Come aggiungere i membri della tua squadra (pulizie, manutenzione, ecc.)

Nowistay ti permette di gestire tutta la tua squadra degli affitti brevi. Dall’automazione delle attività ricorrenti alla gestione delle richieste degli ospiti di check-in anticipato e check-out posticipato, puoi delegare la maggior parte del carico operativo all’IA e al sistema intelligente, senza dare a nessuno l’accesso completo di amministratore.

Come aggiungere un membro della squadra

Per aggiungere la tua squadra su Nowistay, vai prima alla sezione Squadre.

Poi clicca sul pulsante ”+” per aggiungere un nuovo membro.

Nella finestra, inserisci:

• Nome / cognome
• Email
• Numero di telefono (importante per le notifiche WhatsApp)

Poi assegna al membro uno o più ruoli tra:

• Pulizie: la persona responsabile delle pulizie.
• Manutenzione: la persona responsabile di qualsiasi attività di manutenzione.
• Urgenze: la persona che deve gestire le emergenze segnalate dagli ospiti (perdite d’acqua, impossibilità di accedere all’alloggio, ecc.).
• Check-in: la persona che gestisce gli arrivi degli ospiti e deve conoscere ogni prenotazione (consegna delle chiavi, codici della serratura intelligente).
• Manager: a volte chiamato “city manager”; responsabile delle operazioni di pulizia, manutenzione e check-in. Visibilità completa del calendario.
• Proprietario: il proprietario dell’alloggio, che ha bisogno di visibilità sulle prenotazioni del proprio alloggio e su un riepilogo finanziario. Nessuna missione operativa per impostazione predefinita.

Un membro della squadra può avere più ruoli. Ad esempio, il responsabile della manutenzione può occuparsi anche delle urgenze. La persona che fa le pulizie può essere responsabile anche del check-in nel tuo alloggio.

Configura questi ruoli in base alle attività che la persona svolge nei tuoi alloggi.

• Poi indica gli alloggi su cui lavorerà questo membro della squadra.
• Le notifiche sulle sue attività (briefing, promemoria, conferme, ecc.) seguono le impostazioni condivise delle Notifiche del team, dove scegli Mobile ed Email per ogni evento. Consulta Gestire le notifiche: push, WhatsApp ed email.
• Con l’icona a forma di ingranaggio (Impostazioni del membro) accanto al membro, puoi anche impostare la sua Lingua delle notifiche e i giorni di riposo. Consulta Configurare le impostazioni di un membro della squadra: disponibilità e lingua per tutti i dettagli.

Ecco fatto: il membro della squadra è ora pronto a ricevere attività. Il passo successivo è creare le attività, oppure lasciare che sia l’automazione a farlo per te (vedi Automatizzare le attività della tua squadra).

Quali dati vengono condivisi con la squadra?

Il membro della squadra non riceve alcun messaggio né invito in questa fase. Non ha bisogno di un account né di credenziali, perché alla squadra non viene condivisa alcuna informazione riservata.

La squadra riceve solo gli avvisi di missione e i messaggi con il contenuto dell’attività assegnata (data, descrizione, tipo e data programmata). Ha inoltre accesso a un calendario condiviso dedicato e a una dashboard delle missioni. Questo spazio è condiviso tramite un URL privato.

Tutte le azioni che un membro della squadra può compiere (accettare o rifiutare le missioni, avviarle, completarle) sono disponibili dai messaggi che riceve e dalla dashboard; i link di azione presenti in ogni messaggio sono validi per 24 ore.

L’obiettivo è evitare di complicare l’inserimento o la rimozione di un membro della squadra, mantenendo le azioni essenziali e i dati minimi di cui ha bisogno per svolgere le attività assegnate.

Che tipo di avvisi e messaggi riceve il membro della squadra?

Ecco i messaggi inviati a un membro della squadra:

• Un messaggio di conferma ogni volta che gli viene assegnata una nuova missione (oppure, in modalità “chi prima arriva, meglio alloggia”, un messaggio quando è disponibile una nuova missione, così può prenderla).
• Un messaggio quando una missione assegnata viene modificata (è facoltativo, tramite una casella da spuntare quando modifichi una missione).
• Un riepilogo del giorno dopo la sera prima della missione, alle 18:00 (ora dell’alloggio), tramite push ed email (non WhatsApp): l’orario della missione, il prossimo arrivo e, nell’email, le richieste degli ospiti accettate da preparare, come un lettino per bambini o biancheria aggiuntiva.
• Un briefing del mattino sulla missione prevista per la giornata, con un link per avviare e completare la missione con foto e checklist.
• Un membro della squadra delle pulizie può anche ricevere le richieste degli ospiti di check-in anticipato e check-out posticipato da accettare, rifiutare o per cui proporre un nuovo orario (vedi l’articolo per maggiori dettagli).
• Un membro della squadra con il ruolo Urgenze riceve un avviso quando un ospite segnala un incidente (ad es. “niente acqua”, “chiuso fuori casa”), con il contenuto del messaggio e un link per darvi seguito.

Tutte le notifiche vengono inviate nella Lingua delle notifiche del membro: inglese, francese, spagnolo, tedesco, italiano, olandese o portoghese, oppure la lingua della tua app per impostazione predefinita.

Il membro della squadra ha accesso a una dashboard / un calendario?

Sì. Ogni membro della squadra può accedere a un URL privato dedicato per vedere il calendario delle sue missioni e una dashboard delle prossime missioni. I proprietari vedono inoltre una scheda Finanze con ricavi, occupazione e ripartizione per canale dei loro alloggi.

Questo spazio mostra solo ciò che il membro della squadra ha bisogno di sapere. I nomi degli ospiti, l’indirizzo dell’alloggio e altri dati privati non vengono mai esposti ai ruoli operativi (Pulizie, Manutenzione, Urgenze).

Puoi condividere l’URL privato del calendario / della dashboard dalla sezione Squadre. Il membro riceve inoltre un promemoria con un pulsante in diversi messaggi (come il messaggio di briefing).