Bijgewerkt
Beheer je vakantiewoningen voor eigenaren, dan eindigt elke maand hetzelfde: een commissiefactuur per eigenaar, een afrekening die laat zien wat zijn woningen hebben opgebracht en een overzicht dat bijgewerkt moet worden. Met ChatGPT of Claude gekoppeld aan Nowistay en aan je boekhoudsoftware is dat één bericht. De assistent leest de boekingen van de maand in Nowistay, past het commissiemodel van elke eigenaar toe, maakt de facturen aan in je software, schrijft de afrekeningen en vult je overzicht. Jij controleert en verstuurt.
Deze handleiding volgt een Nederlandse beheerder die factureert met Moneybird. Gebruik je andere software of werk je in een ander land, kijk dan bij boekhoudsoftware per land.
| Onderdeel | Wat het oplevert |
|---|---|
| Nowistay | De boekingen van de maand met hun bedragen: totaal, schoonmaak, toeristenbelasting en commissie van het platform |
| Een project in ChatGPT of Claude | Je eigenaren, hun factuurgegevens en het commissiemodel van elk van hen, één keer ingesteld |
| Moneybird | Contacten, factuurnummers, versturen en betalingen bijhouden |
De assistent leest en rekent. Moneybird maakt de factuur. Er wordt niets verstuurd zonder dat jij erom vraagt.
Een pdf die in een chat ontstaat is een prima afrekening voor de eigenaar, maar geen betrouwbare factuur: niets garandeert dat het nummer op het vorige volgt, en hij komt nooit in je administratie terecht. Laat je de assistent de factuur in Moneybird aanmaken, dan staat hij in je boekhouding en wordt hij gekoppeld aan de betaling van de eigenaar.
Volgens de factuureisen van de Belastingdienst: volledige naam en adres van beide partijen, je btw-id en KVK-nummer, de factuurdatum, een uniek, opeenvolgend factuurnummer, een omschrijving van de dienst, de periode, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief (21 % op een beheercommissie) en het btw-bedrag. Val je onder de kleineondernemersregeling (KOR, omzet tot € 20.000 per jaar), dan bereken je geen btw. Facturen bewaar je 7 jaar.
Een verplichting tot e-facturatie bestaat in Nederland nog niet: het kabinet wil die voor facturen tussen bedrijven invoeren per 1 juli 2030.
Werk je in België? Sinds 1 januari 2026 moeten facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen, ook kleine ondernemingen met vrijstelling, elektronische facturen via het Peppol-netwerk zijn. Facturen aan particulieren vallen daar niet onder.
Moneybird biedt een eigen koppeling voor ChatGPT en Claude. Daarmee maakt de assistent contacten en conceptfacturen aan. Versturen doe je zelf vanuit Moneybird: dat kan niet via de AI-koppeling.
Moneybird voeg je toe als aangepaste connector, via de ontwikkelaarsmodus: ga naar Plug-ins, zet de ontwikkelaarsmodus aan, klik op +, geef een naam op, vul de URL https://moneybird.com/mcp/v1/read_write in, kies OAuth en klik op Maken. Volgens Moneybird heb je daarvoor minimaal ChatGPT Plus nodig. Volgens OpenAI is het aanmaken of wijzigen van gegevens via een aangepaste connector voorbehouden aan Business, Enterprise en Edu: controleer je abonnement. Lukt het niet, kies dan Claude.
Een project bewaart je instructies en je eigenarenlijst: elke chat die je daarin opent, kent ze al.
Plak deze instructies, met de gegevens van je eigen bedrijf:
Je bereidt de maandelijkse facturatie aan eigenaren voor van Vakantieverhuur Zeeland B.V., Boulevard 5, 4381 AA Vlissingen, KVK 00000000, btw-id NL000000000B01.
- Boekingen en bedragen komen alleen uit Nowistay. Schat of verzin nooit een bedrag: ontbreekt er een, noem de boeking en vraag het mij.
- Eigenaren, factuurgegevens en commissiemodellen staan in eigenaren.xlsx in dit project. Ontbreekt een woning of een regel, vraag het mij. Gok nooit.
- Facturen worden in Moneybird als concept aangemaakt: één factuur per eigenaar per maand, één regel per verblijf, 21 % btw op de commissie.
- Laat me altijd eerst de berekeningstabel zien en wacht op mijn akkoord voordat je iets aanmaakt.
- Rond elke commissieregel af op de cent. Het totaal is de som van de afgeronde regels.Je vult zelf geen spreadsheet in. De assistent begint bij je woningenlijst in Nowistay, stelt je de vragen en bouwt de lijst op uit je antwoorden. Stuur in een nieuwe chat in het project:
Laten we mijn facturatie aan eigenaren instellen. Lees mijn woningen in Nowistay. Vraag me daarna, één woning tegelijk, wie de eigenaar is (particulier of bedrijf), het factuuradres, het e-mailadres, het KVK-nummer en btw-id als die er zijn, en hoe mijn commissie bij deze eigenaar werkt. Werkt een woning waarschijnlijk zoals de vorige (zelfde eigenaar, zelfde contract), stel dan de vorige antwoorden voor, zodat ik alleen hoef te bevestigen. Controleer daarna het commissiemodel op een echt verblijf van vorige maand en laat me de berekening zien. Als alles bevestigd is, maak eigenaren.xlsx met één rij per woning.
De vragen over de commissie komen in gewone taal, bijvoorbeeld:
Daarna controleert de assistent op een echte boeking of hij het goed begrepen heeft: “Appartement Boulevard, Airbnb, 3 tot 7 oktober, totaal € 693,20: je commissie zou € 120,00 excl. btw zijn, dus € 145,20 incl. btw. Klopt dat?” Klopt het bedrag niet, zeg dan waarom: hij past de regel aan.
Voorbeeld van de lijst die hij maakt:
| Woning (zoals in Nowistay) | Eigenaar | Factuuradres | Commissie | Berekend over | Schoonmaak | Verblijf telt in | Opmerkingen |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Appartement Boulevard | Sanne de Vries | Lindelaan 4, 4331 AB Middelburg | 20 % | Verblijf zonder schoonmaak | Voor de beheerder | Maand van vertrek | |
| Studio Duinzicht | Sanne de Vries | Lindelaan 4, 4331 AB Middelburg | 20 % | Verblijf zonder schoonmaak | Voor de beheerder | Maand van vertrek | |
| Villa Duinrand | Duinrand Vastgoed B.V. | Strandweg 9, 4371 PA Koudekerke | 18 % | Na commissie platform, zonder schoonmaak | Voor de beheerder | Maand van vertrek | Minimaal € 150 excl. btw per maand |
| Loft Haven | Haven Beheer B.V. | Havenkade 21, 4381 BC Vlissingen | 25 % | Hele verblijf, inclusief schoonmaak | Voor de eigenaar | Nachten per maand | Directe boekingen: 15 % |
Het echte bestand bevat ook het e-mailadres, KVK-nummer, btw-id en de betaaltermijn van elke eigenaar.
Voeg de lijst toe aan het project. Geen van beide assistenten zet zelf een bestand in een project: download eigenaren.xlsx en voeg het in ChatGPT toe aan de projectbestanden, of in Claude met de knop + in het kennispaneel van het project.
Verandert er iets, zeg het dan in het project: “Villa Duinrand gaat vanaf december naar 20 %” of “Voeg de eigenaar van Strandhuis Zuid toe”. De assistent vraagt wat hij mist, geeft je de bijgewerkte lijst, en jij vervangt het oude bestand in het project.
Met maar 2 of 3 woningen kan het ook zonder bestand: laat de assistent de tabel als tekst schrijven en plak die onderaan de projectinstructies.
| Bedrag | Wat erin zit |
|---|---|
| Totaalbedrag | Wat de gast voor het verblijf heeft betaald: verblijf, schoonmaak en toeristenbelasting. Servicekosten die het platform de gast rekent, zitten er niet in: die gaan naar het platform. |
| Schoonmaakkosten | De schoonmaakkosten van de boeking. |
| Toeristenbelasting | De toeristenbelasting, of het platform die int of jij. |
| Commissie van het platform | Wat Airbnb, Booking.com, Expedia of Agoda je rekenen, betaalkosten van Booking.com inbegrepen. Geen bij directe boekingen. |
| Verblijf | Niet apart opgeslagen: totaalbedrag min schoonmaak en toeristenbelasting. |
Een Airbnb-verblijf van 4 nachten à € 150, met € 80 schoonmaakkosten en € 13,20 toeristenbelasting die Airbnb int. De commissie van Airbnb op de boeking is € 105,40. Nowistay registreert een totaalbedrag van € 693,20.
| Commissie berekend over | Berekening | Grondslag | Commissie 20 % (excl. btw) |
|---|---|---|---|
| Het hele verblijf, inclusief schoonmaak | totaal − toeristenbelasting | € 680,00 | € 136,00 |
| Het verblijf zonder schoonmaak | totaal − schoonmaak − toeristenbelasting | € 600,00 | € 120,00 |
| Wat overblijft na het platform, zonder schoonmaak | totaal − schoonmaak − toeristenbelasting − commissie platform | € 494,60 | € 98,92 |
De toeristenbelasting blijft altijd buiten de grondslag: die is voor de gemeente, niet voor de eigenaar of voor jou.
Met de tweede grondslag, de schoonmaak voor je team en 21 % btw op de commissie ziet de afrekening van de eigenaar voor dit verblijf er zo uit:
| Regel | Bedrag |
|---|---|
| Uitbetaling Airbnb (totaal − toeristenbelasting − commissie platform) | € 574,60 |
| Schoonmaakkosten voor het schoonmaakteam | −€ 80,00 |
| Beheercommissie (20 % van € 600, dus € 120,00 + € 25,20 btw) | −€ 145,20 |
| Uit te betalen aan de eigenaar | € 349,40 |
Stuur in een nieuwe chat in het project:
Bereid de facturatie aan eigenaren van oktober 2026 voor.
- Lees in Nowistay alle verblijven van de woningen in eigenaren.xlsx die volgens de regel van elke eigenaar in oktober tellen.
- Laat me per eigenaar een tabel zien: woning, gast, kanaal, data, nachten, totaalbedrag, schoonmaak, toeristenbelasting, commissie platform, grondslag en commissie. Markeer elk verblijf met een ontbrekend of nulbedrag.
- Wacht op mijn akkoord.
- Maak in Moneybird de eigenaar aan als contact als dat nog niet bestaat, en daarna per eigenaar een conceptfactuur met datum 31 oktober, betaaltermijn 15 dagen, met één regel per verblijf (“Beheercommissie, Appartement Boulevard, 3-7 oktober, Airbnb”).
- Schrijf de afrekening van oktober voor elke eigenaar als pdf: verblijven, inkomsten, commissie platform, schoonmaak, mijn commissie met de bijbehorende factuur, en het bedrag dat de eigenaar ontvangt.
Je krijgt:
Klopt alles, controleer dan de concepten in Moneybird en verstuur ze vanuit Moneybird. Verwijder concepten die je niet gebruikt.
Houd je per maand bij wat elke eigenaar verdient, dan kan dezelfde chat dat overzicht vullen. Geef de exacte kolommen:
Geef me de rijen van oktober voor mijn overzicht, met precies deze kolommen: Maand, Eigenaar, Woning, Verblijven, Nachten, Inkomsten, Commissie platform, Schoonmaak, Commissie excl. btw, Btw, Factuurnummer, Uit te betalen. Als .xlsx-bestand.
Daarna, afhankelijk van waar je overzicht staat:
Is een maand met de hand goed gegaan, dan kun je hem inplannen. De geplande run bereidt alles voor: de berekening, de conceptfacturen in Moneybird, de afrekeningen en de rijen voor je overzicht. Jij controleert en verstuurt.
Schrijf de geplande taak zo dat hij op zichzelf werkt, bijvoorbeeld:
Bereid de facturatie aan eigenaren van de vorige maand voor, volgens de instructies en de lijst eigenaren.xlsx van mijn project Facturatie eigenaren. Maak de facturen in Moneybird als concept aan, schrijf de pdf-afrekeningen en stuur me daarna per eigenaar een samenvatting met elk verblijf waarvan een bedrag ontbreekt.
Tijdens een geplande run kunnen acties die iets in Moneybird aanmaken op je goedkeuring wachten: keur ze goed als je de maand controleert, en kijk de eerste geplande run goed na.
Je eigenaren kunnen hun eigen ChatGPT of Claude aan Nowistay koppelen, alleen-lezen, om de boekingen en maandresultaten van hun woningen te bekijken. Zie eigenaren ChatGPT of Claude laten vragen naar hun woningen. Lezen beide kanten dezelfde cijfers, dan zijn vragen over een afrekening sneller opgelost.
De situatie in november 2026. Een officiële connector wordt gepubliceerd door het softwarebedrijf zelf. Connectors van derden sturen je boekhoudgegevens via een ander bedrijf: kies bij voorkeur de officiële.
| Land | Software | Officiële connector | Wat de assistent kan | Goed om te weten |
|---|---|---|---|---|
| Nederland | Moneybird | Claude (directory), ChatGPT (aangepaste connector) | Contacten en conceptfacturen, verstuurd vanuit Moneybird | Nog geen e-facturatieplicht |
| België | Odoo | Aangepaste connector, zelf in te stellen | Gegevens lezen en schrijven | Peppol-e-facturen tussen bedrijven verplicht sinds januari 2026 |
| Frankrijk | Qonto | Claude (directory), ChatGPT (aangepaste connector) | Concepten, afronden, versturen, ook als e-factuur | De connector van Pennylane leest alleen. E-facturatie vanaf 2026 |
| Duitsland | Qonto | Claude (directory), ChatGPT (aangepaste connector) | Concepten, afronden, versturen (XRechnung, ZUGFeRD) | Lexware Office en sevDesk zonder officiële connector. E-Rechnung tussen bedrijven vanaf 2027 |
| Spanje | Qonto | Claude (directory), ChatGPT (aangepaste connector) | Concepten, afronden, versturen (VERI*FACTU) | Holded zonder officiële connector. VERI*FACTU-software verplicht vanaf 2027 |
| Italië | Qonto | Claude (directory), ChatGPT (aangepaste connector) | Concepten en afronden | Elke factuur loopt via het SdI. Fatture in Cloud zonder officiële connector |
| Portugal | InvoiceXpress | Claude (aangepaste connector) | Gecertificeerde facturen uitreiken (ATCUD, QR-code) | Facturen moeten uit gecertificeerde software komen |
| Verenigd Koninkrijk | Zoho Books | Claude (directory), ChatGPT (aangepaste connector) | Facturen maken en versturen | De connectors van Xero lezen alleen. E-facturen vanaf april 2029 |
| Verenigde Staten | QuickBooks Online | ChatGPT en Claude | Klanten en facturen aanmaken, op verzoek versturen | Alleen voor Amerikaanse klanten |
In Claude voeg je een connector uit de directory toe via Customize > Connectors. In ChatGPT voeg je een aangepaste connector toe nadat je de ontwikkelaarsmodus hebt aangezet, en of je daarmee gegevens kunt aanmaken of wijzigen hangt af van je abonnement: controleer het jouwe.
Ze kunnen er een schrijven, maar een pdf uit een chat heeft geen gegarandeerde nummering en komt niet in je administratie terecht. Laat de assistent rekenen en voorbereiden, en je boekhoudsoftware de factuur maken.
Alleen als je contract dat zegt. Nowistay houdt de schoonmaak apart bij, dus de assistent kan die meenemen of weglaten. Zeg het één keer als hij je vragen stelt: het komt in eigenaren.xlsx.
De assistent maakt één factuur per eigenaar, met één regel per verblijf, gegroepeerd per woning. Wil je liever één factuur per woning, zeg het dan bij het instellen.
Nee. Ze staan in eigenaren.xlsx, in het project. Je werkt de lijst alleen bij als een eigenaar of contract verandert.
Niet via de Moneybird-koppeling: versturen doe je vanuit Moneybird. Zo blijft de laatste controle bij jou.
Bij ChatGPT Business en Enterprise en bij Claude Team en Enterprise worden je gegevens standaard niet gebruikt voor training. Bij een persoonlijk abonnement zet je modeltraining uit in de privacyinstellingen. Nowistay deelt alleen wat elk verzoek nodig heeft, en de contactgegevens van gasten blijven buiten beeld tenzij je erom vraagt.
Gidsen voor hosts: lees de blog.
Klaar om je verhuur op de automatische piloot te zetten?