So teilen Sie das Aufträge-Dashboard und den Kalender mit Ihrem Team

Eine der größten Herausforderungen für Kurzzeitvermieter besteht darin, Reinigungs-, Wartungs- und Betriebsteams über anstehende Anreisen, Abreisen und Auftragstermine auf dem Laufenden zu halten und Eigentümern der Unterkünfte einen Einblick in die Finanzen zu geben, ohne sie mit dem Tagesgeschäft zu belasten. Nowistay löst das mit einem teilbaren Team-Dashboard, das sich an die Rolle jedes Mitglieds anpasst. Ohne Login und ohne Konto.

So erstellen und teilen Sie den Link

Öffnen Sie den Bereich Teams und klicken Sie auf das 🔗-Link-Symbol neben dem Teammitglied, mit dem Sie teilen möchten.

Es öffnet sich eine Seitenleiste mit dem Link und einem QR-Code. Sie können die URL kopieren und per Messenger versenden oder den QR-Code herunterladen, ausdrucken und in der Unterkunft aufhängen, ganz wie es für Ihr Team am besten passt.

Der Link ist dauerhaft und für jedes Teammitglied einzigartig. Er läuft nicht ab und erfordert weder Login noch Kontoerstellung. Wenn Sie den Zugriff jemals entziehen müssen, setzen Sie das Mitglied im Bereich Teams auf inaktiv, der Link funktioniert dann sofort nicht mehr.

Drei Tabs je nach Rolle

Wenn ein Teammitglied seinen Link öffnet, zeigt die Seite je nach Rolle bis zu drei Tabs: Kalender, Finanzen und Dashboard. Auch der Standard-Tab beim Öffnen hängt von der Rolle ab:

• Eigentümer → landet auf Finanzen. Sichtbare Tabs: Kalender, Finanzen, Dashboard.
• Alle anderen Rollen (Reinigung, Wartung, Notfälle, Check-in, Manager) → landen auf Dashboard. Sichtbare Tabs: Dashboard, Kalender.

Ist das Mitglied mehr als einer Unterkunft zugewiesen, erscheint oben auf der Seite eine Unterkunftsauswahl: eine umrandete Schaltfläche mit dem Namen der aktuellen Unterkunft und einem kleinen Zähler-Chip „N Unterkünfte“. Beim Wechsel der Unterkunft wird der aktuelle Tab direkt aktualisiert, ohne die Seite komplett neu zu laden.

Der Tab Dashboard: die Auftragszentrale des Teams

Im Tab Dashboard arbeiten die Teammitglieder der Rollen Reinigung, Wartung, Notfälle, Check-in und Manager. Sie sehen alle anstehenden Aufträge in sämtlichen Unterkünften, denen sie zugewiesen sind.

Jede Auftragskarte zeigt die wichtigsten Informationen auf einen Blick:

• Auftragstyp und Status: Reinigung, Wartung, Notfall oder individuelle Aufgabe, dazu der aktuelle Status (zugewiesen, in Bearbeitung, abgeschlossen, ausstehend).
• Geplantes Datum und Uhrzeit, mit einem Live-Countdown („in Xh Ym“) für Aufträge, die in den nächsten 7 Tagen anstehen, und „in X Tagen“ bei mehr als 24 Stunden Vorlauf.
• Name der Unterkunft, damit Teammitglieder, die mehrere Unterkünfte betreuen, immer wissen, wohin sie müssen.
• Anzahl der Gäste: Bei Reinigungsaufträgen zeigt die Karte, mit wie vielen Gästen zu planen ist (z. B. „Planen für 4 Gäste, 2 Erwachsene, 2 Kinder“), dazu die Buchungsplattform (Airbnb, Booking.com, Vrbo, Expedia, Direktbuchung).
• Nächste ankommende Gäste: Datum und Uhrzeit der nächsten bestätigten Buchung, auch wenn sie nicht am selben Tag wie die Reinigung liegt.
• Check-in- und Check-out-Anfragen: Hat ein Gast einen früheren Check-in oder späteren Check-out angefragt, sieht das Teammitglied den Status der Anfrage und die gewünschte Uhrzeit.
• Reinigungsgebühr, optional angezeigt, wenn Sie für dieses Teammitglied die Einstellung „Reinigungsgebühr auf den Auftragskarten anzeigen“ aktivieren (mehr dazu weiter unten).

Unterhalb der Aufträge zeigt der Tab Dashboard außerdem Anfragen von Gästen (z. B. „kein Warmwasser“, „fehlende Handtücher“), die zur Rolle des Mitglieds passen, siehe den Abschnitt zu Anfragen weiter unten.

Der Tab Kalender

Der Tab Kalender zeigt Ihrem Teammitglied eine Monatsansicht für eine bestimmte Unterkunft. Ist es mehreren Unterkünften zugewiesen, kann es über die Unterkunftsauswahl oben auf der Seite zwischen ihnen wechseln.

Der Kalender zeigt die Buchungen, die für die Aufträge des Teammitglieds relevant sind, mit Buchungsplattform und erwarteter Gästezahl. Grüne Punkte im Kalender markieren Tage mit geplanten Aufträgen.

Der Tab Finanzen, nur für die Rolle Eigentümer

Teammitglieder mit der Rolle Eigentümer erhalten zusätzlich zum Kalender einen Tab Finanzen. Er ist ihr Standard-Tab, wenn sie den Link öffnen.

Der Tab Finanzen zeigt die Portfolio-Übersicht für die ausgewählte Unterkunft und den ausgewählten Monat:

• Jahres- und Monatsauswahl oben, damit der Eigentümer durch vergangene Monate blättern kann.
• Umsatz, Auslastung, ADR (durchschnittlicher Tagespreis), RevPAR.
• Umsatzaufteilung nach Kanal: Airbnb, Booking.com, Vrbo, Expedia, Direktbuchung.
• Diagramm zur Kanalverteilung.

Dieser Tab ist nur für Mitglieder mit der Rolle Eigentümer sichtbar. Außerdem muss für die Unterkunft ein aktives Abonnement AI Full Channel Manager bestehen. Läuft das Abonnement des Gastgebers aus, zeigt der Tab den Zustand „nicht verfügbar“, bis das Abonnement wiederhergestellt ist.

Wenn ein Eigentümer sowohl die Finanzen als auch die Aufträge sehen soll, fügen Sie demselben Mitglied eine zweite operative Rolle hinzu (z. B. Eigentümer + Manager).

Anfragen: was jede Rolle sieht

Anfragen sind Meldungen oder Wünsche von Gästen, die Aufmerksamkeit erfordern. Damit jedes Mitglied fokussiert bleibt, zeigen wir nur die Anfragetypen, die zu seiner Rolle passen:

• Notfälle → nur Vorfälle (z. B. „kein Wasser“, „ausgesperrt“, „Rauchmelder“).
• Reinigung → Anfragen zur Reinigung (z. B. fehlende Handtücher, fleckige Bettwäsche, Wunsch nach Zusatzreinigung).
• Wartung → Reparaturen, Ausstattung, Probleme am Gebäude.
• Check-in → Probleme bei der Anreise, Zugangsprobleme, Schlüsselbox oder smartes Schloss.
• Manager → relevante Anfragen aus allen operativen Rollen.
• Eigentümer → keine Anfragen (Eigentümer interessieren sich für die Finanzen, nicht für das Tagesgeschäft).

Reinigungsgebühren anzeigen oder ausblenden

Sie können festlegen, ob jedes Teammitglied den Betrag der Reinigungsgebühr auf seinen Auftragskarten sieht. Öffnen Sie dazu die Seitenleiste zum Teilen (Klick auf das 🔗-Symbol neben dem Teammitglied) und schalten Sie den Schalter „Reinigungsgebühr auf den Auftragskarten anzeigen“ ein oder aus.

Das ist eine Einstellung pro Teammitglied. So können Sie den Betrag je nach Arbeitsweise für manche Mitglieder anzeigen und für andere ausblenden.

Datenschutz und Sicherheit

Das geteilte Dashboard wurde mit Blick auf den Datenschutz entwickelt. Teammitglieder sehen nur Aufträge, die ihnen zugewiesen sind oder für die sie infrage kommen. Persönliche Daten von Gästen wie Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden Mitgliedern der Rollen Reinigung, Wartung, Notfälle oder Check-in nie angezeigt.

Der Link besteht aus einem langen, nicht erratbaren Zufalls-Token, und die Seiten sind für Suchmaschinen und KI-Crawler gesperrt: Sie erscheinen nie in Google oder in KI-Suchergebnissen. Behandeln Sie den Link wie ein Passwort: Jeder, der ihn hat, sieht, was dieses Mitglied sehen kann. Verliert ein Mitglied sein Telefon oder verlässt Ihr Team, setzen Sie es auf der Seite Teams auf inaktiv, und der Link funktioniert sofort nicht mehr.