Het missiedashboard en de kalender delen met je team

Een van de grootste uitdagingen voor verhuurders van vakantiewoningen is hun schoonmaak-, onderhouds- en operationele teams op de hoogte houden van aankomsten, vertrekken en missieplanningen, en eigenaren van woningen een financieel overzicht geven zonder ze met het dagelijkse werk lastig te vallen. Nowistay lost dat op met een deelbaar teamdashboard dat zich aanpast aan de rol van elk lid. Inloggen of een account is niet nodig.

Zo genereer en deel je de link

Ga naar het gedeelte Teams en klik op het linkpictogram 🔗 naast het teamlid met wie je wilt delen.

Er opent een paneel met de deellink en een QR-code. Je kunt de URL kopiëren om hem via een berichtenapp te versturen, of de QR-code downloaden om hem af te drukken en in de accommodatie op te hangen, wat het best bij je team past.

De link is permanent en uniek voor elk teamlid. Hij verloopt niet en vereist geen login of account. Wil je de toegang ooit intrekken, zet het lid dan op inactief in het gedeelte Teams: de link werkt meteen niet meer.

Drie tabbladen die bij de rol passen

Wanneer een teamlid zijn link opent, toont de pagina tot drie tabbladen, afhankelijk van zijn rol: Kalender, Financiën en Dashboard. Ook het tabblad waarmee de pagina opent, hangt van de rol af:

• Eigenaar → opent op Financiën. Zichtbare tabbladen: Kalender, Financiën, Dashboard.
• Alle andere rollen (Schoonmaak, Onderhoud, Spoed, Check-in, Manager) → openen op Dashboard. Zichtbare tabbladen: Dashboard, Kalender.

Is het lid aan meer dan één accommodatie toegewezen, dan verschijnt bovenaan de pagina een accommodatiekiezer: een knop met rand met de naam van de huidige accommodatie en een klein label met het aantal accommodaties. Wisselen van accommodatie vernieuwt het huidige tabblad ter plekke, zonder volledige herlading.

Het tabblad Dashboard: de missiehub van het team

Het tabblad Dashboard is de plek voor teamleden met de rol Schoonmaak, Onderhoud, Spoed, Check-in en Manager. Ze zien er al hun komende missies voor alle accommodaties waaraan ze zijn toegewezen.

Elke missiekaart toont de belangrijkste informatie in één oogopslag:

• Missietype en status: schoonmaak, onderhoud, spoed of aangepaste taak, samen met de huidige status (toegewezen, bezig, voltooid, in afwachting).
• Geplande datum en tijd, met een live aftelling die “over Xu Ym” toont voor missies die binnen 7 dagen starten, en “over X dagen” voor missies die meer dan 24 uur weg zijn.
• Naam van de accommodatie, zodat teamleden die meerdere accommodaties beheren altijd weten waar ze heen moeten.
• Aantal gasten: bij schoonmaakmissies toont de kaart met hoeveel gasten je rekening moet houden (bijvoorbeeld “Plan voor 4 gasten, 2 volwassenen, 2 kinderen”), samen met het boekingsplatform (Airbnb, Booking.com, Vrbo, Expedia, direct).
• Volgende aankomende gasten: de datum en het tijdstip van de volgende bevestigde boeking, ook als die niet op dezelfde dag als de schoonmaak valt.
• Verzoeken voor check-in of check-out: als een gast om een vroege check-in of late check-out heeft gevraagd, ziet het teamlid de status van het verzoek en het gevraagde tijdstip.
• Schoonmaakkosten: optioneel zichtbaar als je de instelling “Schoonmaakkosten op missiekaarten tonen” voor dat teamlid inschakelt (hierover hieronder meer).

Onder de missies toont het tabblad Dashboard ook meldingen van gasten (bijvoorbeeld “geen warm water”, “ontbrekende handdoeken”) die bij de rol van het lid passen. Zie het gedeelte over meldingen hieronder.

Het tabblad Kalender

Het tabblad Kalender geeft je teamlid een maandkalender voor een bepaalde accommodatie. Is het lid aan meerdere accommodaties toegewezen, dan kan het via de accommodatiekiezer bovenaan de pagina tussen deze accommodaties wisselen.

De kalender toont de boekingen die relevant zijn voor de missies van het teamlid, met het boekingsplatform en het verwachte aantal gasten. Groene stippen in de kalender markeren dagen met geplande missies.

Het tabblad Financiën, alleen voor de rol Eigenaar

Teamleden met de rol Eigenaar krijgen naast de Kalender een tabblad Financiën. Dit is het tabblad waarmee de pagina opent wanneer ze de link openen.

Het tabblad Financiën toont een momentopname van de portefeuille voor de geselecteerde accommodatie en de geselecteerde maand:

• Jaar- en maandkiezer bovenaan, zodat de eigenaar door voorgaande maanden kan bladeren.
• Omzet, bezettingsgraad, ADR (gemiddelde dagprijs) en RevPAR.
• Omzetverdeling per kanaal: Airbnb, Booking.com, Vrbo, Expedia, direct.
• Grafiek met de kanaalmix.

Dit tabblad is alleen zichtbaar voor leden met de rol Eigenaar. Het vereist ook dat de accommodatie een actief abonnement AI Full Channel Manager heeft. Als het abonnement van de host verloopt, toont het tabblad een status “niet beschikbaar” totdat het abonnement is hersteld.

Wil je dat een eigenaar zowel de financiën als de missies ziet, voeg dan een tweede operationele rol toe aan hetzelfde lid (bijvoorbeeld Eigenaar + Manager).

Meldingen: wat elke rol ziet

Meldingen zijn rapporten of verzoeken van gasten die aandacht nodig hebben. Om elk lid gefocust te houden, tonen we alleen de soorten meldingen die bij zijn rol passen:

• Spoed → alleen incident-meldingen (bijvoorbeeld “geen water”, “buitengesloten”, “rookmelder”).
• Schoonmaak → meldingen over schoonmaak (bijvoorbeeld ontbrekende handdoeken, bevlekt beddengoed, verzoek om extra schoonmaak).
• Onderhoud → reparaties, apparatuur, problemen met het gebouw.
• Check-in → problemen bij aankomst, toegangsproblemen, sleutelkluis of slim slot.
• Manager → relevante meldingen voor alle operationele rollen.
• Eigenaar → geen meldingen (eigenaren richten zich op het financiële plaatje, niet op het dagelijkse werk).

Schoonmaakkosten tonen of verbergen

Je kunt per teamlid kiezen of het bedrag van de schoonmaakkosten op de missiekaarten zichtbaar is. Open hiervoor het deelpaneel (klik op het pictogram 🔗 naast het teamlid) en zet de schakelaar “Schoonmaakkosten op missiekaarten tonen” aan of uit.

Dit is een instelling per teamlid, dus je kunt de kosten aan sommige teamleden tonen en voor anderen verbergen, afhankelijk van je werkwijze.

Privacy en beveiliging

Het gedeelde dashboard is met privacy in het achterhoofd ontworpen. Teamleden zien alleen missies die aan hen zijn toegewezen of waarvoor ze in aanmerking komen. Persoonsgegevens van gasten, zoals namen, e-mailadressen en telefoonnummers, worden nooit getoond aan leden met de rol Schoonmaak, Onderhoud, Spoed of Check-in.

De link is een lang, niet te raden willekeurig token en de pagina’s zijn geblokkeerd voor zoekmachines en AI-crawlers: ze verschijnen nooit in Google of in resultaten van AI-zoekmachines. Behandel de link als een wachtwoord: iedereen die hem heeft, kan zien wat dat lid kan zien. Raakt een lid zijn telefoon kwijt of verlaat het je team, zet het dan op inactief op de pagina Teams: de link werkt meteen niet meer.