Como configurar o meu assistente de IA?

O assistente de IA da Nowistay responde às mensagens dos seus hóspedes no Airbnb, na Booking.com, na Expedia, no VRBO e no WhatsApp, a toda a hora e no idioma deles, e avisa-o quando uma situação precisa de si. Este guia cobre os quatro passos para o pôr a funcionar: adicionar o alojamento, subscrever, configurar o assistente e entrar em funcionamento.

Ainda não tem a certeza do que o assistente pode e não pode fazer? Comece por O assistente de IA da Nowistay: o que faz e os seus limites.

Passo 1: adicionar o seu alojamento

Na página de Alojamentos, clique em Adicionar um alojamento. Um pequeno assistente pergunta se usa um PMS (channel manager) e se anuncia no Airbnb, e depois importa os seus anúncios. Cada ecrã do assistente está descrito em Como criar o seu primeiro alojamento.

As suas respostas no assistente determinam a forma como o assistente de IA se liga às suas plataformas de reservas. Existem três métodos.

Método 1: a Nowistay como o seu channel manager (recomendado)

A Nowistay passa a ser o seu PMS: o calendário, os preços, as reservas e as mensagens são geridos num único local, e o assistente de IA responde logo desde o primeiro pedido de informação anterior à reserva. Não é necessária uma subscrição de PMS separada. Este método desbloqueia todas as funcionalidades da Nowistay: mensagens automáticas, fechaduras inteligentes, reservas diretas, o conector do ChatGPT e do Claude, avaliações automáticas dos hóspedes. Escolha-o se não usa um PMS atualmente ou se está disposto a mudar.

• Ligar o seu anúncio do Airbnb (cerca de 2 minutos, importado diretamente a partir do assistente)
• Ligar o seu anúncio da Booking.com
• Ligar o seu anúncio do VRBO
• O que muda no Airbnb quando a Nowistay passa a ser o seu channel manager

Método 2: manter o seu PMS suportado (Beds24, Smoobu, Lodgify)

Responda “Sim” à pergunta sobre o PMS e selecione o seu PMS. Os seus alojamentos e reservas são sincronizados a partir do seu PMS, e o assistente de IA responde nos canais aí ligados. As funcionalidades que exigem a Nowistay como channel manager (mensagens automáticas, fechaduras inteligentes, reservas diretas, o conector do ChatGPT e do Claude) não estão disponíveis neste modo.

• Ligar o Beds24
• Ligar o Smoobu
• Ligar o Lodgify

Método 3: ligação direta como co-anfitrião (descontinuado)

A Nowistay é adicionada como co-anfitrião ao seu anúncio do Airbnb ou da Booking.com para ler e responder às mensagens, enquanto outro PMS continua a gerir o seu calendário. Neste modo, algumas mensagens podem perder-se, o primeiro pedido de informação do Airbnb nunca é respondido, e o seu calendário tem de ser ligado por iCal. Já não o recomendamos. Se o usa atualmente, leia Como migrar de uma integração direta para a integração Nowistay. A configuração em si está na secção “Opção 2: ligação direta” dos artigos do Airbnb e da Booking.com.

Que método devo escolher?

• Não uso um PMS, ou estou pronto para mudar: Método 1. Importe o seu anúncio do Airbnb a partir do assistente e depois ligue a Booking.com e o VRBO.
• Uso o Beds24, o Smoobu ou o Lodgify e quero mantê-lo: Método 2.
• Uso outro PMS e não quero mudar: Método 3, com os limites acima. Passar para o Método 1 continua a ser a melhor opção a longo prazo.

Passo 2: subscrever e ativar

Na página Alojamentos, cada alojamento é um cartão. Um alojamento sem subscrição mostra uma etiqueta Gratuito e um botão Subscrever, e o respetivo botão IA fica a cinzento. Clique em Subscrever, escolha o plano AI Channel Manager para este alojamento e conclua o pagamento.

Quando a subscrição estiver ativa, o botão IA fica disponível e o assistente de IA começa de imediato a tratar das mensagens dos hóspedes.

Passo 3: configurar o seu assistente de IA

Na página Alojamentos, clique no botão IA no cartão do alojamento. Abre-se o painel Configuração do assistente, com até quatro secções por esta ordem. Clique em Guardar no fundo depois de qualquer alteração.

A forma como o alojamento está ligado (Nowistay, PMS ou Direta) e a adição de uma plataforma de reservas não estão neste painel: use Sincronização no menu … do cartão do alojamento, ou os artigos por plataforma do Passo 1.

Geral

• Ativar assistente: o interruptor principal. Quando está desligado, o assistente deixa de responder em todos os canais deste alojamento, e o assistente de voz fica também inativo.
• Tempo de resposta do assistente: quanto tempo o assistente espera depois de uma mensagem do hóspede antes de responder, para que um hóspede que envie várias mensagens seguidas receba uma única resposta. Predefinição de 1 minuto, ajustável de 1 a 60 minutos. Se responder por si durante essa janela, o assistente fica em silêncio.
• Duração da pausa após pedido ao anfitrião: quando o assistente precisa de si (um pedido invulgar, um incidente), notifica-o e faz uma pausa apenas nessa conversa. Predefinição de 60 minutos, ajustável de 15 a 180 minutos. Depois retoma com todo o contexto, incluindo as mensagens enviadas durante a pausa.
• Tom do assistente: o estilo de escrita de todas as respostas. Estão disponíveis seis tons: Acolhedor e profissional (predefinido), Simpático e descontraído, Formal e cuidado, Conciso e eficiente, Concierge de luxo, Entusiasta e animado. O tom altera as palavras, nunca os factos: as regras da casa, os preços e as instruções de segurança mantêm-se iguais.
• Modo de resposta: Automático (predefinido) permite que o assistente envie as suas respostas. Rascunho não envia nada ao hóspede: o assistente envia-lhe por e-mail a resposta que teria enviado, com um botão Abrir conversa, e copia-a para a conversa por si. No modo Rascunho, as suas ações (pedidos à sua equipa, atualizações de horas de reserva, faturas) também não são realizadas; o e-mail lista-as para que as possa tratar. Útil para testar o assistente durante algumas semanas antes de passar para Automático.
• Horário sem IA: períodos em que o assistente não responde, por exemplo todas as noites das 23:00 às 07:00, ou nos dias úteis enquanto responde por si. Clique em Adicionar um período, selecione os dias e depois as horas Das e Às, ou marque Todo o dia. Quando o fim é anterior ao início, o período termina no dia seguinte (os dias que selecionar são aqueles em que começa). As horas são a hora local do alojamento. Uma mensagem de hóspede recebida durante um período coloca o assistente em pausa nessa conversa até o período terminar, exatamente como uma pausa manual: a mensagem fica para si e não é respondida depois.
• Notificações: escolha E-mail, Móvel ou ambos para receber os alertas do assistente. Móvel significa uma notificação push no seu telemóvel ou computador quando tiver ativado o push na Nowistay, caso contrário uma mensagem de WhatsApp. É necessário pelo menos um canal. Detalhes em Como ativar as notificações do assistente de IA.
• Enviar a fatura quando um hóspede a pede: ativado por predefinição. A partir do dia da chegada, um hóspede que peça uma fatura recebe a fatura da reserva como imagem. Os seus dados de faturação (página Conta) aparecem como vendedor.

Enriquecimento

Dois campos opcionais que só interessam quando a Nowistay não é o seu channel manager:

• URL do anúncio do alojamento no Airbnb: permite ao assistente ler o seu anúncio público (descrição, comodidades, regras) no modo PMS ou Direto. Com o Método 1, o anúncio já está importado.
• URL do calendário iCal: apenas no modo Direto, para que o assistente conheça as suas reservas. Consulte Como sincronizar o meu calendário e as minhas reservas.

Base de conhecimento privada do coanfitrião de IA

Clique em Editar para abrir o painel da Base de conhecimento privada. Contém as suas instruções privadas para o assistente, sob a forma de perguntas e respostas (“nunca aceitar uma alteração de data sem a minha aprovação”, “a chave suplente está com o vizinho”).

Também cresce por si só. Todos os dias, a Nowistay analisa as conversas em que respondeu pessoalmente a um hóspede e prepara sugestões na secção Aprendido com as suas conversas do painel, cada uma com a frase exata de onde foi aprendida. Nada é utilizado até clicar em Adicionar ao conhecimento; pode editar primeiro uma sugestão ou Dispensar definitivamente. Quando há sugestões à espera, um banner na página Mensagens indica quantas, com um botão Rever. Na primeira vez, clique em Analisar as minhas conversas anteriores nessa secção: a Nowistay percorre uma vez todo o histórico de conversas do alojamento e sugere tudo o que encontrar de útil.

Guia completo: A base de conhecimento privada do assistente de IA. Para perceber tudo o resto que o assistente sabe (guia de boas-vindas, anúncio, reservas), leia A base de conhecimento completa do assistente de IA.

Assistente de voz

Uma opção paga que permite aos hóspedes falar com o mesmo assistente por telefone ou a partir do guia de boas-vindas. Inclui uma quota mensal de minutos, um limite opcional para a utilização adicional e um interruptor de pausa. Exige um assistente ativo e um número de telefone do anfitrião no alojamento. Configuração e preços: Assistente de voz IA: deixe os seus hóspedes ligar ao seu co-anfitrião IA.

Passo 4: entrar em funcionamento

O assistente começa a responder assim que a subscrição está ativa. Para saber o que esperar no dia a dia:

• Como o assistente de IA interage com os seus hóspedes: tempo de espera, níveis de alerta, pausa e aprendizagem.
• Acompanhe problemas, pedidos e alterações de hora dos hóspedes com os Pedidos IA: incidentes e pedidos de early check-in ou late check-out, encaminhados para si ou para a sua equipa.
• Porque os hóspedes veem uma nota de transparência sobre a IA: o aviso único apresentado aos viajantes na União Europeia.
• Desative as respostas automáticas do próprio Airbnb (respostas rápidas, mensagens agendadas) para que os hóspedes nunca recebam duas respostas.
• Uma vez por dia, reveja o que o assistente aprendeu: quando o banner aparecer em Mensagens, clique em Rever e aprove as sugestões. Cada resposta aprovada é uma pergunta a menos que o assistente tem de lhe encaminhar.

A lista de configuração

Depois do seu primeiro alojamento, uma lista de verificação no topo do seu painel acompanha-o no resto da Nowistay: guia de boas-vindas, assistente de IA, dados do alojamento (check-in, check-out, tarifa por noite), equipa de limpeza, listas de verificação, automatização da limpeza e missões. Cada passo é desbloqueado quando o anterior está concluído. Com o método Direto há um passo extra: ligar o seu calendário por iCal.