Hoe stel je een borg (waarborgsom) in?

Met de automatisering Waarborgsom vraag je elke gast vóór aankomst om een borg, op de manier die bij elke accommodatie past. Er zijn twee inningsmethoden: alleen de kaart opslaan (de standaard: er wordt geen geld vastgehouden en je schrijft de kaart alleen af bij schade) of de borg vooraf afschrijven (de gast betaalt het volledige bedrag en Nowistay betaalt het na het uitchecken automatisch terug, min wat je wegens schade inhoudt).

Je stelt het één keer per accommodatie in, plaatst een link in je sjablonen voor gastberichten en laat je incheckinstructies pas uitgaan zodra de gast zijn kaart heeft opgeslagen.

Voordat je begint

Drie dingen moeten in orde zijn voor elke accommodatie waarop je de borg wilt inschakelen:

• De accommodatie moet met Nowistay PMS zijn verbonden.
• De accommodatie moet een actief abonnement AI Channel Manager hebben.
• Er moet een Stripe-account met de accommodatie zijn verbonden.

Ontbreekt een van deze dingen, dan vertellen de borginstellingen je precies wat je op de kaart van de accommodatie moet herstellen.

Stap 1: Activeer de Waarborgsom op je accommodaties

Open de pagina Automatiseringen via het zijmenu en zoek de rij Waarborgsom.

Klik op de accommodatiekiezer rechts van de rij en kies de accommodaties waarop je de borg wilt inschakelen. Alleen accommodaties die aan de bovenstaande voorwaarden voldoen, kunnen worden geselecteerd.

Stap 2: Configureer de borginstellingen

Heb je je accommodaties geselecteerd, klik dan op het tandwielpictogram rechts van de rij Waarborgsom om de Instellingen waarborgsom te openen. Elke accommodatie krijgt een eigen blok waarin je drie waarden instelt:

• Wijze van inning: kies Alleen kaart opslaan: alleen afgeschreven als u schade meldt (de standaard) om een kaart op te slaan en die alleen af te schrijven als je schade meldt, of Borg vooraf afschrijven: na het uitchecken automatisch terugbetaald om het volledige bedrag te innen wanneer de gast de link betaalt en het na het uitchecken automatisch terug te betalen. In het gedeelte verderop lees je hoe borgen die vooraf zijn afgeschreven worden terugbetaald.
• Bedrag: het bedrag van de borg, in de valuta van de accommodatie. Bij een opgeslagen kaart is dit het maximum dat je bij schade kunt afschrijven; er wordt niets vooraf afgeschreven. Bij een voorafgaande afschrijving is dit het bedrag dat de gast daadwerkelijk betaalt.
• Claimperiode (dagen na uitchecken): bij een opgeslagen kaart het aantal dagen na het uitchecken waarin je de kaart nog kunt afschrijven voordat Nowistay de borg sluit en de kaart verwijdert. Bij een voorafgaande afschrijving is dit het moment waarop de automatische terugbetaling wordt verstuurd. Tussen 0 en 28 dagen.

Klik op Opslaan. Vanaf nu krijgt elke nieuwe boeking op deze accommodaties een eigen beveiligde kaartlink, klaar om met de gast te delen.

Stap 3: Voeg de borglink toe aan je gastberichten

De borglink wordt via je sjablonen voor Gastberichten aan de gast bezorgd. Open een sjabloon (meestal je incheckinstructies of een apart bericht vóór aankomst) en voeg de dynamische variabele {{deposit_payment_link}} in op de plek waar de link moet verschijnen.

Hier is een eenvoudig voorbeeld van een e-mail met incheckinstructies:

Hallo {{guest_first_name}},

Je check-in voor {{property_name}} is op {{arrival_date}} vanaf {{check_in_time}}.

Voordat we je toegangscode delen, vragen we je om je kaart te registreren voor de terugbetaalbare borg via deze link: {{deposit_payment_link}}

Zodra dat gedaan is, sturen we je alles wat je nodig hebt om het appartement binnen te komen.

Tot snel!

De variabele verwijst naar een unieke link per boeking. Met de standaardmethode opent de gast de link, slaat zijn kaart veilig op via Stripe en wordt de boeking in Nowistay automatisch als betaald gemarkeerd. Op dat moment wordt er geen geld afgeschreven. Met de methode van voorafgaande afschrijving betaalt de gast de borg op diezelfde link en ontvangt hij een bevestigingsmail die uitlegt hoe de borg werkt, wanneer hij wordt terugbetaald en een link bevat om de status op elk moment te volgen.

De link is actief zodra de boeking is bevestigd, dus je kunt dit bericht versturen wanneer het in je incheckproces past. Er is geen minimale termijn: het moment waarop je het bericht verstuurt, zet de gast aan om zijn kaart op te slaan.

Stap 4: Stuur instructies pas wanneer de borg is betaald

Zorg ervoor dat je toegangscodes nooit worden verstuurd voordat de gast zijn kaart heeft opgeslagen, door een voorwaarde toe te voegen aan het berichtsjabloon met de gevoelige instructies. Scrol in de sjabloneditor naar Voorwaarden reserveringsgegevens en klik op Voorwaarde toevoegen:

• Eerste veld: Waarborgsom
• Tweede veld: Is gelijk aan
• Derde veld: Betaald

Het bericht wordt nu pas automatisch verstuurd zodra de borg is betaald. Heeft de gast zijn kaart vóór het geplande tijdstip niet opgeslagen, dan wordt het bericht tegengehouden.

Een herinnering sturen wanneer de borg niet is betaald

Dupliceer je incheckinstructies en maak van de tweede kopie een herinnering. Stel de voorwaarde in op:

• Waarborgsom · Is gelijk aan · Niet betaald

Plaats in de tekst opnieuw de variabele {{deposit_payment_link}} en herinner de gast eraan dat zijn toegangscode wordt gedeeld zodra hij zijn kaart heeft opgeslagen. Zo krijgt elke boeking ofwel de instructies ofwel een vriendelijke herinnering, nooit allebei.

De status van de borg volgen en erop reageren in de boeking

Open een boeking via de pagina Reserveringen. Onder de samenvatting van de boeking zie je een gedeelte BORG met alles wat je in één oogopslag over de borg wilt weten:

• Borgstatus: waar de borg zich in zijn levenscyclus bevindt.
• Verwacht bedrag: het maximum dat je kunt afschrijven, zoals ingesteld in de instellingen.
• Beschikbaar vanaf: wanneer de kaartlink voor de gast beschikbaar werd, namelijk zodra de boeking is bevestigd.
• Claimperiode sluit: de datum waarna Nowistay de borg sluit en de opgeslagen kaart verwijdert. Schrijf af vóór deze datum als dat nodig is.
• Automatische terugbetaling op: wordt in plaats van de claimperiode getoond wanneer de borg vooraf is afgeschreven. Dit is de datum waarop de gast automatisch wordt terugbetaald. Zodra de borg is afgehandeld, verschijnen hier ook de rijen Terugbetaald bedrag en Ingehouden bedrag.

Naast het gedeelte zijn drie acties beschikbaar:

• Borglink kopiëren (klembordpictogram): kopieert de kaartlink van de gast, zodat je hem handmatig via elk kanaal opnieuw kunt versturen.
• Borg afschrijven: schrijft de opgeslagen kaart van de gast af voor een bedrag naar keuze, tot het bedrag van de borg, bij schade. Zie het volgende gedeelte. Wanneer de borg vooraf is afgeschreven, wordt deze knop Terugbetaling aanpassen.
• Markeren als betaald: markeert de borg als betaald zonder via Stripe te gaan en deblokkeert berichten die zijn afgeschermd met borg = betaald. Gebruik dit alleen als je de borg op een andere manier hebt geïnd (contant, bankoverschrijving, een andere betaalverwerker).

Zo schrijf je de borg af bij schade

Omdat de kaart van de gast is opgeslagen en niet vooraf is afgeschreven, bepaal jij of en hoeveel je afschrijft. Dat kan op twee manieren.

Vanuit de app (aanbevolen)

Open de boeking, ga naar het gedeelte BORG en klik op Borg afschrijven. Voer het bedrag in dat je wilt afschrijven, tot het bedrag van de borg, voeg eventueel een reden toe en bevestig. Nowistay schrijft de opgeslagen kaart van de gast af en de status verandert in Afgeschreven. Wordt de kaart geweigerd of is extra verificatie nodig, dan krijg je een melding en blijft de borg klaarstaan, zodat je het opnieuw kunt proberen.

Dit is de aanbevolen methode: alles blijft in Nowistay gesynchroniseerd en het bedrag en de reden worden bij de boeking bewaard.

Vanuit Stripe

Je kunt de kaart ook rechtstreeks afschrijven vanuit je eigen Stripe-dashboard. Wanneer de gast zijn kaart registreert, wordt die opgeslagen als klant op je gekoppelde Stripe-account. Open Customers (Klanten) in Stripe, zoek de klant van die gast en maak een betaling aan op zijn opgeslagen kaart voor het bedrag dat je nodig hebt.

Houd bij deze methode met twee dingen rekening: de afschrijving verschijnt niet bij de borg in Nowistay, dus de boeking blijft de kaart als opgeslagen tonen, en de opgeslagen kaart wordt verwijderd zodra de claimperiode sluit, dus schrijf af vóór het einde van de periode. Twijfel je, gebruik dan de knop in de app.

Als je de borg vooraf afschrijft: automatische terugbetaling en inhoudingen

Met de methode Borg vooraf afschrijven betaalt de gast de volledige borg zodra hij de link opent, en het geld komt automatisch terug: Nowistay betaalt de borg terug op de kaart van de gast op de geplande datum, het aantal dagen na het uitchecken dat je hebt ingesteld, zonder dat jij iets hoeft te doen.

Een deel of de hele borg inhouden

Is er tijdens het verblijf iets gebeurd, open dan de boeking, ga naar het gedeelte BORG en klik op Terugbetaling aanpassen. Voer het in te houden bedrag in, tot het bedrag van de borg, voeg eventueel een reden toe en sla op. Het dialoogvenster toont precies wat de gast terugkrijgt. Er wordt op dat moment niets afgeschreven: de inhouding wordt gewoon in mindering gebracht op de automatische terugbetaling wanneer die plaatsvindt. Je kunt haar zo vaak aanpassen of wissen (zet haar op 0) als je wilt, totdat de terugbetaling is verstuurd.

Wat de gast ziet

De gast betaalt op dezelfde beveiligde pagina die hij anders zou gebruiken om zijn kaart op te slaan, en die pagina toont altijd hoe de borg ervoor staat: betaald, terugbetaald, of afgehandeld met de terugbetaalde en ingehouden bedragen. De gast ontvangt een e-mail wanneer hij betaalt, met uitleg dat de borg na het verblijf automatisch wordt terugbetaald, en een tweede wanneer de borg is afgehandeld, beide met een link naar die pagina. Terugbetalingen verschijnen doorgaans binnen 5 tot 10 werkdagen op zijn afschrift.

Goed om te weten

• Als de boeking wordt geannuleerd nadat de borg is betaald, betaalt Nowistay het volledige bedrag direct terug aan de gast.
• Stripe geeft de verwerkingskosten niet terug wanneer een borg wordt terugbetaald, dus zelfs een volledig terugbetaalde borg kost je de verwerkingskosten. Dit is het standaardgedrag van Stripe bij terugbetalingen.
• Kan een terugbetaling niet worden verwerkt, dan krijg je een e-mail en probeert Nowistay het automatisch opnieuw. Je kunt de gast ook rechtstreeks vanuit je Stripe-dashboard terugbetalen: Nowistay detecteert dat en sluit de borg.
• Het wijzigen van de inningsmethode van een accommodatie heeft alleen invloed op nieuwe borgen. Borgen die al lopen, behouden de methode waarmee ze zijn gestart.

E-mailmeldingen

Nowistay houdt beide kanten per e-mail op de hoogte op de belangrijke momenten van de borg. Dit is precies wie wat ontvangt, en wanneer:

Met een opgeslagen kaart

• Jij ontvangt een e-mail wanneer de gast zijn kaart opslaat, en nog een als een poging tot afschrijving van de borg mislukt (kaart geweigerd of extra verificatie nodig), zodat je het opnieuw kunt proberen of contact met de gast kunt opnemen.
• De gast ontvangt in deze modus geen e-mail van Nowistay: de beveiligde pagina bevestigt op het scherm dat zijn kaart is opgeslagen.

Met een voorafgaande afschrijving

• Wanneer de gast betaalt: jij ontvangt een bevestigingsmail en de gast ook, met uitleg over hoe de borg werkt, de datum van de automatische terugbetaling en een link om de borg op elk moment te volgen.
• Wanneer de borg is afgehandeld (terugbetaling verstuurd, volledig of min een inhouding, inclusief de directe terugbetaling na een annulering): jij en de gast ontvangen elk een e-mail met de terugbetaalde en ingehouden bedragen. Jouw exemplaar bevat ook de reden van de inhouding; het exemplaar van de gast linkt naar zijn borgpagina.
• Als de automatische terugbetaling mislukt: je ontvangt een e-mail, Nowistay probeert het automatisch opnieuw en de e-mail legt uit hoe je vanuit je Stripe-dashboard terugbetaalt als het blijft mislukken. De gast krijgt geen e-mail over mislukkingen.

Borgstatussen die je kunt zien

• Niet gestart: de kaartlink is nog niet geopend.
• Link aangemaakt: de link is actief en de gast is begonnen met het opslaan van zijn kaart.
• In afwachting: de gast heeft de link geopend maar het opslaan van zijn kaart nog niet afgerond.
• Kaart opgeslagen: de kaart van de gast is veilig opgeslagen en er wordt geen geld vastgehouden. De borg telt als betaald voor je berichtvoorwaarden en je kunt hem afschrijven als dat nodig is.
• Borg geïnd: (methode voorafgaande afschrijving) de gast heeft de borg betaald en het geld wordt vastgehouden tot de automatische terugbetaling. Telt als betaald voor je berichtvoorwaarden.
• Als betaald gemarkeerd: je hebt hem handmatig als betaald gemarkeerd. Voor berichtvoorwaarden heeft dit hetzelfde effect als kaart opgeslagen.
• Afgeschreven: je hebt een deel of de hele borg van de kaart van de gast afgeschreven.
• Terugbetaald: (methode voorafgaande afschrijving) de borg is volledig aan de gast terugbetaald.
• Ingehouden: (methode voorafgaande afschrijving) je hebt een deel of de hele borg ingehouden. Het restant is aan de gast terugbetaald.
• Afgesloten: de claimperiode is verstreken, de borg is gesloten en de opgeslagen kaart is verwijderd.
• Mislukt, Verlopen, Geannuleerd: de kaart is niet opgeslagen, de link is verlopen of de borg is geannuleerd.

Tips

• Stuur de kaartlink een of twee dagen vóór aankomst, zodat gasten tijd hebben om te reageren, maar laat genoeg dat ze het niet vergeten. De link werkt wanneer je hem ook verstuurt.
• Combineer je sjabloon met incheckinstructies (voorwaarde: borg = betaald) altijd met een herinneringssjabloon (voorwaarde: borg = niet betaald). Gasten krijgen precies het bericht dat bij hun situatie past.
• Gebruik de knop Borglink kopiëren als een gast je rechtstreeks schrijft en vraagt hoe hij zijn kaart registreert: je plakt de link met één klik in het gesprek.
• Kies de inningsmethode die bij elke accommodatie past: de kaart opslaan is de lichtste ervaring voor gasten, terwijl vooraf afschrijven garandeert dat het geld al is geïnd als er iets gebeurt. Borgen die vooraf worden afgeschreven zijn een populaire keuze bij langere verblijven.