Een directe boeking annuleren en terugbetalen

Heeft een gast betaald op je Nowistay-website, in je boekingswidget of via een betaallink, dan annuleer je de boeking in Nowistay en kies je in dezelfde stap wat er met het geld gebeurt: alles terugbetalen, een deel terugbetalen of het houden. De terugbetaling gaat vanaf je eigen Stripe-account terug naar de kaart van de gast.

Dit doe je wanneer een gast annuleert, of wanneer iemand data heeft geboekt die je niet kunt waarmaken.

Annuleren en terugbetalen in Nowistay

1. Open de boeking via Reserveringen.
2. Klik op Bewerken.
3. Zet de Status op Geannuleerd en klik op Opslaan.
4. Het venster Deze boeking annuleren toont het bedrag dat de gast heeft betaald. Kies Alles terugbetalen, Deels terugbetalen (vul dan het Terug te betalen bedrag in, maximaal het betaalde bedrag) of Betaling houden, niets terugbetalen.
5. Klik op Annulering bevestigen.

Daarna:

• is de boeking geannuleerd en komen de data weer vrij op al je gekoppelde kanalen en op je website;
• gaat de terugbetaling vanaf je Stripe-account naar de kaart van de gast. Die staat meestal binnen 5 tot 10 werkdagen op zijn afschrift;
• toont het betalingsgedeelte van de boeking bij Betaalstatus de waarde Terugbetaald, met het terugbetaalde bedrag.

Stripe geeft zijn transactiekosten niet terug wanneer een betaling wordt terugbetaald: ook een volledige terugbetaling kost je de kaartkosten van de oorspronkelijke betaling. Zo werken terugbetalingen bij Stripe.

Voorbeeld: een gast heeft € 600 betaald voor 4 nachten in je appartement aan zee en annuleert 3 weken voor aankomst. Volgens je voorwaarden krijgt hij op dat moment 50% terug. Je zet de boeking op Geannuleerd, kiest Deels terugbetalen, vult 300 in en bevestigt: de gast krijgt € 300 terug en de data zijn weer open op Airbnb, Booking.com en je website.

Terugbetalen vanuit je Stripe-dashboard

Je kunt de terugbetaling ook zelf doen vanuit je Stripe-dashboard, bijvoorbeeld om in meerdere keren terug te betalen:

1. Annuleer de boeking in Nowistay zoals hierboven en kies Betaling houden, niets terugbetalen. De data komen weer vrij op je kanalen.
2. Open in je Stripe-dashboard de betaling van de gast en betaal die terug.

Dekt de terugbetaling in Stripe de hele betaling, dan ziet Nowistay dat en verandert de Betaalstatus van de boeking in Terugbetaald. Een gedeeltelijke terugbetaling in Stripe verandert de betaalstatus in Nowistay niet.

Betaling in twee termijnen

Betaalt de gast in twee termijnen, dan dekt de terugbetaling alleen wat al is afgeschreven. Na de annulering wordt de tweede betaling nooit afgeschreven, wat je ook kiest in het venster.

Boeking met een betaalverzoek dat nog niet is betaald

Heeft de gast nog niet betaald, dan valt er niets terug te betalen: zet de boeking op Geannuleerd en sla op. De data komen weer vrij en de betaallink werkt niet meer.

Borg en betaalde extra’s

• Een vooraf afgeschreven borg wordt bij annulering automatisch volledig terugbetaald (zie Borg instellen).
• Extra’s die de gast heeft betaald, worden niet automatisch terugbetaald. Je krijgt voor elke extra een e-mail en beslist of je die terugbetaalt vanuit je Stripe-dashboard.

Als de terugbetaling mislukt

Je krijgt een e-mail en de boeking blijft geannuleerd. Dat gebeurt meestal als het saldo van je Stripe-account niet genoeg is voor de terugbetaling, of als de oorspronkelijke betaling ouder is dan 180 dagen. Betaal de gast dan terug vanuit je Stripe-dashboard.

Goed om te weten

• Een geannuleerde boeking waarvan de betaling is terugbetaald, kan niet opnieuw worden bevestigd: maak een nieuwe boeking aan.
• Nowistay laat de gast niet voor je weten dat de boeking is geannuleerd: stuur hem een bericht, of maak een automatisch bericht voor geannuleerde boekingen (zie Automatische gastmails instellen).
• Boekingen van Airbnb, Booking.com en de andere platforms annuleer en betaal je terug op het platform zelf, volgens de regels van dat platform.