Automatiseer de taken van je team voor kortetermijnverhuur

Wanneer je een accommodatie voor kortetermijnverhuur beheert (Airbnb, Booking, enz.), is het aansturen van je team een van je belangrijkste verantwoordelijkheden: schoonmaak, onderhoud, spoedgevallen en de dagelijkse gang van zaken. Voor je het weet, wordt dat een echte hoofdpijn.

Je moet ervoor zorgen dat er voor elke boeking een schoonmaker beschikbaar is, dat die duidelijk begrijpt wat er moet gebeuren en dat het werk goed wordt afgerond. Zodra de taak klaar is, moet je er nog steeds voor zorgen dat niets is vergeten en dat elk ontdekt probleem wordt gemeld.

Een gast laat de accommodatie vies achter, er verschijnt een gat in een muur, er ontbreekt beddengoed of het toiletpapier is op. Je kent het wel. Eén klein foutje is genoeg om de volgende gast een slechte beoordeling en een lage score te laten achterlaten.

Daarom is een perfect georganiseerde werkwijze en vlekkeloos operationeel beheer essentieel. Met Nowistay kun je dit hele proces automatiseren, zodat geen enkele taak (opdracht) of controle ooit wordt vergeten, terwijl je toch volledig overzicht en controle over je operatie houdt.

Zo schakel je taakautomatisering in

Dit zijn de stappen om team- en taakautomatisering in te schakelen:

1. Zorg dat je boekingen (kalender) zijn gekoppeld en gesynchroniseerd.
2. Stel de in- en uitchecktijd van je accommodaties in (zie hier voor meer details).
3. Voeg je teamleden toe en wijs ze rollen toe, en configureer daarna hun beschikbaarheid en taal zodat de planner rekening houdt met vrije dagen.
4. Klik indien nodig in het boekingengedeelte op de knop “Maak de ontbrekende schoonmaakmissies aan”. Daarmee worden alle schoonmaakopdrachten aangemaakt voor eerdere boekingen die er nog geen hebben.
5. Voeg de checklists toe die je team voor elk taaktype moet doorlopen.
6. Schakel taakautomatisering in (zie het volledige artikel voor details over hoe automatisering werkt).

Wat gebeurt er als automatisering is ingeschakeld?

Zodra dat is gebeurd, gebeurt het volgende voor schoonmaaktaken:

• Voor elke nieuwe boeking wordt automatisch een schoonmaaktaak aangemaakt en toegewezen aan het schoonmaakteam.
• Bestaat het schoonmaakteam uit slechts één persoon, dan wordt die automatisch toegewezen aan de schoonmaaktaak en ontvangt een e-mail- of WhatsApp-melding.
• Bestaat het schoonmaakteam uit meerdere personen, dan hangt het gedrag af van de toewijzingsmodus die je hebt ingesteld (zie hieronder).
• Zodra de taak is toegewezen, ontvangt de persoon op de dag van de taak een ochtendbriefing die de opdracht samenvat. Daarin staan de geplande datum, het aantal verwachte gasten, enz. Via een knop in het WhatsApp-bericht of de e-mail kan de persoon aangeven dat de taak is gestart.
• De avond ervoor, om 18:00 uur (tijd van de accommodatie), ontvangt de persoon ook een briefing voor de volgende dag met het tijdstip van de opdracht en de volgende aankomst, en per e-mail de geaccepteerde gastverzoeken om voor te bereiden, zoals een babybed of extra beddengoed.
• Wanneer de taak is voltooid, vult de persoon een formulier in dat de checklist voor de schoonmaak doorloopt die jij hebt opgesteld, maakt foto’s en voegt zo nodig een opmerking toe. Daarna klikt de persoon op “Taak afronden”. De taak wordt als voltooid gemarkeerd.
• Na afronding ontvang jij een bevestiging per e-mail of WhatsApp met een link naar het taakrapport (foto’s, enz.).

Je kunt natuurlijk op elk moment taken toevoegen, wijzigen, toewijzen of annuleren via het gedeelte “Opdrachten”.

Je kunt taken van verschillende typen aanmaken:

• Schoonmaak: gekoppeld aan een boeking, automatisch aangemaakt wanneer automatisering is ingeschakeld.
• Onderhoud: voor reparaties en onderhoudstaken.
• Spoed: voor dringende problemen die onmiddellijke aandacht vereisen.
• Aangepast: voor elk ander type taak.

Toegewezen teamleden worden op de hoogte gebracht en ontvangen, zoals hierboven voor schoonmaak uitgelegd, de avond ervoor de briefing voor de volgende dag, daarna de ochtendbriefing, en kunnen aan het einde van de taak een rapport indienen.

Het enige verschil tussen schoonmaaktaken en de andere is dat schoonmaaktaken aan een boeking moeten worden gekoppeld en dat het aanmaken ervan kan worden geautomatiseerd door automatisering in te schakelen in het gedeelte “Automatiseringen”. Andere taaktypen kunnen aan een boeking worden gekoppeld, maar dat is optioneel.

Rollen van teamleden en toegang tot de gedeelde kalender

Aan elk teamlid kunnen een of meer rollen worden toegewezen die bepalen wat die persoon kan doen en wat die kan zien. Nowistay ondersteunt zes rollen:

• Schoonmaak: voor je schoonmaakpersoneel. Schoonmaakopdrachten worden automatisch toegewezen aan leden met deze rol.
• Onderhoud: voor reparaties en onderhoud. Onderhoudsopdrachten gaan naar leden met deze rol.
• Spoed: voor dringende problemen die gasten melden (waterlekkages, buitengesloten gasten). Spoedopdrachten worden naar deze leden gerouteerd.
• Manager: voor een teamleider of vastgoedbeheerder die overzicht over alle operaties nodig heeft.
• Check-in: voor iemand die de aankomst van gasten afhandelt en van elke boeking op de hoogte moet zijn.
• Eigenaar: voor de eigenaar van de accommodatie die volledig inzicht wil in de boekingen van zijn of haar accommodatie en een financieel overzicht.

Belangrijk is hoe elke rol de zichtbaarheid van de gedeelde kalender beïnvloedt. Elk teamlid krijgt een persoonlijke link naar een gedeelde kalender, waartoe die persoon zonder in te loggen toegang heeft. Wat iemand in die kalender ziet, hangt af van de rol:

• De rollen Schoonmaak, Onderhoud en Spoed zien alleen boekingen die aan hun toegewezen opdrachten zijn gekoppeld. Zo blijft het overzichtelijk: een schoonmaker ziet alleen de boekingen waarvoor die moet voorbereiden, niet de volledige kalender.
• De rollen Check-in, Eigenaar en Manager zien alle boekingen van hun gekoppelde accommodaties. Zo hebben ze een compleet beeld van de planning van de accommodatie, wat essentieel is om aankomsten te coördineren, beschikbaarheid te beheren of gewoon de operatie in de gaten te houden.

Een teamlid kan meerdere rollen tegelijk hebben. Iemand kan bijvoorbeeld zowel Schoonmaak als Check-in zijn, wat betekent dat die persoon schoonmaakopdrachten ontvangt en volledig inzicht in de kalender heeft.

Voor eigenaren toont het gedeelde dashboard bovendien een tabblad Financiën met omzet, bezetting en een uitsplitsing per kanaal. Zie Het teamdashboard delen.

Toewijzingsmodus: hoe taken over je team worden verdeeld

Wanneer een accommodatie meerdere teamleden met dezelfde rol heeft (bijvoorbeeld twee schoonmakers), moet Nowistay weten hoe taken onder hen worden verdeeld. Je configureert dit op de pagina Automatiseringen door op het instellingenpictogram naast de schoonmaakautomatisering te klikken.

Er zijn vier toewijzingsmodi beschikbaar:

• Handmatige toewijzing: elke automatisch gegenereerde taak wordt aan jou, de host, toegewezen (status: In afwachting van de host). Jij bent dan verantwoordelijk om elke taak handmatig aan een specifiek teamlid toe te wijzen. Zo heb je volledige controle over wie wat doet.
• Automatisch gebalanceerde verdeling: Nowistay wijst elke nieuwe taak automatisch toe aan het teamlid dat de minste recente opdrachten heeft gehad. Dit zorgt voor een eerlijke en gelijkmatige werkverdeling over je hele schoonmaakteam, zonder handmatige tussenkomst. Heeft het ene lid 5 opdrachten voltooid en een ander er maar 2, dan gaat de volgende opdracht naar degene met 2.
• Wie het eerst komt, het eerst maalt: alle in aanmerking komende teamleden ontvangen een melding (e-mail en/of WhatsApp) en de eerste persoon die accepteert krijgt de taak. Dit is ideaal wanneer je teamleden flexibele roosters hebben en je wilt dat ze zichzelf organiseren.
• Vaste schoonmaker met vervangers: je kiest voor elke accommodatie één vaste schoonmaker. Die ontvangt alle schoonmaaktaken voor die accommodatie zolang hij of zij beschikbaar is. Op vrije dagen gaat de taak automatisch naar een andere geschikte schoonmaker die aan de accommodatie is gekoppeld (degene met de minste recente opdrachten), en jij ontvangt een e-mail dat een vervanger is ingezet.

Een vaste schoonmaker per accommodatie instellen

Wanneer je Vaste schoonmaker met vervangers selecteert, verschijnt in hetzelfde instellingenpaneel een sectie Vaste schoonmaker per accommodatie. Zoek met de zoekfunctie elke accommodatie op en kies de vaste schoonmaker uit de lijst met geschikte schoonmakers: actieve teamleden met de rol Schoonmaak die aan die accommodatie zijn gekoppeld. Elke andere geschikte schoonmaker die aan de accommodatie is gekoppeld, fungeert automatisch als vervanger. Je kunt een gedeeltelijke configuratie opslaan en later afmaken.

Enkele dingen om te weten over deze modus:

• Hij is alleen beschikbaar voor de automatisering Schoonmaak. Voor spoedtaken blijven de drie standaardmodi gelden.
• Heeft een accommodatie nog geen geldige vaste schoonmaker (er is er geen gekozen, of de gekozen persoon is inactief geworden, heeft de rol Schoonmaak verloren of is losgekoppeld van de accommodatie), dan worden de schoonmaaktaken aan jou toegewezen (In afwachting van de host) en word je op de hoogte gebracht, zodat je ze handmatig kunt toewijzen.
• Is de vaste schoonmaker vrij en is er die dag geen vervanger beschikbaar, dan wordt de taak ook aan jou toegewezen.
• Als de vaste schoonmaker of een vervanger een taak annuleert of weigert, komt de taak terug bij jou voor handmatige toewijzing in plaats van aan de rest van het team te worden aangeboden.
• In tegenstelling tot de andere modi wordt een accommodatie met één schoonmaker niet automatisch toegewezen totdat je die persoon als vaste schoonmaker kiest.

De planner houdt ook rekening met de vrije dagen van elk lid: een lid met een ingestelde vrije dag wordt overgeslagen bij nieuwe toewijzingen. Zie beschikbaarheidsinstellingen.

Toewijzingsmodi gelden voor taken die automatisch uit boekingen worden gegenereerd. Wanneer je zelf een taak aanmaakt via het taakpaneel, blijft die onder jouw controle: wijs hem rechtstreeks toe aan een specifiek teamlid, of kies “Automatisch”, in welk geval de taak bij jou blijft (In afwachting van de host) totdat je hem toewijst in het gedeelte Opdrachten.

In de drie standaardmodi wordt een accommodatie met slechts één teamlid met de vereiste rol altijd automatisch aan die persoon toegewezen, ongeacht de gekozen modus.