Come configurare i depositi cauzionali?

L’automazione Deposito cauzionale ti permette di riscuotere una cauzione da ogni ospite prima del suo arrivo, nel modo più adatto a ciascun alloggio. Sono disponibili due modalità di incasso: salvare solo la carta (l’impostazione predefinita: nessuna somma viene bloccata e addebiti la carta solo in caso di danni) oppure addebitare la cauzione in anticipo (l’ospite paga l’intero importo e Nowistay lo rimborsa automaticamente dopo il check-out, meno ciò che trattieni per eventuali danni).

La configuri una sola volta per alloggio, inserisci un link nei modelli dei messaggi agli ospiti e condizioni le istruzioni di check-in in modo che partano solo dopo che l’ospite ha salvato la carta.

Prima di iniziare

Su ogni alloggio in cui vuoi attivare la cauzione devono essere presenti tre cose:

• L’alloggio deve essere collegato con Nowistay PMS.
• L’alloggio deve avere un abbonamento AI Channel Manager attivo.
• All’alloggio deve essere collegato un account Stripe.

Se una di queste manca, le impostazioni della cauzione ti indicano esattamente cosa sistemare sulla scheda dell’alloggio.

Passaggio 1: attiva il Deposito cauzionale sui tuoi alloggi

Apri la pagina Automazioni dal menu laterale e trova la riga Deposito cauzionale.

Clicca sul selettore degli alloggi a destra della riga e scegli gli alloggi su cui vuoi attivare la cauzione. Saranno selezionabili solo gli alloggi che soddisfano i prerequisiti qui sopra.

Passaggio 2: configura le impostazioni della cauzione

Dopo aver selezionato gli alloggi, clicca sull’icona a forma di ingranaggio a destra della riga Deposito cauzionale per aprire Impostazioni del deposito cauzionale. Ogni alloggio ha un proprio blocco in cui imposti tre valori:

• Modalità di incasso: scegli Salva solo la carta (l’impostazione predefinita) per tenere una carta registrata e addebitarla solo se segnali un danno, oppure Addebita la cauzione in anticipo per riscuotere l’intero importo quando l’ospite paga tramite il link e rimborsarlo automaticamente dopo il check-out. La sezione più avanti spiega come vengono rimborsate le cauzioni addebitate in anticipo.
• Importo: l’importo della cauzione, nella valuta dell’alloggio. Con una carta salvata è il massimo che puoi addebitare in caso di danni; non viene prelevato nulla in anticipo. Con un addebito anticipato è l’importo che l’ospite paga davvero.
• Periodo di reclamo (giorni dopo il check-out): con una carta salvata, indica per quanti giorni dopo il check-out puoi ancora addebitare la carta prima che Nowistay chiuda la cauzione e la rimuova. Con un addebito anticipato, indica quando viene inviato il rimborso automatico. Da 0 a 28 giorni.

Clicca su Salva. Da questo momento, ogni nuova prenotazione su questi alloggi ottiene il proprio link sicuro alla carta, pronto da condividere con l’ospite.

Passaggio 3: aggiungi il link della cauzione ai messaggi agli ospiti

Il link della cauzione arriva all’ospite tramite i modelli di Messaggi agli Ospiti. Apri un modello qualsiasi (di solito le istruzioni di check-in o un messaggio dedicato prima dell’arrivo) e inserisci la variabile dinamica {{deposit_payment_link}} nel punto in cui vuoi che compaia il link.

Ecco un semplice esempio di email con le istruzioni di check-in:

Ciao {{guest_first_name}},

Il tuo check-in per {{property_name}} è il {{arrival_date}} a partire dalle {{check_in_time}}.

Prima di inviarti il codice di accesso, ti chiediamo di registrare la tua carta per la cauzione rimborsabile qui: {{deposit_payment_link}}

Fatto questo, ti invieremo tutto ciò che ti serve per entrare nell’appartamento.

A presto!

La variabile si trasforma in un link unico per ogni prenotazione. Con il metodo predefinito, l’ospite apre il link, salva la carta in modo sicuro con Stripe e la prenotazione viene automaticamente contrassegnata come pagata in Nowistay. In questo momento non viene prelevato alcun importo. Con il metodo anticipato, invece, l’ospite paga la cauzione sullo stesso link e riceve un’email di conferma che spiega come funziona la cauzione, quando verrà rimborsata e include un link per seguirne lo stato in qualsiasi momento.

Il link è attivo non appena la prenotazione è confermata, quindi puoi inviare questo messaggio quando meglio si adatta al tuo flusso di check-in. Non c’è alcun ritardo minimo da rispettare: è il momento in cui invii il messaggio a spingere l’ospite a salvare la carta.

Passaggio 4: invia le istruzioni solo quando la cauzione è pagata

Per essere certo che i tuoi codici di accesso non partano mai prima che l’ospite abbia salvato la carta, aggiungi una condizione al modello di messaggio che contiene le istruzioni sensibili. Nell’editor del modello, scorri fino a Condizioni sulle informazioni della prenotazione e clicca su Aggiungi condizione:

• Primo campo: Deposito cauzionale
• Secondo campo: Uguale a
• Terzo campo: Pagata

Il messaggio verrà ora inviato automaticamente solo quando la cauzione è pagata. Se l’ospite non ha salvato la carta entro l’orario programmato, il messaggio viene trattenuto.

Invia un promemoria quando la cauzione non è pagata

Duplica il tuo modello di check-in e trasforma la seconda copia in un promemoria. Imposta la condizione su:

• Deposito cauzionale · Uguale a · Non pagata

Nel testo, inserisci di nuovo la variabile {{deposit_payment_link}} e ricorda all’ospite che il suo codice di accesso verrà condiviso non appena avrà salvato la carta. In questo modo ogni prenotazione riceve o le istruzioni o un cortese sollecito, mai entrambi.

Monitora e gestisci lo stato della cauzione dal dettaglio della prenotazione

Apri una prenotazione qualsiasi dalla pagina Prenotazioni. Sotto il riepilogo della prenotazione vedrai una sezione CAUZIONE con tutto ciò che devi sapere sulla cauzione a colpo d’occhio:

• Stato della cauzione: a che punto del suo ciclo di vita si trova la cauzione.
• Importo previsto: il massimo che puoi addebitare, impostato nelle impostazioni.
• Disponibile dal: quando il link alla carta è diventato disponibile per l’ospite, cioè non appena la prenotazione è confermata.
• Chiusura periodo di reclamo: la data dopo la quale Nowistay chiude la cauzione e rimuove la carta salvata. Addebita prima di questa data se ne hai bisogno.
• Rimborso automatico il: mostrato al posto del periodo di reclamo quando la cauzione viene addebitata in anticipo. È la data in cui l’ospite viene rimborsato automaticamente. Una volta regolata la cauzione, qui compaiono anche le righe Importo rimborsato e Importo trattenuto.

Accanto alla sezione sono disponibili tre azioni:

• Copia il link della cauzione (icona degli appunti): copia il link alla carta dell’ospite, così puoi inviarlo di nuovo a mano su qualsiasi canale.
• Addebita la cauzione: addebita la carta salvata dell’ospite per un importo che scegli, fino all’importo della cauzione, in caso di danni. Vedi la sezione successiva. Quando la cauzione è addebitata in anticipo, questo pulsante diventa invece Modifica rimborso.
• Segna come pagata: segna la cauzione come pagata senza passare da Stripe e sblocca i messaggi condizionati a cauzione = pagata. Usalo solo se hai riscosso la cauzione in un altro modo (contanti, bonifico, un altro processore di pagamento).

Come addebitare la cauzione per danni

Poiché la carta dell’ospite è salvata e non addebitata in anticipo, decidi tu se e quanto prelevare. Ci sono due modi per farlo.

Dall’app (consigliato)

Apri la prenotazione, vai alla sezione CAUZIONE e clicca su Addebita la cauzione. Inserisci l’importo che vuoi prelevare, fino all’importo della cauzione, aggiungi un motivo facoltativo, poi conferma. Nowistay addebita la carta salvata dell’ospite e lo stato diventa Addebitato. Se la carta viene rifiutata o richiede una verifica aggiuntiva, ricevi una notifica e la cauzione resta pronta così puoi riprovare.

È il metodo consigliato: tutto resta sincronizzato dentro Nowistay e l’importo e il motivo vengono conservati nella prenotazione.

Da Stripe

Puoi anche addebitare la carta direttamente dalla tua dashboard Stripe. Quando l’ospite registra la carta, questa viene salvata come cliente sul tuo account Stripe collegato. Apri Customers (Clienti) in Stripe, trova il cliente corrispondente a quell’ospite e crea un pagamento sulla sua carta salvata per l’importo che ti serve.

Con questo metodo ci sono due cose da tenere presente: l’addebito non comparirà sulla cauzione in Nowistay, quindi la prenotazione continuerà a mostrare la carta come salvata, e la carta salvata viene rimossa alla chiusura del periodo di reclamo, quindi addebita prima che il periodo termini. Nel dubbio, usa invece il pulsante nell’app.

Se addebiti la cauzione in anticipo: rimborso automatico e trattenute

Con il metodo Addebita la cauzione in anticipo, l’ospite paga l’intera cauzione quando apre il link e la restituzione è automatica: Nowistay rimborsa la cauzione sulla carta dell’ospite alla data prevista, il numero di giorni dopo il check-out che hai configurato, senza che tu faccia nulla.

Trattenere una parte o tutta la cauzione

Se durante il soggiorno è successo qualcosa, apri la prenotazione, vai alla sezione CAUZIONE e clicca su Modifica rimborso. Inserisci l’importo da trattenere, fino all’importo della cauzione, aggiungi un motivo facoltativo e salva. La finestra mostra esattamente cosa riceverà indietro l’ospite. In quel momento non viene addebitato nulla: la trattenuta viene semplicemente sottratta dal rimborso automatico quando questo viene eseguito. Puoi modificarla o annullarla (impostandola a 0) tutte le volte che ti serve finché il rimborso non viene inviato.

Cosa vede l’ospite

L’ospite paga sulla stessa pagina sicura che userebbe altrimenti per salvare la carta, e quella pagina mostra sempre a che punto è la cauzione: pagata, rimborsata o regolata con gli importi rimborsato e trattenuto. L’ospite riceve un’email quando paga, che spiega che la cauzione viene rimborsata automaticamente dopo il soggiorno, e un’altra quando viene regolata, entrambe con un link a quella pagina. I rimborsi di solito compaiono sull’estratto conto entro 5-10 giorni lavorativi.

Da sapere

• Se la prenotazione viene annullata dopo il pagamento della cauzione, Nowistay rimborsa subito l’intero importo all’ospite.
• Stripe non restituisce le commissioni di elaborazione dei pagamenti quando una cauzione viene rimborsata, quindi anche una cauzione rimborsata per intero ti costa la commissione di elaborazione. È il comportamento standard di Stripe per i rimborsi.
• Se un rimborso non può essere elaborato, ricevi una notifica via email e Nowistay riprova automaticamente. Puoi anche rimborsare l’ospite direttamente dalla tua dashboard Stripe: Nowistay lo rileva e chiude la cauzione.
• Cambiare la modalità di incasso di un alloggio riguarda solo le nuove cauzioni. Le cauzioni già in corso mantengono la modalità con cui sono iniziate.

Notifiche email

Nowistay tiene informate entrambe le parti via email nei momenti chiave della cauzione. Ecco esattamente chi riceve cosa, e quando:

Con carta salvata

• Tu ricevi un’email quando l’ospite salva la carta, e un’altra se un addebito della cauzione che tenti non va a buon fine (carta rifiutata o verifica aggiuntiva necessaria), così puoi riprovare o contattare l’ospite.
• L’ospite non riceve alcuna email da Nowistay in questa modalità: la pagina sicura conferma a schermo che la sua carta è stata salvata.

Con addebito anticipato

• Quando l’ospite paga: tu ricevi un’email di conferma e la riceve anche l’ospite, con la spiegazione di come funziona la cauzione, la data del rimborso automatico e un link per seguire la cauzione in qualsiasi momento.
• Quando la cauzione è regolata (rimborso inviato, per intero o al netto di una trattenuta, compreso il rimborso immediato dopo un annullamento): tu e l’ospite ricevete ciascuno un’email con gli importi rimborsato e trattenuto. La tua copia include anche il motivo della trattenuta; la copia dell’ospite rimanda alla sua pagina della cauzione.
• Se il rimborso automatico fallisce: ricevi un’email, Nowistay riprova automaticamente e l’email spiega come rimborsare dalla tua dashboard Stripe se continua a fallire. All’ospite non viene inviata alcuna email sui fallimenti.

Gli stati della cauzione che puoi vedere

• Non avviata: il link alla carta non è ancora stato aperto.
• Link creato: il link è attivo e l’ospite ha iniziato a salvare la carta.
• In attesa: l’ospite ha aperto il link ma non ha ancora finito di salvare la carta.
• Carta salvata: la carta dell’ospite è salvata in modo sicuro e nessuna somma è bloccata. La cauzione conta come pagata per le condizioni dei tuoi messaggi e puoi addebitarla se necessario.
• Cauzione incassata: (metodo anticipato) l’ospite ha pagato la cauzione e la somma è trattenuta fino al rimborso automatico. Conta come pagata per le condizioni dei tuoi messaggi.
• Segnata pagata: l’hai segnata come pagata manualmente. Stesso effetto di carta salvata per le condizioni dei messaggi.
• Addebitato: hai addebitato una parte o tutta la cauzione sulla carta dell’ospite.
• Rimborsata: (metodo anticipato) la cauzione è stata rimborsata per intero all’ospite.
• Trattenuta: (metodo anticipato) hai trattenuto una parte o tutta la cauzione; l’eventuale resto è stato rimborsato all’ospite.
• Chiuso: il periodo di reclamo è terminato, la cauzione è chiusa e la carta salvata è stata rimossa.
• Non riuscita, Scaduta, Annullata: la carta non è stata salvata, il link è scaduto oppure la cauzione è stata annullata.

Consigli

• Invia il link alla carta uno o due giorni prima dell’arrivo, così gli ospiti hanno il tempo di agire, ma non troppo presto perché non se ne dimentichino. Il link funziona in qualsiasi momento lo invii.
• Abbina sempre il modello delle istruzioni di check-in (condizione: cauzione = pagata) a un modello di promemoria (condizione: cauzione = non pagata). Gli ospiti ricevono esattamente il messaggio che corrisponde alla loro situazione.
• Usa il pulsante Copia il link della cauzione se un ospite ti scrive direttamente chiedendo come registrare la carta: puoi incollare il link nella conversazione con un solo clic.
• Scegli la modalità di incasso più adatta a ciascun alloggio: salvare la carta è l’esperienza più leggera per gli ospiti, mentre addebitare in anticipo garantisce che il denaro sia già incassato se succede qualcosa. Le cauzioni anticipate sono una scelta molto diffusa per i soggiorni più lunghi.