Mise en route de Nowistay étape par étape : la checklist complète
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Cette checklist liste tout ce qu’il faut faire pour passer vos locations sur Nowistay, dans l’ordre qui évite les surprises. Cochez chaque point au fur et à mesure : votre progression est enregistrée dans ce navigateur. Chaque point renvoie au guide détaillé, vous n’ouvrez que ce dont vous avez besoin.
Dans l’application, la barre Finalisez votre configuration en haut de chaque page suit une partie de cette liste.
Avant de commencer : ce qu’il faut avoir sous la main
Rassemblez ces éléments avant votre première session, la mise en route ira deux fois plus vite :
Vos identifiants Airbnb. Co-hôte sur le compte d’un propriétaire ? Pas besoin de son mot de passe : le propriétaire reçoit un e-mail d’autorisation.
L’accès à votre extranet Booking.com, et le téléphone qui reçoit son code de sécurité (souvent celui du propriétaire).
Si vous les utilisez : vos identifiants Vrbo et le téléphone qui reçoit son code SMS, votre accès Expedia Partner Central et votre Hotel ID, votre accès Agoda.
Le nom de l’outil que vous utilisez aujourd’hui (PMS ou channel manager). Ne le résiliez pas encore.
La liste de votre équipe : prénom et nom, e-mail, numéro de mobile au format international (+33…), rôles et logements couverts.
Les marques de vos serrures connectées et les identifiants de leurs applications.
Pour chaque logement : accès, Wi-Fi, équipements avec leurs marques, règles, poubelles, parking, contacts d’urgence. Pour chaque immeuble : les informations communes.
Étape 1 : créer votre compte et importer vos logements
Créez votre compte sur app.nowistay.com : aucune carte bancaire n’est demandée à l’inscription.
Dans Logements, cliquez sur Ajouter un logement et répondez à Comment gérez-vous vos réservations aujourd’hui ? Si vous quittez un PMS, suivez d’abord son guide de migration : un compte Airbnb n’accepte qu’un seul channel manager. Tous les parcours en détail
Si vous êtes sur Airbnb
Cliquez sur Oui, importer depuis Airbnb, puis sur Connecter avec Airbnb. Toutes les annonces de ce compte Airbnb sont cochées : décochez celles à laisser de côté. Prix, disponibilités, horaires d’arrivée, frais de ménage et capacité viennent d’Airbnb. Importer depuis Airbnb
Co-hôte sur le compte du propriétaire : cliquez sur Demander l’autorisation au propriétaire ; le propriétaire valide depuis l’e-mail.
Lisez ce qui change sur Airbnb quand Nowistay devient votre channel manager (frais hôte uniquement, ajustement des tarifs).
Si vous n’êtes pas sur Airbnb (seulement Booking.com, Vrbo, Expedia ou Agoda)
Créez chaque logement à la main : Non, ajouter manuellement (après Avez-vous des annonces sur Airbnb ?) ou Passer et ajouter un logement manuellement. Renseignez son nom, son adresse, sa capacité et ses horaires. Ajouter un logement à la main
Votre plateforme se connecte à l’étape 4 : une connexion demande un abonnement actif (étape 3).
Après l’import, Nowistay ouvre Activer vos propriétés. Vous pouvez démarrer votre essai tout de suite, ou ouvrir Logements dans le menu et rédiger d’abord vos livrets (étape 2) : ils ne demandent pas d’abonnement.
Étape 2 : rédiger le livret de chaque logement
Le livret d’accueil, c’est ce que l’IA sait du logement. Ce qui n’y est pas, l’IA ne le sait pas, et elle vous passe la main.
Créez le livret avec l’Assistant de création du guide, ou avec le bouton Guide de chaque carte de logement. Il lit votre annonce Airbnb quand il y en a une ; sans Airbnb, vous le remplissez vous-même. Créer le livret d’accueil
Relisez-le et complétez-le : accès, Wi-Fi, équipements et leurs marques, règles, poubelles, parking, urgences. Écrivez en texte ce qui n’apparaît que sur des photos : l’IA ne lit pas les images. Ce que l’IA lit
Plusieurs logements dans le même immeuble : terminez un livret, puis utilisez Copier à partir d’un guide existant sur les autres (cela remplace leur contenu) et modifiez ce qui diffère.
Traduisez le livret dans les langues de vos voyageurs avec Traduire. Traduire le livret
Écrivez vos propres règles dans la base de connaissance privée, par exemple « ne jamais accepter de changement de dates sans mon accord », avec Nécessite l’intervention de l’hôte ? coché. Base de connaissance privée
Dans Activer vos propriétés, choisissez AI Channel Manager, Guide uniquement ou Aucun pour chaque logement, et votre Devise de facturation (elle ne peut plus être changée ensuite). Cliquez sur Commencer mon essai gratuit : votre carte est enregistrée, rien n’est débité avant la fin des 30 jours (premier abonnement uniquement). Abonnement et factures
Dès lors, l’IA répond à vos voyageurs en mode Automatique, à partir du livret de l’étape 2. Configurer l’assistant IA
Facultatif : vous préférez relire ses réponses avant qu’elles partent ? Sur le logement, bouton IA › Mode de réponse › Brouillon. Comment l’IA répond à vos voyageurs
En mode Brouillon, l’IA n’envoie rien au voyageur : elle vous envoie par e-mail la réponse qu’elle aurait envoyée (à l’adresse de votre compte), et c’est vous qui répondez au voyageur, en copiant le brouillon par exemple. Le brouillon n’est jamais envoyé ensuite, et les actions de l’IA (demandes à votre équipe, mises à jour de réservation) ne sont pas effectuées. Les messages automatiques (étape 8) partent quand même.
Étape 4 : connecter vos autres plateformes et vérifier votre calendrier
Sur la carte du logement, … › Synchronisation › Ajouter une plateforme de réservation (OTA), pour chaque plateforme : Booking.com (dans l’extranet, choisissez Changer de fournisseur, jamais Désactiver), Vrbo, Agoda, Expedia (calendriers et réservations).
Pas sur Airbnb : sur un logement créé à la main, Nowistay demande d’abord Utilisez-vous actuellement un channel manager (PMS) pour ce logement ? : répondez Non, je n’utilise pas de PMS. Pour la première plateforme, saisissez un Tarif par nuit par défaut, puis réglez vos prix et durées minimales dans le calendrier Nowistay : vos plateformes les reçoivent désormais. Prix et disponibilités
Vérifiez les réservations à venir, les prix et les disponibilités de chaque logement dans le calendrier.
Réglez votre ajustement de tarif par plateforme, par exemple des prix plus élevés sur Airbnb pour couvrir ses frais. Ajuster les tarifs d’un canal
Réservations Vrbo faites avant la connexion : ajoutez-les à la main. Réservations directes de votre ancien outil : importez-les depuis un fichier CSV.
Une fois toutes les plateformes connectées à Nowistay, résiliez votre ancien outil, puis vérifiez vos durées minimales et les paramètres de disponibilité Airbnb.
Étape 5 : vérifier les informations de chaque logement
… › Informations du logement : Heure d’arrivée au plus tôt (check-in), Heure de départ au plus tard (check-out), capacité, Frais de ménage par défaut et votre numéro de téléphone. Les horaires d’arrivée Airbnb réglés sur « flexible » ne sont pas importés. Paramètres du logement
… › Détails de l’annonce : type d’espace, titre et description, chambres, lits, salles de bain et équipements. Détails de l’annonce
Réservations directes : réglez votre taxe de séjour dans Intégrations › Réservation directe › Taxes, catégorie Taxe de séjour. Taxes
Étape 6 : être prévenu quand l’IA a besoin de vous
Installez l’application Nowistay sur votre téléphone, puis Activer le push sur cet appareil. Installer l’application
Dans la Configuration de l’assistant de chaque logement, choisissez sous Notifications : Email, Mobile ou les deux. Notifications de l’IA
Choisissez vos autres alertes par événement (réservations, missions, paiements). Gérer les notifications
Étape 7 : ajouter votre équipe et automatiser le ménage
Vous faites le ménage vous-même et travaillez seul ? Passez cette étape.
Équipes › + : prénom et nom, e-mail, mobile, rôles (Ménage, Maintenance, Urgences, Check-in, Manager, Propriétaire), Logements assignés. Laissez Envoyer une invitation par e-mail coché : la personne reçoit le lien de son tableau de bord. Ajouter votre équipe
Avec l’icône d’engrenage à côté de chaque membre : Langue des notifications, Jours d’absence récurrents et Absences ponctuelles. Paramètres d’un membre
Les incidents signalés par les voyageurs arrivent chez vous. Une fois accepté, un incident devient une mission pour le rôle Maintenance : donnez ce rôle à quelqu’un sur chaque logement. Incidents et demandes
Créer une checklist pour le ménage. Une photo est demandée à la fin de la mission. Checklists
Dans Automatisations, activez l’Automatisation Ménage et choisissez le mode d’assignation : Assignation manuelle, Distribution équilibrée, Premier arrivé, premier servi ou Agent de ménage principal avec remplaçants. Activer l’automatisation, modes d’assignation
Les demandes d’arrivée anticipée et de départ tardif vont à l’agent de ménage assigné (Coordination IA Équipe, activée par défaut). Vous préférez décider vous-même ? Activez M’envoyer les demandes directement. Arrivées anticipées et départs tardifs
Dans Réservations, cliquez sur Créer les ménages manquants pour les réservations à venir déjà dans le calendrier.
Expliquez le fonctionnement à votre équipe : chacun reçoit son programme la veille à 18 h et dispose d’un tableau de bord avec ses missions. Le tableau de bord de l’équipe
Étape 8 : messages aux voyageurs et serrures connectées
Automatisations › Messages Voyageurs › Gérer les messages : cliquez sur Générer avec l’IA pour créer les messages de confirmation de réservation, d’arrivée et de départ, puis adaptez-les. Ajoutez le lien du livret avec la variable {{welcome_guide_url}}. Messages automatiques
Au même moment, désactivez les réponses rapides et les messages programmés d’Airbnb, pour que les voyageurs ne reçoivent jamais deux messages. Les messages automatiques partent dès qu’ils existent, quel que soit le Mode de réponse.
Connectez vos serrures : un code est créé pour chaque réservation quelques jours avant l’arrivée (5 par défaut) et fonctionne pendant le séjour. Guides des serrures par marque
Quand vous serez prêt, ces points peuvent attendre la mise en service :
Lisez les premières conversations de l’IA avec vos voyageurs. Quand elle vous passe une question ou manque d’une réponse, complétez le livret ou la base de connaissance privée.
Dans la base de connaissance privée, consultez Appris de vos conversations : des réponses tirées de vos propres messages. Cliquez sur Ajouter aux connaissances pour les bonnes. Base de connaissance privée
Vous avez choisi le mode Brouillon ? Quand les brouillons vous conviennent : IA › Mode de réponse › Automatique, logement par logement.
Facultatif : les Horaires sans IA gardent l’IA silencieuse pendant les créneaux choisis. Un message reçu pendant ces créneaux n’est pas traité par l’IA ensuite : c’est vous qui y répondez.
Une fois en service
Chaque matin : lisez le Brief du jour sur votre tableau de bord (ce qui demande votre attention, les rotations du jour, les 48 prochaines heures).
Quand l’IA vous passe la main : répondez au voyageur. Votre réponse peut revenir comme suggestion dans Appris de vos conversations.
Une demande d’arrivée anticipée sans réponse de l’agent de ménage vous revient au bout de 30 minutes.
Un voyageur mécontent : vous recevez une alerte Voyageur mécontent ; contactez-le avant son départ. Humeur du voyageur
Un nouveau logement : import, livret et abonnement, comme ci-dessus. Un nouveau membre d’équipe : Équipes, avec ses logements.
Le temps à prévoir
L’import d’un compte Airbnb prend environ une minute, et la création d’un livret quelques minutes par logement, plus votre relecture. Suivez ensuite les premières conversations pour combler les manques du livret. Avec beaucoup de logements, commencez par quelques-uns, puis ajoutez les autres.
Besoin d’un coup de main ?
Le chat Besoin d’aide ? de l’application répond tout de suite, et l’équipe est joignable sur hello@nowistay.com.
