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Hay varias formas de obtener una factura en Nowistay. La más rápida es descargar con un clic un PDF ya preparado directamente desde una reserva. El asistente de IA de Nowistay también puede enviar esa factura a los huéspedes que la piden, sin que tengas que hacer nada. Si quieres una factura totalmente personalizada o una liquidación para propietarios, también puedes pedirle a ChatGPT o Claude, una vez conectados a Nowistay, que la elaboren (se explica más abajo). Si gestionas alojamientos para sus propietarios, las facturas de un alojamiento también pueden emitirse a nombre de su propietario.
Cada reserva puede generar su propio PDF de factura, sin necesidad del asistente de IA. Antes de tu primera descarga, añade una sola vez tus datos de facturación para que la factura muestre el emisor correcto.
Estos datos aparecen como emisor (tu nombre o tu empresa) en las facturas que generas para los huéspedes, por lo que conviene definirlos primero. Los alojamientos que facturas a nombre de su propietario usan en cambio los datos del propietario (ver más abajo).
Solo tienes que hacerlo una vez. Vuelve a Cuenta siempre que necesites actualizar tu dirección o tus datos fiscales.
La factura usa lo registrado en la reserva (nombre del huésped o datos de la empresa, fechas, noches, importe y pago) junto con los datos del emisor: los datos de facturación de tu cuenta o los del propietario, en un alojamiento facturado a nombre de su propietario. Si alguna cifra parece incorrecta, corrige primero la reserva y vuelve a descargar.
Si gestionas alojamientos por cuenta de sus propietarios, las facturas a huéspedes de un alojamiento pueden emitirse a nombre de su propietario en lugar de a nombre tuyo. El propietario aparece entonces como emisor, y la factura indica que tú la emites por cuenta del propietario. Se aplica a todas las facturas de ese alojamiento: el PDF que descargas desde una reserva y la factura que el asistente de IA envía a los huéspedes.
Repite el proceso en cada alojamiento que factures por cuenta de un propietario. Los alojamientos con el interruptor desactivado conservan los datos de facturación de tu Cuenta. Si el propietario aplica IVA, rellena también el Tipo de IVA (%) justo encima, para que la factura muestre el IVA incluido en el total.
Al desactivar el interruptor se eliminan los datos del propietario cuando guardas. Las siguientes facturas del alojamiento vuelven entonces a los datos y a la numeración de tu cuenta.
Los huéspedes suelen pedir una factura durante o después de su estancia, sobre todo los viajeros de negocios que reservan en Booking.com. El asistente de IA de Nowistay responde a estas solicitudes por ti: cuando un huésped pide una factura o un recibo, responde en el idioma del huésped con la factura de la reserva adjunta como imagen. Es el mismo documento, con el mismo número de factura, que el PDF que descargas desde la reserva, con el mismo emisor: los datos de facturación de tu Cuenta o los del propietario, en un alojamiento facturado a nombre de su propietario.
La factura puede adjuntarse en todos los canales de conversación que admiten fotos, los mismos en los que puedes añadir una foto a tus propios mensajes.
La función está activada por defecto en todos los alojamientos con el asistente de IA. Para comprobarla o desactivarla:
En unos pocos casos el asistente no adjunta la factura. Le dice al huésped que lo consultará contigo, y se te avisa como en cualquier solicitud que te requiere:
Entonces puedes revisar la reserva y enviar tú mismo la factura.
Cuando un huésped necesita la factura a nombre de su empresa, la factura se dirige a la empresa, con su dirección y su número de IVA. Los datos de la empresa pueden llegar a la reserva de tres maneras:
Si la factura ya se había emitido, se actualiza con los datos de la empresa y conserva su número.
Cuando respondes tú mismo a un huésped, puedes añadir la factura a tu mensaje con un clic:
El botón aparece en gris cuando la conversación no está vinculada a una reserva o cuando su canal no admite fotos.
Una vez conectado ChatGPT o Claude a Nowistay, puedes crear una factura para cualquier huésped o propietario simplemente pidiéndola en lenguaje natural. Escribe algo como «Genera la factura del huésped Jean Dupont en PDF», y tu asistente de IA busca la reserva en Nowistay, rellena las fechas de la estancia y los importes, y te entrega un PDF listo para descargar. No hay que crear ninguna plantilla ni copiar nada a mano.
Solo necesitas dos cosas:
Eso es todo. La facturación en sí no requiere ninguna configuración adicional.
Tu asistente de IA ya puede leer tus reservas de Nowistay. Cuando pides una factura, encuentra la reserva correcta, toma el nombre del huésped, las fechas de check-in y check-out, el número de noches, el importe y los datos del pago, y los convierte en una factura limpia que exporta como PDF. Como el asistente elabora el documento por sí mismo, puedes ajustar cualquier cosa con un sencillo mensaje de seguimiento.
En un chat con Nowistay conectado, pide la factura indicando el nombre del huésped:
Si un huésped ha tenido más de una estancia, indica al asistente la correcta, por ejemplo «la factura de la reserva de junio de Jean Dupont», o da el número de reserva.
Si gestionas alojamientos por cuenta de propietarios, puedes elaborar una factura o una liquidación mensual para el propietario del mismo modo. Indica el periodo y qué incluir, por ejemplo:
«Crea la liquidación del propietario de [nombre del alojamiento] para mayo. Enumera cada reserva con sus fechas, los ingresos, mi comisión y el importe que se debe al propietario, en PDF.»
El asistente lee todas las reservas de ese alojamiento y periodo, elabora la liquidación y la exporta como PDF.
Como la IA redacta el documento, basta un breve mensaje de seguimiento para darle la forma que quieras. Puedes pedirle que:
Cuando estés satisfecho con un formato, guarda las instrucciones y reutilízalas la próxima vez para que todas las facturas salgan igual.
No. Cada reserva tiene un botón Descargar factura integrado en su sección Financiero, de modo que puedes obtener un PDF con un clic sin activar nada más. El asistente de IA de Nowistay también envía esa factura a los huéspedes que la piden, y viene activado por defecto. Para facturas totalmente personalizadas o liquidaciones para propietarios, conecta ChatGPT o Claude y pide al asistente que las elabore.
El asistente solo adjunta la factura cuando está seguro de que es el documento correcto para la persona correcta: una reserva confirmada con importes completos, un huésped que puede asociar a la reserva y un canal que admite fotos. En caso contrario, te cede la solicitud y se te avisa. La lista completa está en Cuándo te cede el asistente la gestión, más arriba.
Sí. Añade a la reserva el nombre de la empresa, la dirección y el número de IVA, o deja que el huésped los indique en la conversación o en tu página de reserva directa. La factura mostrará entonces la empresa.
Sí. En Información del alojamiento, activa Emitir las facturas a nombre del propietario y rellena los datos del propietario. Las nuevas facturas del alojamiento se emiten entonces a nombre del propietario, con su propia numeración y una mención de que tú las emites por cuenta del propietario. Funciona tanto con las facturas descargadas como con las que envía el asistente de IA.
Sí. Pide una factura de huésped por el nombre del huésped, o una liquidación de propietario por alojamiento y periodo. El asistente gestiona ambas.
Sí. Solo tienes que indicar qué idioma o moneda quieres, y el asistente ajusta el documento antes de que lo descargues.
Guías para anfitriones: lee el blog.
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