Je teamleden toevoegen (schoonmaak, onderhoud, enz.)

Met Nowistay beheer je je hele team voor vakantieverhuur. Van het automatiseren van terugkerende taken tot het afhandelen van verzoeken van gasten voor vroeg inchecken en laat uitchecken: je kunt het grootste deel van de operationele werkdruk overlaten aan de AI en het slimme systeem, zonder iemand volledige beheerderstoegang te geven.

Zo voeg je een teamlid toe

Om je team in Nowistay toe te voegen, ga je eerst naar de sectie Teams.

Klik daarna op de knop ”+” om een nieuw teamlid toe te voegen.

Vul in het venster in:

• Voornaam / achternaam
• E-mail
• Telefoonnummer (belangrijk voor WhatsApp-meldingen)

Wijs daarna de rol(len) van het teamlid toe uit:

• Schoonmaak: de persoon die verantwoordelijk is voor de schoonmaak.
• Onderhoud: de persoon die verantwoordelijk is voor alle onderhoudstaken.
• Spoed: de persoon die door gasten gemelde noodgevallen afhandelt (waterlekkage, geen toegang tot de accommodatie, enz.).
• Check-in: de persoon die de aankomst van gasten afhandelt en van elke boeking op de hoogte moet zijn (sleuteloverdracht, codes van slimme sloten).
• Manager: ook wel “city manager” genoemd; verantwoordelijk voor de operatie rond schoonmaak, onderhoud en check-in. Volledig zicht op de agenda.
• Eigenaar: de eigenaar van de accommodatie die inzicht nodig heeft in de boekingen en het financiële overzicht van zijn of haar accommodatie. Standaard geen operationele missies.

Een teamlid kan meerdere rollen hebben. De hoofdverantwoordelijke voor onderhoud kan bijvoorbeeld ook spoedgevallen afhandelen. De persoon die schoonmaakt, kan ook verantwoordelijk zijn voor de check-in bij je accommodatie.

Configureer deze rollen op basis van de taken die de persoon in je accommodaties uitvoert.

• Geef vervolgens de accommodaties op waarop dit teamlid werkt.
• Meldingen over hun taken (briefings, herinneringen, bevestigingen, enz.) volgen je gedeelde instellingen voor Teammeldingen, waar je per gebeurtenis Mobiel en E-mail kiest. Zie Meldingen beheren: push, WhatsApp en e-mail.
• Met het tandwielpictogram (Instellingen) naast het teamlid kun je ook de Taal van meldingen en de vrije dagen instellen. Zie Instellingen van teamleden configureren: beschikbaarheid en taal voor het volledige overzicht.

Dat was het: het teamlid is nu klaar om taken te ontvangen. De volgende stap is taken aanmaken, of de automatisering dat voor je laten doen (zie Automatiseer de taken van je team).

Welke gegevens worden met het team gedeeld?

Het teamlid ontvangt op dit moment geen bericht of uitnodiging. Er is geen account of inloggegevens nodig, omdat er niets vertrouwelijks met het team wordt gedeeld.

Het team ontvangt alleen taakmeldingen en berichten met de inhoud van de toegewezen taak (datum, beschrijving, type en geplande datum). Teamleden hebben ook toegang tot een speciale gedeelde agenda en een dashboard met taken. Die ruimte wordt gedeeld als privé-URL.

Alle acties die een teamlid kan uitvoeren (taken accepteren of weigeren, starten, afronden) zijn beschikbaar via de berichten die ze ontvangen en via het dashboard; de actielinks per bericht zijn 24 uur geldig.

Het doel is om het toevoegen of verwijderen van een teamlid niet te ingewikkeld te maken, en tegelijk de essentiële acties en de minimale gegevens beschikbaar te houden die nodig zijn om de toegewezen taken uit te voeren.

Welke meldingen en berichten ontvangt het teamlid?

Dit zijn de berichten die naar een teamlid worden gestuurd:

• Een bevestigingsbericht telkens wanneer een nieuwe taak wordt toegewezen (of, in de modus “wie het eerst komt, wie het eerst maalt”, een bericht wanneer een nieuwe taak beschikbaar is zodat het teamlid die kan oppakken).
• Een bericht wanneer een toegewezen taak wordt gewijzigd (dit is optioneel via een selectievakje wanneer je een taak bewerkt).
• Een briefing voor de volgende dag op de avond vóór de taak, om 18.00 uur (tijd van de accommodatie), via push en e-mail (niet via WhatsApp): het tijdstip van de taak, de volgende aankomst en, in de e-mail, de geaccepteerde verzoeken van gasten om voor te bereiden, zoals een babybedje of extra beddengoed.
• Een ochtendbriefing over de taak die voor die dag gepland staat, met een link om de taak te starten en af te ronden met foto’s en een checklist.
• Een teamlid met de rol schoonmaak kan ook de verzoeken van gasten voor vroeg inchecken en laat uitchecken ontvangen om te accepteren, te weigeren of een nieuw tijdstip voor te stellen (zie het artikel voor meer details).
• Een teamlid met de rol Spoed ontvangt een melding wanneer een gast een incident meldt (bijvoorbeeld “geen water”, “buitengesloten”), met de inhoud van het bericht en een link om het op te volgen.

Alle meldingen worden verstuurd in de Taal van meldingen van het teamlid: Engels, Frans, Spaans, Duits, Italiaans, Nederlands of Portugees, of standaard de taal van je app.

Heeft het teamlid toegang tot een dashboard / agenda?

Ja. Elk teamlid heeft toegang tot een eigen privé-URL met de agenda van hun taken en een dashboard met komende taken. Eigenaren zien daarnaast een tabblad Financiën met omzet, bezettingsgraad en verdeling per kanaal voor hun accommodaties.

Deze ruimte toont alleen wat het teamlid moet weten. Namen van gasten, het adres van de accommodatie en andere privégegevens worden nooit getoond aan operationele rollen (Schoonmaak, Onderhoud, Spoed).

Je kunt de privé-URL van de agenda / het dashboard delen via de sectie Teams. Het teamlid wordt er ook aan herinnerd met een knop in verschillende berichten (zoals het briefingbericht).