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In Nowistay gibt es mehrere Wege zu einer Rechnung. Am schnellsten laden Sie mit einem Klick ein fertiges PDF direkt aus einer Buchung herunter. Der KI-Assistent von Nowistay kann diese Rechnung außerdem an Gäste senden, die danach fragen, ganz ohne Ihr Zutun. Wenn Sie eine vollständig individuelle Rechnung oder eine Eigentümerabrechnung möchten, können Sie auch ChatGPT oder Claude, sobald sie mit Nowistay verbunden sind, bitten, eine zu erstellen (weiter unten beschrieben). Wenn Sie Unterkünfte für deren Eigentümer verwalten, können die Rechnungen einer Unterkunft auch im Namen des Eigentümers ausgestellt werden.
Jede Buchung kann ihr eigenes Rechnungs-PDF erzeugen, ganz ohne KI-Assistent. Bevor Sie das erste Mal herunterladen, tragen Sie einmalig Ihre Rechnungsdaten ein, damit die Rechnung den richtigen Aussteller zeigt.
Diese Angaben erscheinen als Aussteller (Ihr Name oder Ihre Firma) auf den Rechnungen, die Sie für Gäste erstellen, deshalb lohnt es sich, sie zuerst festzulegen. Unterkünfte, die Sie im Namen ihres Eigentümers abrechnen, verwenden stattdessen die Angaben des Eigentümers (siehe unten).
Das müssen Sie nur einmal tun. Kehren Sie jederzeit zu Konto zurück, wenn Sie Ihre Adresse oder Steuerangaben aktualisieren müssen.
Die Rechnung verwendet die in der Reservierung erfassten Angaben (Name oder Firmendaten des Gastes, Daten, Nächte, Betrag und Zahlung) zusammen mit den Angaben des Ausstellers: den Rechnungsdaten aus Ihrem Konto oder denen des Eigentümers bei einer Unterkunft, die im Namen des Eigentümers abgerechnet wird. Wenn ein Betrag nicht stimmt, korrigieren Sie zuerst die Buchung und laden Sie dann erneut herunter.
Wenn Sie Unterkünfte im Auftrag ihrer Eigentümer verwalten, können die Gästerechnungen einer Unterkunft statt in Ihrem Namen im Namen des Eigentümers ausgestellt werden. Der Eigentümer erscheint dann als Aussteller, und die Rechnung vermerkt, dass Sie sie in seinem Auftrag ausstellen. Das gilt für jede Rechnung dieser Unterkunft: das PDF, das Sie aus einer Buchung herunterladen, und die Rechnung, die der KI-Assistent an Gäste sendet.
Wiederholen Sie dies für jede Unterkunft, die Sie für einen Eigentümer abrechnen. Unterkünfte, bei denen der Schalter aus ist, behalten die Rechnungsdaten aus Ihrem Konto. Wenn der Eigentümer Mehrwertsteuer berechnet, füllen Sie auch den MwSt.-Satz (%) direkt darüber aus, damit die Rechnung die im Gesamtbetrag enthaltene Mehrwertsteuer ausweist.
Wenn Sie den Schalter ausschalten, werden die Angaben des Eigentümers beim Speichern gelöscht. Die nächsten Rechnungen der Unterkunft verwenden dann wieder die Angaben und die Nummerierung Ihres Kontos.
Gäste bitten oft während oder nach ihrem Aufenthalt um eine Rechnung, besonders Geschäftsreisende, die über Booking.com buchen. Der KI-Assistent von Nowistay beantwortet diese Anfragen für Sie: Wenn ein Gast um eine Rechnung oder einen Beleg bittet, antwortet er in der Sprache des Gastes und hängt die Rechnung der Buchung als Bild an. Es ist dasselbe Dokument mit derselben Rechnungsnummer wie das PDF, das Sie aus der Buchung herunterladen, mit demselben Aussteller: den Rechnungsdaten aus Ihrem Konto oder denen des Eigentümers bei einer Unterkunft, die im Namen des Eigentümers abgerechnet wird.
Die Rechnung kann auf jedem Unterhaltungskanal angehängt werden, der Fotos akzeptiert, also auf denselben, auf denen Sie Ihren eigenen Nachrichten ein Foto hinzufügen können.
Die Funktion ist für jede Unterkunft mit dem KI-Assistenten standardmäßig eingeschaltet. So prüfen Sie sie oder schalten sie aus:
In einigen Fällen hängt der Assistent die Rechnung nicht an. Er sagt dem Gast, dass er sich bei Ihnen erkundigt, und Sie werden wie bei jeder Anfrage, die Sie betrifft, benachrichtigt:
Sie können dann die Buchung prüfen und die Rechnung selbst senden.
Wenn ein Gast die Rechnung auf den Namen seiner Firma braucht, wird die Rechnung an die Firma adressiert, mit ihrer Adresse und USt-IdNr. Die Firmendaten können auf drei Wegen in die Buchung gelangen:
Wurde die Rechnung bereits ausgestellt, wird sie mit den Firmendaten aktualisiert und behält ihre Nummer.
Wenn Sie einem Gast selbst antworten, können Sie die Rechnung mit einem Klick an Ihre Nachricht anhängen:
Die Schaltfläche ist ausgegraut, wenn die Unterhaltung nicht mit einer Buchung verknüpft ist oder ihr Kanal keine Fotos übertragen kann.
Sobald ChatGPT oder Claude mit Nowistay verbunden ist, können Sie für jeden Gast oder Eigentümer eine Rechnung erstellen, indem Sie einfach in Alltagssprache danach fragen. Tippen Sie zum Beispiel „Erstelle die Rechnung für den Gast Jean Dupont als PDF“, und Ihr KI-Assistent sucht die Reservierung in Nowistay, trägt Aufenthaltsdaten und Beträge ein und übergibt Ihnen ein PDF zum Herunterladen. Sie müssen keine Vorlage bauen und nichts von Hand kopieren.
Sie brauchen nur zwei Dinge:
Mehr nicht. Für die Rechnungserstellung selbst ist keine zusätzliche Einrichtung nötig.
Ihr KI-Assistent kann Ihre Nowistay-Buchungen bereits lesen. Wenn Sie nach einer Rechnung fragen, findet er die richtige Reservierung, übernimmt den Namen des Gastes, die Check-in- und Check-out-Daten, die Anzahl der Nächte, den Betrag und die Zahlungsdetails und macht daraus eine saubere Rechnung, die er als PDF exportiert. Da der Assistent das Dokument selbst erstellt, können Sie alles mit einer einfachen Folgenachricht anpassen.
Fragen Sie in einem Chat mit verbundenem Nowistay anhand des Namens des Gastes nach der Rechnung:
Hat ein Gast mehr als einen Aufenthalt, weisen Sie den Assistenten auf den richtigen hin, zum Beispiel „die Rechnung für die Junibuchung von Jean Dupont“, oder nennen Sie die Reservierungsnummer.
Wenn Sie Unterkünfte im Auftrag von Eigentümern verwalten, können Sie auf dieselbe Weise eine Eigentümerrechnung oder eine monatliche Abrechnung erstellen. Nennen Sie den Zeitraum und was enthalten sein soll, zum Beispiel:
„Erstelle die Eigentümerabrechnung für [Name der Unterkunft] für Mai. Liste jede Buchung mit ihren Daten, dem Umsatz, meiner Provision und dem Betrag auf, der dem Eigentümer zusteht, als PDF.“
Der Assistent liest alle Buchungen dieser Unterkunft in diesem Zeitraum, erstellt daraus die Abrechnung und exportiert sie als PDF.
Da die KI das Dokument schreibt, genügt eine kurze Folgenachricht, um es nach Ihren Wünschen zu gestalten. Sie können sie zum Beispiel bitten:
Wenn Ihnen ein Format gefällt, speichern Sie die Anweisungen und verwenden Sie sie beim nächsten Mal wieder, damit jede Rechnung gleich aussieht.
Nein. Jede Buchung hat in ihrem Abschnitt Finanzen eine integrierte Schaltfläche Rechnung herunterladen, mit der Sie ein PDF mit einem Klick erhalten, ohne dass etwas zusätzlich aktiviert werden muss. Der KI-Assistent von Nowistay sendet diese Rechnung außerdem an Gäste, die danach fragen, und das ist standardmäßig eingeschaltet. Für vollständig individuelle Rechnungen oder Eigentümerabrechnungen verbinden Sie ChatGPT oder Claude und bitten den Assistenten, eine zu erstellen.
Der Assistent hängt die Rechnung nur an, wenn er sicher ist, dass es das richtige Dokument für die richtige Person ist: eine bestätigte Buchung mit vollständigen Beträgen, ein Gast, den er der Buchung zuordnen kann, und ein Kanal, der Fotos akzeptiert. Andernfalls übergibt er die Anfrage an Sie, und Sie werden benachrichtigt. Die vollständige Liste finden Sie oben unter Wann der Assistent an Sie übergibt.
Ja. Fügen Sie der Buchung Firmenname, Adresse und USt-IdNr. hinzu oder lassen Sie den Gast sie in der Unterhaltung oder auf Ihrer Direktbuchungsseite angeben. Die Rechnung zeigt dann die Firma.
Ja. Aktivieren Sie in den Unterkunftsinformationen der Unterkunft die Option Rechnungen im Namen des Eigentümers ausstellen und tragen Sie die Angaben des Eigentümers ein. Die neuen Rechnungen der Unterkunft werden dann im Namen des Eigentümers ausgestellt, mit eigener Nummerierung und einem Vermerk, dass Sie sie in seinem Auftrag ausstellen. Das gilt für heruntergeladene Rechnungen und für die, die der KI-Assistent sendet.
Ja. Fragen Sie nach einer Gästerechnung anhand des Namens des Gastes oder nach einer Eigentümerabrechnung nach Unterkunft und Zeitraum. Der Assistent erledigt beides.
Ja. Sagen Sie einfach, welche Sprache oder Währung Sie möchten, und der Assistent passt das Dokument an, bevor Sie es herunterladen.
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