¿Cómo configurar los depósitos de garantía?

La automatización Depósito de garantía te permite cobrar una fianza a cada huésped antes de su llegada, de la forma que mejor se adapte a cada propiedad. Hay dos métodos de cobro: guardar solo la tarjeta (el predeterminado: no se retiene dinero y solo cobras la tarjeta si hay daños) o cobrar la fianza por adelantado (el huésped paga el importe completo y Nowistay se lo reembolsa automáticamente tras la salida, menos lo que retengas por daños).

Lo configuras una vez por propiedad, añades un enlace a tus plantillas de mensajes para huéspedes y condicionas tus instrucciones de check-in para que solo se envíen cuando el huésped haya guardado su tarjeta.

Antes de empezar

Deben cumplirse tres condiciones en cada propiedad en la que quieras activar el depósito:

• La propiedad debe estar conectada con Nowistay PMS.
• La propiedad debe tener una suscripción AI Channel Manager activa.
• Debe haber una cuenta de Stripe conectada a la propiedad.

Si falta alguna, los ajustes del depósito te indican exactamente qué debes corregir en la tarjeta de la propiedad.

Paso 1: activa el Depósito de garantía en tus propiedades

Abre la página Automatizaciones desde el menú lateral y busca la fila Depósito de garantía.

Haz clic en el selector de propiedades a la derecha de la fila y elige las propiedades en las que quieras activar el depósito. Solo se podrán seleccionar las propiedades que cumplan los requisitos anteriores.

Paso 2: configura los ajustes del depósito

Una vez seleccionadas tus propiedades, haz clic en el icono de engranaje a la derecha de la fila Depósito de garantía para abrir Configuración del depósito de garantía. Cada propiedad tiene su propio bloque en el que defines tres valores:

• Método de cobro: elige Guardar solo la tarjeta (el predeterminado) para conservar una tarjeta guardada y cobrarla solo si declaras daños, o Cobrar la fianza por adelantado para cobrar el importe completo cuando el huésped paga el enlace y reembolsarlo automáticamente tras la salida. La sección de más abajo explica cómo se reembolsan las fianzas cobradas por adelantado.
• Importe: el importe del depósito, en la moneda de la propiedad. Con una tarjeta guardada, es lo máximo que puedes cobrar si hay daños; no se cobra nada por adelantado. Con un cobro por adelantado, es el importe que paga realmente el huésped.
• Periodo de reclamación (días tras la salida): con una tarjeta guardada, cuántos días después del check-out puedes cobrar todavía la tarjeta antes de que Nowistay cierre el depósito y lo elimine. Con un cobro por adelantado, es cuándo se envía el reembolso automático. Entre 0 y 28 días.

Haz clic en Guardar. A partir de ahora, cada nueva reserva de estas propiedades tendrá su propio enlace seguro a la tarjeta, listo para compartir con el huésped.

Paso 3: añade el enlace del depósito a tus mensajes a los huéspedes

El enlace del depósito llega al huésped a través de tus plantillas de Mensajes a huéspedes. Abre cualquier plantilla (normalmente tus instrucciones de check-in o un mensaje específico previo a la llegada) e inserta la variable dinámica {{deposit_payment_link}} donde quieras que aparezca el enlace.

Este es un ejemplo sencillo de un email de instrucciones de check-in:

Hola {{guest_first_name}}:

Tu check-in en {{property_name}} es el {{arrival_date}} a partir de las {{check_in_time}}.

Antes de enviarte tu código de acceso, registra tu tarjeta para el depósito de garantía reembolsable aquí: {{deposit_payment_link}}

En cuanto lo hagas, te enviaremos todo lo que necesitas para entrar en el apartamento.

¡Hasta pronto!

La variable se resuelve en un enlace único por reserva. Con el método predeterminado, el huésped abre el enlace, guarda su tarjeta de forma segura con Stripe y la reserva se marca automáticamente como pagada en Nowistay. En ese momento no se cobra nada. Con el método por adelantado, el huésped paga la fianza en ese mismo enlace y recibe un email de confirmación que explica cómo funciona el depósito, cuándo se reembolsará e incluye un enlace para seguir su estado en cualquier momento.

El enlace está activo en cuanto se confirma la reserva, así que puedes enviar este mensaje cuando mejor encaje en tu proceso de check-in. No hay que respetar ningún plazo mínimo: el momento en que envías el mensaje es lo que lleva al huésped a guardar su tarjeta.

Paso 4: envía las instrucciones solo cuando se haya pagado el depósito

Para asegurarte de que tus códigos de acceso nunca se envían antes de que el huésped haya guardado su tarjeta, añade una condición a la plantilla del mensaje que contiene las instrucciones sensibles. En el editor de plantillas, baja hasta Condiciones de información de reserva y haz clic en Añadir condición:

• Primer campo: Depósito de garantía
• Segundo campo: Igual a
• Tercer campo: Pagado

Ahora el mensaje solo se enviará automáticamente cuando se haya pagado el depósito. Si el huésped no ha guardado su tarjeta antes de la hora programada, el mensaje se retiene.

Envía un recordatorio cuando el depósito no esté pagado

Duplica tu plantilla de check-in y convierte la segunda copia en un recordatorio. Define la condición así:

• Depósito de garantía · Igual a · No pagado

En el cuerpo, vuelve a incluir la variable {{deposit_payment_link}} y recuerda al huésped que su código de acceso se compartirá en cuanto guarde su tarjeta. Así, cada reserva recibe o bien las instrucciones o bien un recordatorio amable, nunca ambos.

Consulta el estado del depósito y actúa desde el detalle de la reserva

Abre cualquier reserva desde la página Reservas. Debajo del resumen de la reserva verás una sección DEPÓSITO DE GARANTÍA con todo lo que necesitas saber del depósito de un vistazo:

• Estado del depósito: en qué punto de su ciclo de vida se encuentra el depósito.
• Importe esperado: lo máximo que puedes cobrar, definido en los ajustes.
• Disponible desde: cuándo estuvo disponible el enlace de la tarjeta para el huésped, que es en cuanto se confirma la reserva.
• Cierre del periodo de reclamación: la fecha a partir de la cual Nowistay cierra el depósito y elimina la tarjeta guardada. Cobra antes de esa fecha si lo necesitas.
• Reembolso automático el: se muestra en lugar del periodo de reclamación cuando la fianza se cobra por adelantado. Es la fecha en que se reembolsa automáticamente al huésped. Una vez liquidado el depósito, aquí también aparecen las filas Importe reembolsado e Importe retenido.

Junto a la sección hay tres acciones disponibles:

• Copiar enlace del depósito (icono de portapapeles): copia el enlace de la tarjeta del huésped para que puedas reenviarlo manualmente por cualquier canal.
• Cobrar la fianza: cobra la tarjeta guardada del huésped por el importe que elijas, hasta el importe del depósito, en caso de daños. Consulta la sección siguiente. Cuando la fianza se cobra por adelantado, este botón pasa a ser Ajustar el reembolso.
• Marcar como pagado: marca el depósito como pagado sin pasar por Stripe y desbloquea los mensajes condicionados por depósito = pagado. Úsalo solo si has cobrado la fianza de otra forma (efectivo, transferencia bancaria, otro procesador de pagos).

Cómo cobrar la fianza por daños

Como la tarjeta del huésped está guardada y no se cobra por adelantado, tú decides si cobras y cuánto. Hay dos formas de hacerlo.

Desde la aplicación (recomendado)

Abre la reserva, ve a la sección DEPÓSITO DE GARANTÍA y haz clic en Cobrar la fianza. Introduce el importe que quieres cobrar, hasta el importe del depósito, añade un motivo opcional y confirma. Nowistay cobra la tarjeta guardada del huésped y el estado pasa a Cobrado. Si la tarjeta es rechazada o necesita una verificación adicional, recibes un aviso y el depósito queda listo para que puedas volver a intentarlo.

Es el método recomendado: todo queda sincronizado dentro de Nowistay y el importe y el motivo se conservan en la reserva.

Desde Stripe

También puedes cobrar la tarjeta directamente desde tu propio panel de Stripe. Cuando el huésped registra su tarjeta, se guarda como cliente en tu cuenta de Stripe conectada. Abre Clientes en Stripe, busca el cliente de ese huésped y crea un pago con su tarjeta guardada por el importe que necesites.

Con este método, ten en cuenta dos cosas: el cargo no aparecerá en el depósito de Nowistay, así que la reserva seguirá mostrando la tarjeta como guardada, y la tarjeta guardada se elimina cuando se cierra el periodo de reclamación, así que cobra antes de que termine. En caso de duda, usa el botón de la aplicación.

Si cobras la fianza por adelantado: reembolso automático y retenciones

Con el método Cobrar la fianza por adelantado, el huésped paga la fianza completa al abrir el enlace y la devolución del dinero es automática: Nowistay reembolsa la fianza a la tarjeta del huésped en la fecha programada, el número de días después del check-out que hayas configurado, sin que tengas que hacer nada.

Retener una parte o toda la fianza

Si ha ocurrido algo durante la estancia, abre la reserva, ve a la sección DEPÓSITO DE GARANTÍA y haz clic en Ajustar el reembolso. Introduce el importe que quieres retener, hasta el importe del depósito, añade un motivo opcional y guarda. El cuadro de diálogo muestra exactamente lo que recuperará el huésped. En ese momento no se cobra nada: la retención simplemente se descuenta del reembolso automático cuando se ejecuta. Puedes ajustarla o borrarla (ponla a 0) tantas veces como necesites hasta que se envíe el reembolso.

Qué ve el huésped

El huésped paga en la misma página segura que usaría para guardar su tarjeta, y esa página siempre muestra en qué punto está la fianza: pagada, reembolsada o liquidada con los importes reembolsado y retenido. El huésped recibe un email cuando paga, que explica que la fianza se reembolsa automáticamente tras la estancia, y otro cuando se liquida, ambos con un enlace a esa página. Los reembolsos suelen aparecer en su extracto en un plazo de 5 a 10 días hábiles.

Conviene saber

• Si la reserva se cancela después de pagar la fianza, Nowistay reembolsa el importe completo al huésped de inmediato.
• Stripe no devuelve sus comisiones de procesamiento de pagos cuando se reembolsa una fianza, así que incluso una fianza reembolsada por completo te cuesta la comisión de procesamiento. Es el comportamiento estándar de Stripe en los reembolsos.
• Si no se puede procesar un reembolso, recibes un aviso por email y Nowistay lo reintenta automáticamente. También puedes reembolsar al huésped directamente desde tu panel de Stripe: Nowistay lo detecta y cierra el depósito.
• Cambiar el método de cobro de una propiedad solo afecta a los nuevos depósitos. Los depósitos en curso conservan el método con el que empezaron.

Notificaciones por email

Nowistay mantiene informadas a ambas partes por email en los momentos clave del depósito. Esto es exactamente quién recibe qué y cuándo:

Con tarjeta guardada

• Tú recibes un email cuando el huésped guarda su tarjeta, y otro si falla un cobro de la fianza que intentas (tarjeta rechazada o verificación adicional necesaria) para que puedas reintentarlo o contactar con el huésped.
• El huésped no recibe ningún email de Nowistay en este modo: la página segura confirma en pantalla que su tarjeta se ha guardado.

Con cobro por adelantado

• Cuando el huésped paga: tú recibes un email de confirmación y el huésped también recibe uno que explica cómo funciona el depósito y la fecha del reembolso automático, con un enlace para seguir la fianza en cualquier momento.
• Cuando se liquida el depósito (reembolso enviado, completo o menos una retención, incluido el reembolso inmediato tras una cancelación): tú y el huésped recibís cada uno un email con los importes reembolsado y retenido. Tu copia incluye además el motivo de la retención; la copia del huésped enlaza con su página del depósito.
• Si falla el reembolso automático: recibes un email, Nowistay lo reintenta automáticamente y el email explica cómo reembolsar desde tu panel de Stripe si sigue fallando. No se envía ningún email al huésped sobre los fallos.

Estados del depósito que puedes ver

• No iniciado: el enlace de la tarjeta todavía no se ha abierto.
• Enlace creado: el enlace está activo y el huésped ha empezado a guardar su tarjeta.
• Pendiente: el huésped ha abierto el enlace pero todavía no ha terminado de guardar su tarjeta.
• Tarjeta guardada: la tarjeta del huésped está guardada de forma segura y no se retiene dinero. El depósito cuenta como pagado para las condiciones de tus mensajes y puedes cobrarlo si es necesario.
• Fianza cobrada: (método por adelantado) el huésped ha pagado la fianza y el dinero se retiene hasta el reembolso automático. Cuenta como pagado para las condiciones de tus mensajes.
• Marcado pagado: lo marcaste como pagado manualmente. Mismo efecto que tarjeta guardada para las condiciones de los mensajes.
• Cobrado: cobraste una parte o la totalidad de la fianza a la tarjeta del huésped.
• Reembolsada: (método por adelantado) la fianza se reembolsó por completo al huésped.
• Retenida: (método por adelantado) retuviste una parte o la totalidad de la fianza; el resto, si lo había, se reembolsó al huésped.
• Cerrado: el periodo de reclamación ha terminado, el depósito está cerrado y la tarjeta guardada se ha eliminado.
• Fallido, Expirado, Cancelado: la tarjeta no se guardó, el enlace expiró o el depósito se canceló.

Consejos

• Envía el enlace de la tarjeta uno o dos días antes de la llegada para que los huéspedes tengan tiempo de actuar, pero lo bastante tarde para que no se les olvide. El enlace funciona cuando lo envíes.
• Combina siempre tu plantilla de instrucciones de check-in (condición: depósito = pagado) con una plantilla de recordatorio (condición: depósito = no pagado). Los huéspedes reciben exactamente el mensaje que corresponde a su situación.
• Usa el botón Copiar enlace del depósito si un huésped te escribe directamente para preguntar cómo registrar su tarjeta: puedes pegar el enlace en la conversación con un clic.
• Elige el método de cobro que mejor encaje con cada propiedad: guardar la tarjeta es la experiencia más ligera para los huéspedes, mientras que cobrar por adelantado garantiza que el dinero ya está cobrado si ocurre algo. Las fianzas por adelantado son una opción popular en estancias largas.