apri Automazioni nella tua dashboard Nowistay.
2. Trova l’automazione Coordinamento IA e apri le sue impostazioni con l’icona a forma di ingranaggio.
3. Attiva “Invia le richieste direttamente a me”.

Una volta attivato, ogni richiesta di check-in anticipato e check-out posticipato arriva direttamente a te via email e/o WhatsApp, con gli stessi pulsanti Accetta e Rifiuta. Il tuo team delle pulizie non viene mai contattato per queste richieste e non c’è alcun timer di 30 minuti, perché sei già tu a decidere. Puoi disattivare l’impostazione in qualsiasi momento per tornare al flusso predefinito, in cui viene interpellato per primo l’addetto alle pulizie assegnato.

Che cosa viene aggiornato automaticamente

Quando un cambio di orario viene accettato (la richiesta originale o un orario alternativo), avvengono automaticamente i seguenti aggiornamenti:

Orario della prenotazione

• L’orario di check-in o check-out concordato viene salvato sulla prenotazione. Sostituisce gli orari standard dell’alloggio solo per questa prenotazione specifica.

Missione di pulizia

• Se la richiesta era un check-out posticipato e una missione di pulizia è assegnata, l’orario di inizio della missione di pulizia viene riprogrammato in base al nuovo orario di partenza.
• Il membro del team delle pulizie riceve una notifica sull’orario aggiornato.

Codice della serratura smart Nuki

• Se hai una serratura smart Nuki collegata, il sistema aggiorna automaticamente le restrizioni orarie del codice della porta in base al nuovo orario.
• Per esempio, se il check-in anticipato di un ospite viene approvato alle 11:00 invece che alle 15:00, la finestra di validità del codice Nuki viene estesa per iniziare alle 11:00, così l’ospite può entrare all’orario concordato.
• Se per questa prenotazione non esiste ancora un codice Nuki ma una serratura è configurata, viene generato automaticamente un nuovo codice con la finestra oraria corretta.

Riepilogo

Ecco una rapida panoramica del flusso completo:

1. L’ospite chiede un check-in anticipato o un check-out posticipato tramite messaggio.
2. L’IA risponde che verificherà con il team.
3. Il membro del team delle pulizie (o l’host) riceve la richiesta via email/WhatsApp.
4. Il membro del team risponde: accetta, rifiuta o propone un’alternativa.
5. Se non c’è risposta entro 30 min → la richiesta passa all’host.
6. L’IA informa l’ospite della decisione.
7. Se accettata → orario della prenotazione, programma delle pulizie e codice della serratura Nuki vengono tutti aggiornati automaticamente.

L’intero processo richiede zero interventi manuali da parte tua, a meno che tu non voglia essere tu a decidere. Ti fa risparmiare ore di andirivieni e garantisce che i tuoi ospiti ricevano sempre una risposta rapida.