Hoe maak je de welkomstgids met AI?

Bijgewerkt

👉Eerste stap voor alles: Maak je eerste accommodatie aan

Stap 1: Maak je digitale welkomstboek

Er zijn 3 eenvoudige manieren om je digitale welkomstboek te maken:

1. Wizard voor het aanmaken van de gids (aanbevolen)

De Nowistay AI-assistent genereert een kant-en-klaar welkomstboek in minder dan een minuut!

Geef alleen op:

  • De URL van je Airbnb-advertentie (daarmee alleen al wordt een volledige gids gemaakt en worden afbeeldingen opgehaald)
  • En/of een bestaande welkomstgids als bestand: .pdf, .docx, .pptx, .txt, .md of .html. Maximaal 5 bestanden van elk 20 MB.
  • Als je Airbnb-advertentie via de Nowistay PMS is verbonden, leest de wizard ook de privégegevens van de advertentie, zodat details zoals je wifi-wachtwoord of de instructies voor de deurcode in de gids terechtkomen zonder dat je ze opnieuw hoeft te typen.

Selecteer daarna de relevante secties (check-in, check-out, lokale tips, enz.). Laat alles aangevinkt voor een complete gids.

Geen Airbnb-URL en geen document opgeven kan ook. De wizard bouwt dan toch de structuur en laat elke sectie als schets voor je achter om in te vullen.

Het resultaat? Een gestructureerd en vooraf ingevuld welkomstboek met tekst en afbeeldingen in de hoofdtaal die je hebt gekozen, klaar om te controleren, te publiceren en te delen. Een enorme tijdwinst!

Pro-tip: Controleer je welkomstboek altijd in de hoofdtaal voordat je het vertaalt. Zo voorkom je dat je dezelfde aanpassingen in meerdere talen moet herhalen.

2. Kopiëren van een bestaande gids

Beheer je meerdere vergelijkbare accommodaties? Dupliceer een bestaande gids met één klik en pas hem naar wens aan.

3. Een nieuwe lege gids aanmaken

Wil je volledige controle? Kies Een nieuwe lege gids aanmaken en bouw je welkomstboek pagina voor pagina op.

Goed om te weten: ook na het aanmaken kun je je welkomstboek altijd opnieuw genereren met de AI-assistent of door een bestaande gids te dupliceren.

Eén waarschuwing: als je de wizard opnieuw uitvoert, wordt alles overschreven in de huidige gids. Nowistay vraagt om bevestiging voordat het dat doet.

Een gids aanmaken? Dit moet je weten.

Sommige taken die de AI uitvoert, zoals het aanmaken of vertalen van een gids, kunnen af en toe langer dan een minuut duren, vooral bij complexe verzoeken. Dat is volkomen normaal en zorgt voor resultaten van hoge kwaliteit. Om je door het proces te leiden, hebben we een duidelijk en gebruiksvriendelijk systeem ingebouwd:

Een venster op volledig scherm

Zodra de taak begint, verschijnt op de voorgrond een modaal venster:

  • Het kan niet worden gesloten terwijl de gids wordt gegenereerd.
  • Het voorkomt interactie met de rest van de interface, om fouten of onbedoelde onderbrekingen te vermijden.
  • Met een voortgangsbalk volg je de taak in real time.

Hoe het venster eindigt

Hoe het ook afloopt, je krijgt altijd duidelijk te horen wat er is gebeurd. Er zijn drie uitkomsten:

  • Alles gegenereerd: je pagina’s staan in de gids, klaar om te controleren.
  • Gedeeltelijk gegenereerd: een waarschuwing noemt precies welke pagina’s niet konden worden aangemaakt, en met de knop Mijn gids bekijken ga je naar wat er wel is gemaakt. De rest van je gids blijft intact.
  • Mislukt: je krijgt een duidelijk bericht met het verzoek het over 30 minuten opnieuw te proberen. De bestaande inhoud van je gids blijft ongewijzigd. Gebruik Sluiten om te blijven waar je bent, of Terug naar advertenties. Er wordt je nergens automatisch naartoe gestuurd.

Nog een geval dat het goed is om te kennen: als er al een generatie of vertaling loopt voor dezelfde gids, meldt Nowistay dat en vraagt het je die eerst te laten afronden voordat je een nieuwe start. Er loopt per gids maar één taak tegelijk.

Stap 2: Kies de hoofdtaal van je welkomstboek

Standaard wordt je welkomstboek aangemaakt in de taal die je hebt gekozen.

Dit geldt zowel als je de AI-assistent gebruikt als wanneer je het handmatig opbouwt.

Als je een bestaande gids dupliceert, wordt de hoofdtaal overgenomen van het origineel.

Welke hoofdtaal kies je?

Kies de taal waarin je het prettigst de meest uitgebreide en rijke inhoud schrijft.

Dat is belangrijk, omdat de AI-medehost deze versie als belangrijkste leerbron gebruikt om vragen van gasten te beantwoorden.

Voorbeeld: als je van plan bent diepgaandere lokale tips en persoonlijk advies in het Frans te geven, kies dan Frans als hoofdtaal. De AI-medehost geeft dan rijkere, relevantere antwoorden.

Later van hoofdtaal wisselen? Als je de primaire taal wijzigt (bijvoorbeeld van Frans naar Engels), zorg dan dat je de inhoud vooraf in die taal vertaalt. De AI gebruikt de nieuwe taal dan als nieuwe referentie.

Zo wijzig je de hoofdtaal

Als je Engels als hoofdtaal behoudt

Je hoeft niets te doen. Je gids is al ingesteld en klaar.

Als je een andere taal wilt (Frans, Spaans, Italiaans, Duits…)

Volg deze stappen:

  1. Ga naar het tabblad “Reizigersgids” van je accommodatie
  2. Klik rechtsboven op de Engelse vlag > “Instellingen”
  3. Activeer in het nieuwe venster de taal die je als primaire taal wilt, als die nog niet is geactiveerd (Frans, Spaans, enz.)
  4. Voer de vertaling uit wanneer die wordt voorgesteld.
  5. Ga na het vertalen terug naar de instellingen en klik op de ster naast de gewenste hoofdtaal
  6. Sluit het vertaalpaneel
  7. Klik opnieuw op de vlag om over te schakelen naar de gekozen taal
  8. Je kunt de AI-assistent nu in deze nieuwe taal starten

Stap 3: Geef je digitale welkomstboek vorm

De AI-assistent past automatisch een nette en gestructureerde lay-out toe. Maar je kunt die op elk moment aanpassen aan je wensen.

Bekijk deze korte tutorial om het opmaken van inhoud onder de knie te krijgen:

Zo voeg je een YouTube-video toe

  1. Kopieer de URL van de video of Short (bijvoorbeeld via de knop “Delen”)

  2. Open de gewenste pagina in je gids

  3. Plak de URL. De video wordt automatisch ingesloten!

Belangrijk: de video moet openbaar of niet-openbaar (unlisted) zijn. Privévideo’s worden niet weergegeven in je gids.

Toelichting bij het toevoegen van afbeeldingen en video’s

De AI-medehost kan de inhoud van afbeeldingen en video’s niet interpreteren. Je moet dingen daarom altijd met tekst beschrijven.

Beschrijf de afbeelding of video in het bijschrift of in een aparte alinea.

Zo maak je een nieuwe pagina aan

  • Klik op ”+ Een pagina toevoegen”
  • Rechts verschijnt een nieuwe pagina. Je kunt de titel, het pictogram en de inhoud instellen.

Gebruik de editor om het volgende in te voegen:

  • Tekst en koppen
  • Tabellen
  • Genummerde lijsten en opsommingen
  • Checklists
  • Citaten
  • Scheidingslijnen
  • Afbeeldingen
  • Video’s

Zo voeg je een afbeelding toe en gebruik je de bibliotheek

Je kunt overal in de gids een afbeelding toevoegen door op ”+” te klikken en in de editor afbeelding te kiezen. Hierdoor opent je afbeeldingenbibliotheek, waar je een afbeelding kunt kiezen of een nieuwe kunt uploaden.

Zo beheer je pagina’s

  • Je kunt pagina’s opnieuw ordenen door ze in de lijst te slepen
  • Je kunt een pagina ook verwijderen (Let op: deze actie is definitief en kan niet ongedaan worden gemaakt)

Klaar om je verhuur op de automatische piloot te zetten?

Sluit je aan bij meer dan 1.000 verhuurbeheerders die elke week uren besparen met AI-gestuurde gastcommunicatie.