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Ci sono diversi modi per ottenere una fattura in Nowistay. Il più rapido è scaricare un PDF già pronto direttamente da una prenotazione, con un clic. L’assistente IA di Nowistay può anche inviare quella fattura agli ospiti che la richiedono, senza che tu debba fare nulla. Se vuoi una fattura completamente personalizzata o un resoconto per il proprietario, puoi anche chiedere a ChatGPT o Claude, una volta collegati a Nowistay, di crearne una (spiegato più avanti). Se gestisci alloggi per conto dei proprietari, le fatture di un alloggio possono anche essere emesse a nome del suo proprietario.
Ogni prenotazione può produrre il proprio PDF della fattura, senza bisogno dell’assistente IA. Prima del primo download, aggiungi una sola volta i tuoi dati di fatturazione, in modo che la fattura riporti l’emittente corretto.
Questi dati compaiono come emittente (il tuo nome o la tua azienda) sulle fatture che generi per gli ospiti, quindi conviene impostarli per primi. Gli alloggi che fatturi a nome del proprietario usano invece i dati del proprietario (vedi sotto).
Lo fai una sola volta. Torna su Account ogni volta che devi aggiornare il tuo indirizzo o i tuoi dati fiscali.
La fattura usa quanto registrato nella prenotazione (nome dell’ospite o dati dell’azienda, date, notti, importo e pagamento) insieme ai dati dell’emittente: i dati di fatturazione del tuo account, oppure quelli del proprietario per un alloggio fatturato a suo nome. Se una cifra sembra sbagliata, correggi prima la prenotazione, poi scarica di nuovo.
Se gestisci alloggi per conto dei loro proprietari, le fatture agli ospiti di un alloggio possono essere emesse a nome del proprietario invece che al tuo. Il proprietario compare allora come emittente e la fattura indica che la emetti per suo conto. Vale per ogni fattura di quell’alloggio: il PDF che scarichi da una prenotazione e la fattura che l’assistente IA invia agli ospiti.
Ripeti per ogni alloggio che fatturi per un proprietario. Gli alloggi in cui l’interruttore è disattivato mantengono i dati di fatturazione del tuo Account. Se il proprietario applica l’IVA, compila anche l’Aliquota IVA (%) subito sopra, in modo che la fattura mostri l’IVA inclusa nel totale.
Disattivando l’interruttore, i dati del proprietario vengono eliminati al salvataggio. Le fatture successive dell’alloggio tornano ai dati e alla numerazione del tuo account.
Gli ospiti chiedono spesso una fattura durante o dopo il soggiorno, soprattutto i viaggiatori d’affari che prenotano su Booking.com. L’assistente IA di Nowistay risponde a queste richieste per te: quando un ospite chiede una fattura o una ricevuta, risponde nella lingua dell’ospite con la fattura della prenotazione allegata come immagine. È lo stesso documento, con lo stesso numero di fattura, del PDF che scarichi dalla prenotazione, con lo stesso emittente: i dati di fatturazione del tuo Account, oppure quelli del proprietario per un alloggio fatturato a suo nome.
La fattura può essere allegata su ogni canale di conversazione che accetta foto, gli stessi in cui puoi aggiungere una foto ai tuoi messaggi.
La funzione è attiva per impostazione predefinita su ogni alloggio con l’assistente IA. Per verificarla o disattivarla:
In alcuni casi l’assistente non allega la fattura. Dice all’ospite che verificherà con te, e ricevi un avviso come per qualsiasi richiesta che ha bisogno di te:
Puoi allora controllare la prenotazione e inviare tu la fattura.
Quando un ospite ha bisogno della fattura a nome della sua azienda, la fattura è intestata all’azienda, con il suo indirizzo e la sua partita IVA. I dati dell’azienda possono arrivare alla prenotazione in tre modi:
Se la fattura era già stata emessa, viene aggiornata con i dati dell’azienda e mantiene il suo numero.
Quando rispondi tu a un ospite, puoi aggiungere la fattura al tuo messaggio con un clic:
Il pulsante è disattivato (in grigio) quando la conversazione non è collegata a una prenotazione o quando il suo canale non può trasportare foto.
Una volta collegato ChatGPT o Claude a Nowistay, puoi creare una fattura per qualsiasi ospite o proprietario semplicemente chiedendola in linguaggio naturale. Scrivi qualcosa come «Genera la fattura per l’ospite Jean Dupont in PDF» e il tuo assistente IA cerca la prenotazione in Nowistay, compila le date del soggiorno e gli importi e ti consegna un PDF pronto da scaricare. Non c’è nessun modello da costruire e nulla da copiare a mano.
Ti servono solo due cose:
Tutto qui. La fatturazione in sé non richiede alcuna configurazione aggiuntiva.
Il tuo assistente IA può già leggere le tue prenotazioni Nowistay. Quando chiedi una fattura, trova la prenotazione giusta, prende il nome dell’ospite, le date di check-in e check-out, il numero di notti, l’importo e i dati di pagamento, e li trasforma in una fattura pulita che esporta in PDF. Poiché l’assistente costruisce il documento da sé, puoi modificare qualsiasi cosa con un semplice messaggio successivo.
In una chat con Nowistay collegato, chiedi la fattura indicando il nome dell’ospite:
Se un ospite ha più di un soggiorno, indica all’assistente quello giusto, per esempio «la fattura per la prenotazione di giugno di Jean Dupont», oppure fornisci il numero della prenotazione.
Se gestisci alloggi per conto dei proprietari, puoi produrre una fattura per il proprietario o un resoconto mensile nello stesso modo. Indica il periodo e cosa includere, per esempio:
«Crea il resoconto per il proprietario di [nome dell’alloggio] per maggio. Elenca ogni prenotazione con le sue date, il ricavo, la mia commissione e l’importo dovuto al proprietario, in PDF.»
L’assistente legge tutte le prenotazioni di quell’alloggio per quel periodo, poi costruisce il resoconto e lo esporta in PDF.
Poiché l’IA scrive il documento, basta un breve messaggio successivo per darle la forma che vuoi. Puoi chiederle di:
Quando sei soddisfatto di un formato, salva le istruzioni e riutilizzale la volta successiva, così ogni fattura risulta identica.
No. Ogni prenotazione ha un pulsante integrato Scarica fattura nella sua sezione Finanze, quindi puoi ottenere un PDF con un clic senza dover attivare nulla. L’assistente IA di Nowistay invia inoltre quella fattura agli ospiti che la richiedono, ed è attivo per impostazione predefinita. Per fatture completamente personalizzate o resoconti per i proprietari, collega ChatGPT o Claude e chiedi all’assistente di crearne uno.
L’assistente allega la fattura solo quando è sicuro che sia il documento giusto per la persona giusta: una prenotazione confermata con importi completi, un ospite che riesce ad associare alla prenotazione e un canale che accetta foto. Altrimenti ti passa la richiesta e ricevi un avviso. L’elenco completo è in Quando l’assistente passa la richiesta a te qui sopra.
Sì. Aggiungi alla prenotazione la ragione sociale, l’indirizzo e la partita IVA dell’azienda, oppure lascia che sia l’ospite a fornirli nella conversazione o nella tua pagina di prenotazione diretta. La fattura mostra poi l’azienda.
Sì. In Informazioni alloggio dell’alloggio, attiva Emetti le fatture a nome del proprietario e compila i dati del proprietario. Le nuove fatture dell’alloggio vengono allora emesse a nome del proprietario, con una numerazione propria e una dicitura che indica che le emetti per suo conto. Vale sia per le fatture scaricate sia per quelle inviate dall’assistente IA.
Sì. Chiedi una fattura per un ospite indicandone il nome, oppure un resoconto per il proprietario indicando alloggio e periodo. L’assistente gestisce entrambi i casi.
Sì. Indica semplicemente quale lingua o valuta vuoi e l’assistente adatta il documento prima che tu lo scarichi.
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