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Há várias formas de obter uma fatura na Nowistay. A mais rápida é transferir um PDF já pronto diretamente a partir de uma reserva, com um clique. O assistente de IA da Nowistay também pode enviar essa fatura aos hóspedes que a peçam, sem que tenha de fazer nada. Se quiser uma fatura totalmente personalizada ou um extrato de proprietário, pode também pedir ao ChatGPT ou ao Claude, depois de ligados à Nowistay, que a criem (explicado mais abaixo). Se gere alojamentos para os respetivos proprietários, as faturas de um alojamento podem também ser emitidas em nome do proprietário.
Cada reserva pode gerar o seu próprio PDF de fatura, sem necessidade do assistente de IA. Antes da primeira transferência, acrescente uma vez os seus dados de faturação, para que a fatura mostre o emitente correto.
Estes dados aparecem como emitente (o seu nome ou a sua empresa) nas faturas que gera para os hóspedes, pelo que vale a pena defini-los primeiro. Os alojamentos que fatura em nome do proprietário usam, em vez disso, os dados do proprietário (veja abaixo).
Só tem de fazer isto uma vez. Volte a Conta sempre que precisar de atualizar a morada ou os dados fiscais.
A fatura usa o que está registado na reserva (nome ou dados da empresa do hóspede, datas, noites, montante e pagamento) em conjunto com os dados do emitente: os dados de faturação da sua conta ou os do proprietário, no caso de um alojamento faturado em nome do proprietário. Se um valor parecer errado, corrija primeiro a reserva e transfira de novo.
Se gere alojamentos em nome dos respetivos proprietários, as faturas dos hóspedes de um alojamento podem ser emitidas em nome do proprietário e não em seu nome. O proprietário aparece então como emitente e a fatura indica que a emite em nome dele. Aplica-se a todas as faturas desse alojamento: o PDF que transfere a partir de uma reserva e a fatura que o assistente de IA envia aos hóspedes.
Repita para cada alojamento que fatura em nome de um proprietário. Os alojamentos em que o interruptor está desativado mantêm os dados de faturação da sua Conta. Se o proprietário cobra IVA, preencha também a Taxa de IVA (%) logo acima, para que a fatura mostre o IVA incluído no total.
Desativar o interruptor elimina os dados do proprietário quando guarda. As faturas seguintes do alojamento voltam então a usar os dados e a numeração da sua conta.
Os hóspedes pedem muitas vezes uma fatura durante ou depois da estadia, sobretudo os viajantes de negócios que reservam no Booking.com. O assistente de IA da Nowistay responde a estes pedidos por si: quando um hóspede pede uma fatura ou um recibo, responde no idioma do hóspede com a fatura da reserva anexada como imagem. É o mesmo documento, com o mesmo número de fatura, que o PDF que transfere a partir da reserva, com o mesmo emitente: os dados de faturação da sua Conta ou os do proprietário, no caso de um alojamento faturado em nome do proprietário.
A fatura pode ser anexada em todos os canais de conversa que aceitam fotografias, os mesmos em que pode acrescentar uma fotografia às suas próprias mensagens.
A funcionalidade está ativada por predefinição em todos os alojamentos com o assistente de IA. Para a verificar ou desativar:
Em alguns casos o assistente não anexa a fatura. Diz ao hóspede que vai confirmar consigo e você é alertado, como em qualquer pedido que precise de si:
Pode então verificar a reserva e enviar a fatura você mesmo.
Quando um hóspede precisa da fatura em nome da sua empresa, a fatura é endereçada à empresa, com a respetiva morada e número de IVA. Os dados da empresa podem chegar à reserva de três formas:
Se a fatura já tiver sido emitida, é atualizada com os dados da empresa e mantém o número.
Quando responde você mesmo a um hóspede, pode acrescentar a fatura à sua mensagem com um clique:
O botão fica a cinzento quando a conversa não está associada a uma reserva ou quando o respetivo canal não pode transportar fotografias.
Depois de o ChatGPT ou o Claude estar ligado à Nowistay, pode criar uma fatura para qualquer hóspede ou proprietário pedindo-a simplesmente em linguagem corrente. Escreva algo como «Gera a fatura do hóspede Jean Dupont em PDF» e o seu assistente de IA procura a reserva na Nowistay, preenche as datas da estadia e os montantes e entrega-lhe um PDF pronto a transferir. Não há nenhum modelo para construir e nada para copiar à mão.
Só precisa de duas coisas:
É tudo. A própria faturação não exige nenhuma configuração adicional.
O seu assistente de IA já consegue ler as suas reservas da Nowistay. Quando pede uma fatura, ele encontra a reserva certa, retira o nome do hóspede, as datas de check-in e check-out, o número de noites, o montante e os dados de pagamento, e transforma-os numa fatura limpa que exporta em PDF. Como o assistente constrói o documento, pode ajustar qualquer coisa com uma simples mensagem de seguimento.
Numa conversa com a Nowistay ligada, peça a fatura pelo nome do hóspede:
Se um hóspede tiver mais do que uma estadia, indique ao assistente a certa, por exemplo «a fatura da reserva de junho de Jean Dupont», ou indique o número da reserva.
Se gere alojamentos em nome de proprietários, pode produzir uma fatura de proprietário ou um extrato mensal da mesma forma. Indique o período e o que incluir, por exemplo:
«Cria o extrato do proprietário de [nome do alojamento] para maio. Lista cada reserva com as suas datas, a receita, a minha comissão e o montante devido ao proprietário, em PDF.»
O assistente lê todas as reservas desse alojamento e período, constrói o extrato e exporta-o em PDF.
Como a IA escreve o documento, uma curta mensagem de seguimento basta para o moldar à sua maneira. Pode pedir-lhe para:
Quando estiver satisfeito com um formato, guarde as instruções e reutilize-as da próxima vez, para que todas as faturas saiam iguais.
Não. Cada reserva tem um botão integrado Transferir fatura na secção Finanças, para que obtenha um PDF com um clique, sem nada de extra para ativar. O assistente de IA da Nowistay também envia essa fatura aos hóspedes que a peçam, e está ativado por predefinição. Para faturas totalmente personalizadas ou extratos de proprietário, ligue o ChatGPT ou o Claude e peça ao assistente que crie um.
O assistente só anexa a fatura quando tem a certeza de que é o documento certo para a pessoa certa: uma reserva confirmada com montantes completos, um hóspede que consiga associar à reserva e um canal que aceite fotografias. Caso contrário, passa o pedido para si e você é alertado. A lista completa está em Quando o assistente passa o assunto para si, acima.
Sim. Acrescente à reserva o nome, a morada e o número de IVA da empresa, ou deixe o hóspede indicá-los na conversa ou na sua página de reservas diretas. A fatura mostra então a empresa.
Sim. Nos Dados do alojamento, ative Emitir as faturas em nome do proprietário e preencha os dados do proprietário. As novas faturas do alojamento passam então a ser emitidas em nome do proprietário, com numeração própria e uma menção de que as emite em nome dele. Isto funciona para as faturas transferidas e para as que o assistente de IA envia.
Sim. Peça uma fatura de hóspede pelo nome do hóspede ou um extrato de proprietário por alojamento e período. O assistente trata de ambos.
Sim. Basta dizer qual o idioma ou a moeda que quer, e o assistente ajusta o documento antes de o transferir.
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