Bijgewerkt
Er zijn verschillende manieren om in Nowistay een factuur te krijgen. De snelste is om met één klik een kant-en-klare pdf rechtstreeks vanuit een boeking te downloaden. De AI-assistent van Nowistay kan die factuur ook naar gasten sturen die erom vragen, zonder dat jij iets hoeft te doen. Wil je een volledig aangepaste factuur of een eigenaarsoverzicht, dan kun je ook ChatGPT of Claude, zodra ze met Nowistay zijn verbonden, vragen er een te maken (verderop beschreven). Beheer je accommodaties voor hun eigenaars, dan kunnen de facturen van een accommodatie ook op naam van de eigenaar worden uitgegeven.
Elke boeking kan zijn eigen factuur als pdf genereren, zonder dat je de AI-assistent nodig hebt. Voeg vóór je eerste download eenmalig je factuurgegevens toe, zodat de factuur de juiste afzender toont.
Deze gegevens verschijnen als afzender (jouw naam of bedrijf) op de facturen die je voor gasten genereert, dus het is verstandig ze eerst in te stellen. Voor accommodaties die je op naam van de eigenaar factureert, worden in plaats daarvan de gegevens van de eigenaar gebruikt (zie hieronder).
Dit hoef je maar één keer te doen. Kom terug naar Account wanneer je je adres of fiscale gegevens moet bijwerken.
De factuur gebruikt wat bij de reservering is vastgelegd (naam of bedrijfsgegevens van de gast, data, nachten, bedrag en betaling) samen met de gegevens van de afzender: de factuurgegevens van je account, of die van de eigenaar voor een accommodatie die op naam van de eigenaar wordt gefactureerd. Klopt een bedrag niet, corrigeer dan eerst de boeking en download daarna opnieuw.
Beheer je accommodaties namens hun eigenaars, dan kunnen de gastfacturen van een accommodatie op naam van de eigenaar worden uitgegeven in plaats van op die van jou. De eigenaar verschijnt dan als afzender en de factuur vermeldt dat jij hem namens de eigenaar uitgeeft. Dit geldt voor elke factuur van die accommodatie: de pdf die je vanuit een boeking downloadt en de factuur die de AI-assistent naar gasten stuurt.
Herhaal dit voor elke accommodatie die je voor een eigenaar factureert. Accommodaties waarbij de schakelaar uit staat, behouden de factuurgegevens van je Account. Rekent de eigenaar btw, vul dan ook het Btw-tarief (%) er direct boven in, zodat de factuur de btw toont die in het totaal is inbegrepen.
Zet je de schakelaar uit, dan worden de gegevens van de eigenaar verwijderd zodra je opslaat. De volgende facturen van de accommodatie gebruiken dan weer de gegevens en nummering van je account.
Gasten vragen tijdens of na hun verblijf vaak om een factuur, vooral zakelijke reizigers die via Booking.com boeken. De AI-assistent van Nowistay beantwoordt deze verzoeken voor je: wanneer een gast om een factuur of een bon vraagt, antwoordt de assistent in de taal van de gast met de factuur van de boeking als afbeelding bijgevoegd. Het is hetzelfde document, met hetzelfde factuurnummer, als de pdf die je vanuit de boeking downloadt, met dezelfde afzender: de factuurgegevens van je Account, of die van de eigenaar voor een accommodatie die op naam van de eigenaar wordt gefactureerd.
De factuur kan worden bijgevoegd op elk gesprekskanaal dat foto’s accepteert, dezelfde kanalen waarop je een foto aan je eigen berichten kunt toevoegen.
De functie staat standaard aan voor elke accommodatie met de AI-assistent. Zo controleer je dit of zet je het uit:
In een paar gevallen voegt de assistent de factuur niet bij. Hij laat de gast weten dat hij het met jou nagaat en jij krijgt een melding, zoals bij elk verzoek waarvoor jij nodig bent:
Je kunt dan de boeking controleren en de factuur zelf versturen.
Heeft een gast de factuur op naam van zijn bedrijf nodig, dan wordt de factuur aan het bedrijf gericht, met adres en btw-nummer. De bedrijfsgegevens kunnen op drie manieren bij de boeking komen:
Is de factuur al uitgegeven, dan wordt hij bijgewerkt met de bedrijfsgegevens en behoudt hij zijn nummer.
Wanneer je zelf een gast antwoordt, kun je de factuur met één klik aan je bericht toevoegen:
De knop is grijs wanneer het gesprek niet aan een boeking is gekoppeld of wanneer het kanaal geen foto’s kan versturen.
Zodra ChatGPT of Claude met Nowistay is verbonden, kun je voor elke gast of eigenaar een factuur maken door er gewoon in gewone taal om te vragen. Typ bijvoorbeeld “Genereer de factuur voor gast Jean Dupont als pdf” en je AI-assistent zoekt de reservering op in Nowistay, vult de verblijfsdata en bedragen in en geeft je een pdf die direct kan worden gedownload. Je hoeft geen sjabloon te maken en niets met de hand te kopiëren.
Je hebt maar twee dingen nodig:
Dat is alles. Voor het factureren zelf is geen extra installatie nodig.
Je AI-assistent kan je Nowistay-boekingen al lezen. Vraag je om een factuur, dan vindt hij de juiste reservering, neemt hij de naam van de gast, de incheck- en uitcheckdatum, het aantal nachten, het bedrag en de betalingsgegevens over en verwerkt hij die tot een nette factuur die hij als pdf exporteert. Omdat de assistent het document zelf opbouwt, kun je alles aanpassen met een eenvoudig vervolgbericht.
Vraag in een chat met Nowistay verbonden om de factuur op naam van de gast:
Heeft een gast meer dan één verblijf, wijs de assistent dan naar het juiste verblijf, bijvoorbeeld “de factuur voor de boeking van Jean Dupont in juni”, of geef het reserveringsnummer.
Beheer je accommodaties namens eigenaars, dan kun je op dezelfde manier een eigenaarsfactuur of maandoverzicht maken. Vraag om de periode en wat erin moet staan, bijvoorbeeld:
“Maak het eigenaarsoverzicht voor [naam van de accommodatie] voor mei. Som elke boeking op met de data, de omzet, mijn commissie en het bedrag dat aan de eigenaar verschuldigd is, als pdf.”
De assistent leest alle boekingen voor die accommodatie en periode, stelt het overzicht samen en exporteert het als pdf.
Omdat de AI het document schrijft, volstaat een kort vervolgbericht om het naar jouw wens vorm te geven. Je kunt vragen om:
Ben je tevreden met een indeling, bewaar dan de instructies en gebruik ze de volgende keer opnieuw, zodat elke factuur er hetzelfde uitziet.
Nee. Elke boeking heeft een ingebouwde knop Factuur downloaden in het onderdeel Financieel, zodat je met één klik een pdf krijgt zonder iets extra aan te zetten. De AI-assistent van Nowistay stuurt die factuur ook naar gasten die erom vragen, en dat staat standaard aan. Voor volledig aangepaste facturen of eigenaarsoverzichten verbind je ChatGPT of Claude en vraag je de assistent er een te maken.
De assistent voegt de factuur alleen bij wanneer hij zeker weet dat het het juiste document voor de juiste persoon is: een bevestigde boeking met volledige bedragen, een gast die hij aan de boeking kan koppelen en een kanaal dat foto’s accepteert. Anders draagt hij het verzoek aan jou over en krijg je een melding. De volledige lijst staat hierboven bij Wanneer de assistent het aan jou overdraagt.
Ja. Voeg de bedrijfsnaam, het adres en het btw-nummer toe aan de boeking, of laat de gast ze opgeven in het gesprek of op je pagina voor directe boekingen. De factuur toont dan het bedrijf.
Ja. Zet in de Accommodatiegegevens van de accommodatie Facturen uitgeven op naam van de eigenaar aan en vul de gegevens van de eigenaar in. De nieuwe facturen van de accommodatie worden dan op naam van de eigenaar uitgegeven, met een eigen nummering en een vermelding dat jij ze namens de eigenaar uitgeeft. Dit werkt voor gedownloade facturen en voor de facturen die de AI-assistent verstuurt.
Ja. Vraag om een gastfactuur op naam van de gast, of om een eigenaarsoverzicht per accommodatie en periode. De assistent kan beide.
Ja. Zeg gewoon welke taal of valuta je wilt en de assistent past het document aan voordat je het downloadt.
Gidsen voor hosts: lees de blog.
Klaar om je verhuur op de automatische piloot te zetten?
