Eine der zeitaufwendigsten Aufgaben bei der Verwaltung einer Kurzzeitvermietung (Airbnb, VRBO, Booking.com usw.) ist der Umgang mit Gästeanfragen zu frühem Check-in oder spätem Check-out.
Das passiert ständig: Ein Gast bittet darum, früher anzureisen, Sie fragen Ihr Reinigungsteam, warten auf dessen Antwort und melden sich dann beim Gast zurück. Dieses Hin und Her kann Stunden dauern, und es passiert bei fast jeder Buchung.
Mit dem KI-Co-Gastgeber von Nowistay läuft der gesamte Ablauf vollautomatisch. Die KI führt das Gespräch mit dem Gast, kontaktiert Ihr Reinigungsteam, verarbeitet dessen Antwort, aktualisiert die Buchung und passt sogar den Code Ihres Nuki-Smart-Locks an, falls Sie eines verbunden haben.
Was Sie vor dem Start brauchen
Um die automatische Bearbeitung von frühem Check-in und spätem Check-out zu aktivieren, stellen Sie sicher, dass Sie diese Schritte erledigt haben:
- Eine Unterkunft anlegen: Folgen Sie dieser Anleitung, um Ihre Unterkunft in Nowistay hinzuzufügen.
- Ihre Check-in- und Check-out-Zeiten festlegen: Konfigurieren Sie Ihre Standardzeiten für An- und Abreise, damit die KI weiß, was „früh” oder „spät” ist.
- Den KI-Co-Gastgeber verbinden: Initialisieren Sie Ihren KI-Assistenten, entweder über Direct Airbnb oder über Ihren Channel Manager.
- Ihre Buchungen synchronisieren: Nutzen Sie eine direkte Verbindung zu Airbnb oder Booking.com, fügen Sie die iCal-Kalender-URL Ihres Airbnb-Kontos hinzu, um die Buchungen zu synchronisieren.
- (Optional) Ein Mitglied des Reinigungsteams hinzufügen: Fügen Sie Ihre Reinigungskraft hinzu, damit die KI sie direkt statt Sie kontaktieren kann.
- (Optional) Ein Nuki-Smart-Lock verbinden: Richten Sie Ihre Nuki-Integration ein, um die zeitlichen Beschränkungen des Türcodes automatisch zu aktualisieren, wenn eine Zeitänderung angenommen wird.
Das war die Einrichtung. Sobald alles bereit ist, läuft die Automatisierung von allein.
So funktioniert es: Schritt für Schritt
Das passiert genau, wenn ein Gast um einen frühen Check-in oder späten Check-out bittet:
Schritt 1: Der Gast sendet eine Nachricht
Der Gast schreibt Ihnen über Airbnb (oder eine andere verbundene Plattform) etwas wie:
- „Kann ich um 11 Uhr statt um 15 Uhr einchecken?”
- „Wäre es möglich, um 14 Uhr auszuchecken?”
Der KI-Co-Gastgeber erkennt, dass es sich um eine Anfrage zur Zeitänderung handelt, und bearbeitet sie automatisch.
Schritt 2: Die KI sagt dem Gast, dass sie nachfragt
Die KI antwortet dem Gast sofort und lässt ihn wissen, dass sie dies zuerst mit dem Reinigungsteam klären muss. Der Gast erhält eine Nachricht wie:
„Ich frage kurz beim Team nach und melde mich so schnell wie möglich bei Ihnen.”
Schritt 3: Die KI kontaktiert Ihr Reinigungsteam (oder Sie)
Die KI ermittelt, wen sie kontaktieren muss:
- Ist ein Mitglied des Reinigungsteams zugewiesen für den Reinigungseinsatz dieser Buchung → erhält es die Anfrage.
- Ist kein Teammitglied zugewiesen (oder gibt es keinen Reinigungseinsatz) → erhalten Sie (der Gastgeber) die Anfrage direkt.
Die Anfrage wird per E-Mail und/oder WhatsApp gesendet und enthält:
- Den Namen des Gastes
- Den Namen der Unterkunft
- Die gewünschte Zeit (z. B. „11:00 Uhr”)
- Die Standardzeit (z. B. „15:00 Uhr”)
- Die Buchungsdaten
- Zwei Schaltflächen: „Annehmen” und „Ablehnen”
Schritt 4: Das Teammitglied (oder Sie) antwortet
Das Mitglied des Reinigungsteams (oder Sie) kann auf zwei Arten antworten:
Option A: Annehmen
- Klicken Sie in der E-Mail oder WhatsApp-Nachricht auf die Schaltfläche „Annehmen”.
- Das war es schon. Die Anfrage ist genehmigt.
Option B: Ablehnen
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ablehnen”.
- Es öffnet sich eine Seite, auf der Sie optional eine alternative Zeit vorschlagen können (z. B. „11 Uhr schaffe ich nicht, aber 12:30 Uhr passt”).
Schritt 5: Was passiert, wenn niemand antwortet?
Antwortet das Mitglied des Reinigungsteams nicht innerhalb von 30 Minuten, eskaliert das System die Anfrage automatisch an Sie (den Gastgeber). Sie erhalten eine Benachrichtigung, dass das Teammitglied nicht geantwortet hat, und können die Anfrage selbst annehmen oder ablehnen.
Der Gast wird nicht ohne Antwort warten gelassen: Die Eskalation stellt sicher, dass immer jemand entscheidet.
Schritt 6: Die KI meldet sich beim Gast zurück
Sobald eine Entscheidung gefallen ist, sendet die KI automatisch die passende Antwort an den Gast:
Bei Annahme:
- Die KI bestätigt dem Gast die neue Zeit: „Gute Neuigkeiten! Ihr früher Check-in um 11:00 Uhr ist bestätigt.”
Bei Ablehnung ohne Alternative:
- Die KI lehnt höflich ab: „Leider können wir keinen frühen Check-in ermöglichen. Der reguläre Check-in ist um 15:00 Uhr.”
Bei Ablehnung mit einer alternativen Zeit:
- Die KI schlägt die Alternative vor: „11:00 Uhr ist leider nicht möglich, wir könnten Ihnen aber stattdessen 12:30 Uhr anbieten. Würde Ihnen das passen?”
- Stimmt der Gast zu, bestätigt die KI und übernimmt die neue Zeit.
- Lehnt der Gast ab, bleiben die Standardzeiten bestehen.
Möchten Sie diese Anfragen lieber selbst bearbeiten?
Standardmäßig fragt die KI zuerst Ihr zugewiesenes Mitglied des Reinigungsteams und eskaliert nur an Sie, wenn es nicht innerhalb von 30 Minuten antwortet. Möchten Sie lieber selbst über Anfragen zu frühem Check-in und spätem Check-out entscheiden, können Sie sie stattdessen direkt an Sie senden lassen und das Reinigungsteam ganz überspringen.
So schalten Sie das ein:
- Öffnen Sie Automatisierungen in Ihrem Nowistay-Dashboard.
- Suchen Sie die Automatisierung KI-Koordination und öffnen Sie ihre Einstellungen über das Zahnradsymbol.
- Aktivieren Sie „Anfragen direkt an mich senden”.
Ist die Einstellung aktiv, geht jede Anfrage zu frühem Check-in und spätem Check-out direkt per E-Mail und/oder WhatsApp an Sie, mit denselben Schaltflächen Annehmen und Ablehnen. Ihr Reinigungsteam wird für diese Anfragen nie kontaktiert, und es gibt keinen 30-Minuten-Timer, da Sie bereits selbst entscheiden. Sie können die Einstellung jederzeit wieder ausschalten, um zum Standardablauf zurückzukehren, bei dem zuerst die zugewiesene Reinigungskraft gefragt wird.
Was automatisch aktualisiert wird
Wird eine Zeitänderung angenommen (entweder die ursprüngliche Anfrage oder eine alternative Zeit), erfolgen automatisch folgende Aktualisierungen:
Buchungszeitplan
- Die vereinbarte Check-in- oder Check-out-Zeit wird in der Buchung gespeichert. Sie überschreibt die Standardzeiten der Unterkunft nur für diese eine Buchung.
Reinigungseinsatz
- War die Anfrage ein später Check-out und ein Reinigungseinsatz ist zugewiesen, wird die Startzeit des Reinigungseinsatzes neu terminiert, passend zur neuen Abreisezeit.
- Das Mitglied des Reinigungsteams erhält eine Benachrichtigung über den aktualisierten Zeitplan.
Code des Nuki-Smart-Locks
- Haben Sie ein Nuki-Smart-Lock verbunden, aktualisiert das System automatisch die zeitlichen Beschränkungen des Türcodes passend zum neuen Zeitplan.
- Wird zum Beispiel der frühe Check-in eines Gastes um 11:00 Uhr statt um 15:00 Uhr genehmigt, wird das Gültigkeitsfenster des Nuki-Codes so verlängert, dass es um 11:00 Uhr beginnt, damit der Gast zur vereinbarten Zeit hineinkommt.
- Existiert für diese Buchung noch kein Nuki-Code, aber ein Schloss ist konfiguriert, wird automatisch ein neuer Code mit dem richtigen Zeitfenster erzeugt.
Zusammenfassung
Hier ein kurzer Überblick über den gesamten Ablauf:
- Der Gast fragt per Nachricht nach einem frühen Check-in oder späten Check-out.
- Die KI antwortet, dass sie beim Team nachfragt.
- Das Mitglied des Reinigungsteams (oder der Gastgeber) erhält die Anfrage per E-Mail/WhatsApp.
- Das Teammitglied antwortet: annehmen, ablehnen oder eine Alternative vorschlagen.
- Gibt es nach 30 Min. keine Antwort → eskaliert die Anfrage an den Gastgeber.
- Die KI informiert den Gast über die Entscheidung.
- Bei Annahme → werden Buchungszeit, Reinigungsplan und Nuki-Türcode automatisch aktualisiert.
Der gesamte Prozess erfordert keinerlei manuellen Eingriff von Ihnen, es sei denn, Sie möchten selbst entscheiden. Er spart Stunden an Hin und Her und stellt sicher, dass Ihre Gäste immer schnell eine Antwort bekommen.
