Automatisierung für Aufgaben in der Kurzzeitvermietung aktivieren

Mit Nowistay können Sie die Aufgaben verwalten, die Ihren Teams zugewiesen sind. Es wird jedoch schnell mühsam, wenn Sie bei jeder neuen Buchung für eine Ihrer Unterkünfte selbst eine Reinigungsaufgabe anlegen müssen.

Wenn Sie die Automatisierung aktivieren, werden die wichtigsten Aufgaben („Aufträge“) automatisch erstellt und verwaltet.

So aktivieren Sie die Automatisierung von Reinigungsaufgaben (Aufträgen)

So einfach geht es:

1. Gehen Sie im Menü links zum Bereich Automatisierungen.
2. Klicken Sie dann in der Zeile „Reinigungsautomatisierung“ auf die Liste in der Spalte „Aktive Unterkünfte“. Wählen Sie die Unterkünfte aus, für die Sie die Automatisierung aktivieren möchten. Nur Unterkünfte mit dem Tarif „AI Channel Manager“ funktionieren. Sie erkennen das daran, dass mit „(inaktiv)“ markierte Unterkünfte nicht funktionieren (auch wenn Sie sie trotzdem auswählen können).
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.

Das war’s!

Wie funktioniert die Automatisierung von Reinigungsaufgaben?

Ab jetzt passiert Folgendes, während Sie Ihren Kaffee genießen:

1. Für jede neue Buchung einer Unterkunft (achten Sie darauf, dass die Synchronisierung aktiv ist) wird automatisch eine Reinigungsaufgabe erstellt und für den Abreisetag des Gastes zur Check-out-Zeit geplant, die für diese Unterkunft festgelegt ist (siehe so legen Sie Check-in- und Check-out-Zeiten fest).
2. Ist für die Reinigung dieser Unterkunft nur eine Person zugewiesen, wird sie automatisch zugewiesen und erhält eine Bestätigungsnachricht (E-Mail und/oder WhatsApp).
3. Sind für die Reinigung dieser Unterkunft mehrere Teammitglieder zugewiesen, hängt das Verhalten vom Zuweisungsmodus ab, den Sie festgelegt haben (siehe den Abschnitt unten).
4. Sobald ein Mitglied zugewiesen ist, erhält es eine Bestätigungsbenachrichtigung. Sie enthält auch eine Schaltfläche zum Absagen, falls die Aufgabe nicht mehr erledigt werden kann.
5. Sagt ein Mitglied ab und bleibt nur ein Mitglied im Team, wird dieses automatisch zugewiesen und benachrichtigt.
6. Bleiben mehrere Mitglieder übrig, wendet das System den festgelegten Zuweisungsmodus erneut an.
7. Lehnen alle Mitglieder ab oder sagen ab, werden Sie benachrichtigt, damit Sie die nötigen Schritte einleiten und die Aufgabe im Bereich „Aufträge“ neu zuweisen können.

Nachdem eine Aufgabe zugewiesen wurde, geht es so weiter:

1. Am Abend vor der Aufgabe um 18 Uhr (Ortszeit der Unterkunft) erhält das zugewiesene Mitglied eine Kurzinfo für den nächsten Tag mit der Uhrzeit des Auftrags und der nächsten Ankunft. Die zugehörige E-Mail listet auch die akzeptierten Gästewünsche auf, die vorzubereiten sind, etwa ein Babybett oder zusätzliche Bettwäsche.
2. Am Tag der Aufgabe erhält das zugewiesene Mitglied ein Briefing. Das Briefing enthält eine Schaltfläche, mit der das Mitglied die Aufgabe startet, wenn es mit der Arbeit beginnt.
3. Das Mitglied kann dann die geplante Checkliste abarbeiten (so funktionieren Checklisten), Fotos hinzufügen (Pflicht) und vor dem Abschluss der Aufgabe optional einen Kommentar hinterlassen.
4. Ist die Aufgabe abgeschlossen, erhalten Sie eine Bestätigung mit der Dauer der Aufgabe und einem Link zum Einsatzbericht (einschließlich der abgeschlossenen Checkliste, Fotos usw.).

Zuweisungsmodus: Festlegen, wie Aufgaben verteilt werden

Wenn einer Unterkunft mehrere Teammitglieder mit derselben Rolle zugewiesen sind (z. B. zwei Reinigungskräfte), können Sie wählen, wie Nowistay die Aufgaben unter ihnen verteilt. Gehen Sie dazu auf die Seite Automatisierungen und klicken Sie auf das Einstellungssymbol neben der Reinigungsautomatisierung.

Es stehen drei Modi zur Verfügung:

• Manuelle Zuweisung: Jede automatisch erzeugte Aufgabe wird Ihnen als Gastgeber zugewiesen (Status: Ausstehend (Gastgeber)). Anschließend weisen Sie jede Aufgabe manuell einem bestimmten Teammitglied zu. So haben Sie die volle Kontrolle darüber, wer was tut.
• Automatisch ausgeglichene Verteilung: Nowistay weist jede neue Aufgabe automatisch dem Teammitglied mit den wenigsten aktuellen Aufträgen zu. So ist die Arbeitslast fair und gleichmäßig verteilt. Hatte ein Mitglied 5 Aufträge und ein anderes nur 2, geht der nächste an das mit 2.
• Wer zuerst kommt, mahlt zuerst: Alle infrage kommenden Teammitglieder erhalten eine Benachrichtigung (E-Mail und/oder WhatsApp), und die Person, die zuerst zusagt, übernimmt die Aufgabe. Das ist ideal, wenn Ihre Teammitglieder flexible Zeiten haben und sich selbst organisieren sollen.

Wenn Sie eine Aufgabe manuell erstellen, können Sie im Feld für die zuständige Person auch „Automatisch“ wählen, damit das System den festgelegten Zuweisungsmodus anwendet, statt eine bestimmte Person auszuwählen.

Weitere Automatisierungen und Erinnerungen

Über die Erstellung und Zuweisung von Aufgaben hinaus können weitere Automatisierungen ausgelöst werden:

• Eine Erinnerung am Morgen geht an Mitglieder einer Aufgabe, für die noch nicht bestätigt wurde, dass jemand sie übernimmt.
• Eine Erinnerung an Sie als Gastgeber oder Verwalter: wenn am Tag vor einer Buchung noch niemand bestätigt hat, die Reinigungsaufgabe zu übernehmen.
• Eine Erinnerung an Sie als Gastgeber oder Verwalter: wenn einer Buchung keine Reinigungsaufgabe zugeordnet ist.

Automatisierungen funktionieren für alle Arten von Aufgaben. Der einzige Unterschied ist, dass Reinigungsaufgaben die einzigen sind, die für jede Buchung automatisch erstellt werden. Andere Aufgaben (Wartung, Notfälle usw.) müssen manuell erstellt werden, profitieren aber trotzdem von automatischer Nachverfolgung, Auftragsberichten und Team-Benachrichtigungen.

Weitere Details zu den verschiedenen Rollen im Team und ihrem Einfluss auf die Sichtbarkeit im Kalender finden Sie unter Aufgaben Ihres Teams in der Kurzzeitvermietung automatisieren.